Die elektronische Rechnung wird Pflicht – was gilt für unsere Kunden?

Zitat von Alexandra Sterzik (GFAD) am 21. Oktober 2024, 18:41 Uhr

Das Umsatzsteuergesetz regelt in §14 die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen. Durch das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) vom 27. März 2024 wird unter anderem dieser Paragraf um die Verpflichtung zur Erstellung von elektronischen Rechnungen erweitert. 

Das Gesetz unterscheidet hier sorgsam zwischen 

• • „Rechnungen in einem elektronischen Format“ und 
  • „elektronischen Rechnungen“ 

„Rechnungen in einem elektronischen Format“ sind im Grund alle Rechnungen, die nicht auf Papier übermittelt werden. Viele Unternehmen versenden Ihre Rechnungen schon lange nur noch als E-Mail; Versorger und Kommunikationsdienstleister bieten häufig den Download von Rechnungen aus Kundenportalen an.
Als Dateiformat wird dabei in der Regel PDF verwendet. 

„Elektronische Rechnungen“ dagegen sind in einem „strukturierten elektronischen Format ausgestellt“ und ermöglichen eine elektronische Verarbeitung. Das Auslesen von Papierrechnungen oder PDF-Dateien durch Text- oder Mustererkennung, das von einigen Bankterminals oder DMS-Systemen bekannt ist, gilt dabei nicht als elektronische Verarbeitung im Sinne des UStG. 

Nur weil eine Rechnung per E-Mail „elektronisch“ übermittelt wird, ist sie daher trotzdem nicht zwingend eine elektronische Rechnung. 

Als strukturierte elektronische Formate werden auf dem deutschen Markt vermutlich die beiden folgenden etabliert: 

1. 1. „X-Rechnung“ – ein Format, das für Rechnungen an öffentliche Stellen schon seit 2018 in Gebrauch und vor allem auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet ist 
   2. „ZUGFeRD“ – ein Format, das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ für die Bedürfnisse der Wirtschaft entwickelt wurde 

Zum möglichen Weitergelten des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT liegen uns derzeit keine Informationen vor. 

Einschränkend für die Wohnungswirtschaft muss leider darauf hingewiesen werden, dass zwei wesentliche Anforderungen in den derzeitigen Formaten noch nicht umgesetzt sind. Das Merkmal „Dauerrechnung“ kann nicht als elektronisches Merkmal übermittelt werden, ebenso gibt es noch keinen Standard für Abschlagsmitteilungen. Damit ist auch die Verrechnung der Gesamtkosten mit den geleisteten Abschlägen, z.B. bei Schlussrechnungen für Strom-, Gas- oder Wasserlieferungen derzeit nicht elektronisch darstellbar. 

Für wen gilt was? 

Rechnungsempfänger 

Hier gilt ohne Ausnahme: wer eine E-Rechnung erhält, muss diese verarbeiten können. Der Empfänger hat nicht das Recht, auf Ausstellung einer Papierrechnung zu bestehen.  

Mit dem Modul „Rechnungseingangsbuch PLUS“ können Sie sich auf unsere langjährige Erfahrung in der Verarbeitung von E-Rechnungen verlassen. 

Unser elektronischer Belegeingang  

1. • liest strukturierte Rechnungsdaten ein und beschleunigt die Rechnungserfassung erheblich 
   • verknüpft revisionssicher den Beleg mit dem Rechnungsdatensatz sowie allen zusammenhängenden Datensätzen im Zahlungsverkehr und in der Buchhaltung 
   • bietet einen strukturierten Belegexport nach Häusern, Zeiträumen, Kreditoren, Sachkonten und anderen Kriterien. 

Rechnungssteller 

1. 1. Bis zum 31.12.2027 gilt für alle Unternehmer mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 € eine Übergangsfrist, in der sie Rechnungen weiterhin in Papierform ausstellen dürfen. Stimmt der Rechnungsempfänger zu, kann die Rechnung auch in einem nicht standardisierten elektronischen Format übermittelt werden. 
   2. Bis zum 31.12.2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist unabhängig vom Umsatz. 

  

Gilt das für alle Rechnungen? 

Nein.  

Zwar können alle Aussteller und Empfänger sich auf E-Rechnungen einigen, absolut verpflichtend ist dies aber nur zwischen inländischen Unternehmern. 

In der haussoft Anwendung betrifft dies drei Bereiche 

1. Verwaltergebührenabrechnung: Befindet sich das Verwaltungsobjekt im Eigentum eines Unternehmens, ergibt sich die E-Rechnungspflicht. Ist der Hauseigentümer eine Privatperson oder im Ausland ansässig, entfällt die Pflicht ebenso, wie gegenüber Wohnungseigentümergemeinschaften. Da Sie die Rechnungen in Ihrer Funktion als Verwalter aber auch als Eingangsrechnung verarbeiten, können Sie von der Erleichterung des elektronischen Belegeingangs trotzdem profitieren.  Das Update vom 17.12.2024, Version 4.0.10 enthält das elektronische Format für alle Kunden, die dieses Modul verwenden.
   Eine Anleitung haben wir Ihnen in unserem Kundenbereich zur Verfügung gestellt.
2. Dauermietrechnung: auch wenn in diesem Fall der Vermieter als Rechnungssteller gilt und nicht unbedingt Unternehmer sein muss, gilt in diesem besonderen Fall die E-Rechnungspflicht. Wurde zur Umsatzsteuer optiert und stellt der Vermieter eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer aus, so fällt er damit unter die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes.
   Den Beitrag zur Dauermietrechnung haben wir entsprechend erweitert.
3. Betriebskostenabrechnung: hier gilt wie bei Dauermietrechnungen eine E-Rechnungspflicht für optierte Verträge. 

In diesen Fällen sind Sie Rechnungssteller oder vertreten diesen und so steht Ihnen die Übergangsfrist zu. Wir möchten Ihnen trotzdem termingerecht die Möglichkeit geben, die Erleichterungen des elektronischen Belegaustauschs zu nutzen.