Durchführen einer Versammlung mit dem "VBM (Offline-Modus)" - Zusatzmodul Versammlungs- und Beschlussmanagement
Haussoft Anwender, die in Besitz des Zusatzmoduls „Versammlungs- und Beschlussmanagement“ sind, haben Zugriff auf die Windows-Anwendung „VBM (Offline-Modus)“. Diese ermöglicht es Ihnen, zuvor bereitgestellte Versammlungsdaten offline weiterzuverarbeiten und somit eine Eigentümerversammlung trotz fehlendem Serverzugang mit haussoft abhalten zu können (z. Bsp. an externen Versammlungsort). Die Anwendung „VBM (Offline-Modus)“ ist im Aufbau und der Anwendung identisch zu dem implementierten Zusatzmodul „Versammlungs- und Beschlussmanagement“ wie Sie es aus der haussoft kennen.
Damit Sie die Funktion nutzen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Neben dem Erwerb des Zusatzmoduls muss eine vollständige haussoft Arbeitsplatz-Installation auf dem Gerät vorliegen, welches Sie zur Durchführung Ihrer Eigentümerversammlungen nutzen wollen. Für diese Installation wird, wie für alle im Netz vorhandenen Arbeitsplätze, ein Zugriff auf die Datenbank benötigt. Im Rahmen der Installation sollte das Verzeichnis für gemeinsame Dateien lokal erstellt worden sein. Bei Rückfragen hierzu wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Da die Nutzung des Offline-Modus nur möglich ist, wenn zuvor Versammlungsdaten in einer temporären Datenbank bereitgestellt wurden, muss die Vorbereitung bei hergestelltem Serverzugang erfolgen. Wir empfehlen daher die erforderlichen Vorbereitungen an Ihrem gewohnten Arbeitsplatz durchzuführen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Vorbereitung (am Arbeitsplatz):
- Starten Sie das Gerät, welches Sie zur Durchführung der Eigentümerversammlung nutzen wollen, und stellen Sie sicher, dass Sie einen Serverzugang inklusive Zugriff auf die haussoft-Datenbank haben (z. Bsp. in Ihrem Büro)
- Starten Sie die Anwendung „HausSoft“ und rufen Sie das Zusatzmodul „Versammlungs- und Beschlussmanagement“ auf.
- Führen Sie den Punkt „WE-Versammlung / Offline Manager“ aus.
- In der sich öffnenden Übersicht werden ausschließlich Eigentümergemeinschaften aufgeführt, in denen bereits Versammlungsdaten vorhanden sind.
Wählen Sie die WEG aus, für welche Sie eine Offline-Versammlung planen.
- Führen Sie den Button [Daten bereitstellen (Offline)] aus und warten Sie, bis der Schritt „Beenden Transaktion“ abgeschlossen wurde.
Hinweis: Es wurde nun eine temporäre Datenbanksicherung der Versammlungsdaten der ausgewählten WEG erstellt. Die weitere Bearbeitung dieser Versammlungsdaten in der haussoft ist nun gesperrt, bis die Daten wieder online bereitgestellt werden. WEG-Objekte, für die Offline-Daten bereitgestellt wurden, werden in der Aufstellung entsprechend gekennzeichnet.
- Bei Bedarf können Sie Versammlungsdaten von weiteren WEG-Objekten bereitstellen (wiederholen Sie hierfür Schritt 4 und 5 beliebig oft)
- Nach abgeschlossener Vorbereitung können Sie haussoft beenden.
Durchführung der Versammlung (an externem Versammlungsort):
- Nachdem Sie Ihr Arbeitsgerät am Versammlungsort gestartet haben, führen Sie nicht haussoft aus, sondern die Windows-Anwendung „VBM (Offline-Modus)"
(Es werden ausschließlich Verwaltungsobjekte mit zuvor bereitgestellten Versammlungsdaten zur Auswahl angeboten).
- Führen Sie die Versammlung mithilfe der Anwendung „VBM (Offline-Modus) in gewohnter haussoft-Bedienung durch.
- Schließen Sie die Software nach Beendigung der Versammlung
Nachbereitung der Versammlung (am Arbeitsplatz):
- Starten Sie das Gerät, welches Sie zur Durchführung der Eigentümerversammlung genutzt haben, und stellen Sie sicher, dass Sie einen Serverzugang inklusive Zugriff auf die haussoft-Datenbank haben (z. Bsp. in Ihrem Büro)
- Starten Sie die Anwendung „HausSoft“ (nicht mehr VBM (Offline-Modus)) und rufen Sie das Zusatzmodul „Versammlungs- und Beschlussmanagement“ auf.
- Führen Sie den Punkt „WE-Versammlung / Offline Manager“ aus.
- In der sich öffnenden Übersicht wählen Sie die WEG aus, für welche zuvor die Versammlung durchgeführt wurde.
- Übernehmen Sie die Versammlungsdaten der temporären Datenbank in die haussoft Datenbank durch Auswahl der Option „Alle Änderungen in die Haussoft Datenbank übernehmen“ und Ausführen des Buttons „Daten übernehmen (Online) und warten Sie, bis der Schritt „Offline-Datenbank entfernen“ abgeschlossen wurde.
(Zusätzlich besteht die Option, die Daten zu übernehmen, das WE-Haus jedoch im Versammlungsmodus zu belassen oder alle offline getätigten Änderungen zu verwerfen).
- Die Daten stehen nun wieder in der haussoft für die weitere Verarbeitung zur Verfügung (z. Bsp. Druck des Protokolls, etc.)
Sehr geehrte Damen und Herren,
da mein Mitarbeiter der sich damit auskennt derzeit krank ist, stehe ich etwas ratlos da.
Ich hatte gestern eine Versammlung abgehalten. Heute dann alles Online zurück geführt und stehe nun vorm Rechner und weiß nicht, wie ich die Versammlungspunkte, also die Beschlüsse in die Beschlusssammlung überführe. Ich soll etwas veröffentlichen, aber finde leider keinen Punkt wie ich das Ganze "anschieben " soll.
Bitte um kurze Nachhilfe.
Vielen Dank und beste Grüße
Bernd Voigt
Gemäß Ihrer schriftlichen Schilderung gehen wir davon aus, dass ggf. noch der endgültige Druck des Versammlungsprotokolls aussteht.
Erst wenn dieser erfolgt ist, können die Versammlungsdaten in die Beschlusssammlung übernommen werden.
Hierfür muss im Druckvorgang des Protokolls die Funktion „Endgültiger Druck“ aktiviert und der Druck anschließend über „Ausführen“ (nicht „Testdruck“) abgeschlossen werden.
Wenn endgültig gedruckte Protokoll-Datensätze vorliegen, kann anschließend der Punkt „Beschlusssammlung“ aufgerufen werden. Gemäß Standardeinstellung sollten die Versammlungsdaten nun automatisch zur Übernahme bereitgestellt werden. Sollte sich das Übernahme-Fenster nicht automatisch öffnen, ist ggf. die automatische Nachfrage deaktiviert worden. In diesem Fall kann die Übernahme mithilfe des Buttons „Übernahme“ manuell ausgeführt werden.
Soll die ggf. fehlende automatische Nachfrage aktiviert werden, muss diese im Übernahme-Fenster angehakt werden. Die Einstellung bleibt anschließend erhalten, bis sie wieder deaktiviert wird.
Sehr geehrter Herr Prinzkosky,
es war klar das es wieder eine einfache Lösung war. Ich dachte es mir schon.
So geht es dann natürlich auch ohne Problem.
Ganz lieben Dank und beste Grüße
Bernd Voigt