Belege exportieren
Seit der neuen Version 4.1 bietet die haussoft im Modul Rechnungseingangsbuch PLUS (elektronischer Belegeingang) auch den Export von Belegen an.
Diese Möglichkeit besteht nicht bei Rechnungen, die dem Dokumentenmanagement manuell hinzugefügt wurden. Ein Beleg, der sich in der DMS-Datenbank befindet, ist mit dem Rechnungsdatensatz lediglich verlinkt. Diese Verbindung kann jederzeit aufgelöst, ersetzt oder bearbeitet werden.
Wurde ein Beleg elektronisch eingelesen, ist dieser in der haussoft Datenbank gespeichert und mit dem Rechnungsdatensatz streng verknüpft.
Diese Eigenschaft ist unabhängig davon, ob der Beleg mit elektronischen Rechnungsdaten versehen ist oder nicht.
Ab der Version 4.1.7 finden Sie den elektronischen Belegexport im Menüband des Rechnungseingangsbuchs:
Sie öffnen damit den Assistenten, in dem Sie zunächst die Selektion der Belege vornehmen können.
Bei Rechnungen mit Verteilung auf mehrere Objekte oder Sachkonten, sowie bei z.B. Abschlagsrechnungen mit mehreren Offenen Posten und/oder Zahlungen erfolgt die Selektion, wenn mindestens eine Variable in die selektierten Kriterien passt.
Die Selektion nach Betrag erfolgt bezogen auf den Rechnungsbetrag, einzelne Abschlagszahlungen können nicht nach Betrag gefunden werden.
Bei der Suche nach dem “Beleg-Dateinamen" wird auf den Sichtbeleg abgestellt, der in der Regel als PDF vorliegt. Eine aussagekräftige und eindeutige Benennung durch die Kreditoren oder z.B. beim Scannen von Papierrechnungen ist also auch beim Export hilfreich.
Nach dem [Ermitteln] wird eine Übersicht aller Belege dargestellt, welche die Suchkriterien erfüllen. Eine individuelle Auswahl können Sie an dieser Stelle noch vornehmen.
Rechts in der Überschriftenzeile finden Sie diverse Möglichkeiten zur Anpassung der Sicht:
- Rechnung anzeigen: Dargestellt wird eine Übersicht über die wesentlichen Rechnungsinformationen und der Link zum Sichtbeleg.
- Alle Zeilen wählen oder abwählen
- Suchfunktion:
- angezeigte Spalten und deren Sortierung festlegen
Mit dem letzten Schritt definieren Sie den Export:
In einem festzulegenden Pfad können Sie je Export separate Unterordner erstellen lassen. Dabei muss das Exportverzeichnis bereits existieren und über den Windowsexplorer erreichbar sein. Auch hier empfiehlt es sich, nicht direkt auf ein Verzeichnis einzustellen, sondern z.B. mindestens “C:\Export”
Es kann auch ein OneDrive-Pfad angesteuert werden.
Die Unterverzeichnisse dagegen werden, wenn vorgegeben, von der Exportfunktion durch haussoft angelegt.
Sowohl für die Benennung von eventuellen Unterverzeichnissen als auch für die Benennung der Dateien können Sie Texte eingeben und/oder Variablen verwenden. Wahlweise können Sie den Originaldateinamen übernehmen.
Die Liste der verfügbaren Variablen öffnen Sie jeweils rechts neben den Zeilen
Sie können zum Beispiel den DATEV Export der kreditorischen Buchungen aus dem Rechnungseingangsbuch (unter Angabe der globalen Belegnummer) durch einen Export der Belege ergänzen. Werden die Dateien ebenfalls mit der globalen Belegnummer benannt (#Nr), so kann eine Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg hergestellt werden.
In der Regel werden vornehmlich die Sichtbelege exportiert. Mit In-Kraft-Treten des Wachstums-Chancen-Gesetzes sollen voraussichtlich ab 01.01.2025 die elektronischen Informationen maßgeblich werden. Diese können bei Bedarf ausschließlich oder zusätzlich vom Belegexport erfasst werden.