Berichte individualisieren und optimieren
Die Berichte, die haussoft für verschiedene Arten von Auswertungen zur Verfügung stellt, werden sukzessive überarbeitet und bieten damit mehr Individualität und die oft nachgefragte Möglichkeit der Ausgabe im Excelformat.
Beobachten Sie unsere Updateveröffentlichungen, dort beschreiben wir unsere Weiterentwicklung und teilen mit, welche Berichte in der jeweiligen Version erneuert sind.
Ihre erweiterten Möglichkeiten möchten wir Ihnen am Beispiel des Berichts “Vertragsliste” vorstellen. Im ersten Schritt erfolgt die Grundauswahl
Vertrag von/bis in der an vielen Stellen in haussoft geltenden Auswahl
Haus Vertragstyp / Vertragseinheit
Ebenfalls wie sonst in haussoft gilt – die Felder können leer bleiben. Wenn keine Einschränkung getroffen wird, so wird der gesamte Bestand selektiert.
Eine Auswahl nur nach Vertragstypen, also B, G, M, usw. ist ebenfalls möglich.
Benutzerdefinierte Sortierung
Wollen Sie z.B. eine Liste der befristeten Verträge, so bietet es sich an, diese nach dem Befristungsdatum zu sortieren
Auf diese Weise können Sie bis zu 4 aufeinanderfolgende Sortierkriterien festlegen.
Mit einem Klick auf den Speicherbutton neben der Zeile “Vorlage” können Sie die so festgelegte Sortierung unter einem aussagekräftigen Namen speichern und bei Bedarf immer wieder aufrufen, indem Sie das Dropdownfeld “Vorlage” öffnen und die benötigte Vorlage auswählen.
Benutzerdefinierte Filterung
Die hier dargestellten Kriterien liefern zum Beispiel eine Übersicht über die Vertragseinheiten, die für die Abrechnung 2023 relevant sind – alle Mieter, die vor dem 31.12.2023 eingezogen und entweder im Jahr 2023 ausgezogen sind oder noch im Haus wohnen.
Wichtig ist dabei die korrekte “und”/”oder” Verknüpfung. Eine 2. Bedingung, die mit “und” verknüpft ist, schränkt die Auswahl weiter ein, während eine Verknüpfung mit “oder” die Auswahl erweitert. Durch Klick auf dieses Feld treffen Sie die Wahl, welche Verknüpfung angewendet werden soll.
Auch hier steht Ihnen die Möglichkeit einer Speicherung zur Verfügung. So brauchen Sie diese als Vorlage gespeicherte Liste im nächsten Jahr nur noch im Filterwert auf 2024 ändern und können sie sofort wieder verwenden, um eine Übersicht über Einzüge und Auszüge zu erhalten.
Benutzerdefinierte Datenauswahl
Hier erhalten Sie eine Übersicht der selektierten Daten, in diesem Fall der Vertragseinheiten. Damit können Sie die Ergebnisse Ihrer Sortierungen und Filterungen bereits vor dem Ausführen prüfen und gegebenenfalls einzelne Datensätze noch abwählen.
Ausgabe in Excel / Testdruck
Öffnen Sie das Dropdownfeld im Button Testdruck, so erhalten Sie Informationen zu
- Druckdaten
- Drucksteuerung
- Druckauswahl
Die Informationen unter Drucksteuerung und Druckauswahl sind eher technischer Natur und für die meisten Anwender weniger aussagekräftig.
Unter dem ersten Punkt “Druckdaten” aber wird eine tabellarische Übersicht generiert, die Sie mit einem Klick als Exceldatei exportieren können.
Diese Datei können Sie in einem Verzeichnis/Ordner Ihrer Wahl speichern und im Anschluss wie jede Exceldatei bearbeiten.
Hinweis – um eine Exceldatei zu erzeugen, müssen Sie den oben hervorgehobenen Button nutzen, der Befehl “Speichern unter” erzeugt nur eine Textdatei.
Noch ein kleiner Tipp:
In der Exceltabelle sind komplexe Daten oft gruppiert und können über das + Symbol eingeblendet werden. Wenn Sie diese Gruppierung nicht benötigen, so kann diese im Reiter „Daten“ unter „Gliederung entfernen“ aufgehoben werden.
