Ehemalige Mitarbeiter
Ehemalige Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter ausscheiden, werden nicht nur die Aufgaben neu verteilt. Auch die Personen in der haussoft Anwendung sollten bereinigt werden.
Dies wirkt sich vor allem auf Bereiche aus, in denen man Mitarbeiter aus Dropdownmenüs auswählen kann.
Anderenfalls werden diese Menüs immer länger und bieten unnötig Personen an, die Ihrem Unternehmen nicht mehr angehören.
Zur Bereinigung der Mitarbeiterdaten gibt es verschiedene Abstufungen.
Dropdownmenüs, aus denen Sie Mitarbeiter zuweisen können (z.B. als Sachbearbeiter für Rechnungen), reagieren auf unterschiedliche Einstellungen. Um ausgeschiedene Mitarbeiter aus allen Auswahllisten zu entfernen, ohne sie vollständig zu löschen, sollten die folgenden beiden Schritte ausgeführt werden: In der Abteilung PERSONEN der haussoft finden Sie sie schnell und übersichtlich in der Baumansicht „Personen (Rolle)“ unter „Mitarbeiter“. Rufen Sie die jeweilige Person zum Bearbeiten auf, öffnen Sie den Knoten bei „Mitarbeiter“, markieren Sie „HausSoft Anmeldung“ und entfernen den Haken bei „HausSoft Anmeldung“. Das kann nur mit den entsprechenden Rechten in der Anwendung selbst vorgenommen werden. In der haussoft Anwendung bearbeiten Sie den Bereich Mitarbeiter und aktivieren die Checkbox „gesperrt“ Administratoren können diesen zweiten Schritt auch unabhängig von der haussoft Anwendung in der Backend Konfiguration > Mitarbeiterverwaltung vornehmen In beiden Fällen ändert sich zunächst nichts an der Mitarbeitereigenschaft. Die Person kann sich jedoch nicht mehr in haussoft anmelden und wird in Dropdownmenüs nicht mehr zur Auswahl gestellt.
Zunächst existiert in haussoft eine Einschränkung für den frühestmöglichen Löschtermin. Dieser berechnet sich beginnend mit dem Datum der letzten Tätigkeit in haussoft und wird in den Einstellungen der Abteilung PERSONEN vorgenommen. Mit einer Einstellung von 0 Monaten kann eine sofortige Löschung vorgenommen werden. Wiederum in der Personenverwaltung kann nun die Eigenschaft gelöscht werden. Positionieren Sie den Cursor dafür auf „Mitarbeiter“ und betätigen Sie den Löschbutton. Da haussoft zu sehr vielen Datensätzen die jeweiligen Bearbeiter speichert, sollte man an dieser Stelle absolut sicher sein, dass man die Information, welche Datensätze wann von dieser Person eingegeben oder geändert wurden, nicht mehr benötigt. Denn beim Löschen einer Mitarbeitereigenschaft verlangt haussoft, alle diese historischen Daten auf eine andere, aktive Person zu vererben. Anschließend lässt sich nicht mehr unterscheiden, ob Datensätze tatsächlich vom „Erben“ selbst erfasst und welche umgeschrieben wurden. Einige Anwender haben für diese Zwecke eine Person „ausgeschiedene Mitarbeiter“ angelegt. Mit Betätigen des Löschbuttons öffnet sich die entsprechende Abfrage Sie erhalten hier eine Übersicht über die betroffenen Datensätze und Bereiche. Der Erbe kann im Dropdownmenü ausgewählt werden. Bei Personen mit vielen Datensätzen ist der Hinweis auf die Dauer des Vorgangs durchaus ernst zu nehmen. An dieser Stelle ist es wichtig, die Stabilität der Serververbindung sicherzustellen, um den Vorgang nicht zu unterbrechen. Besonders sollte auf die Einstellungen zum Timeout geachtet werden (s.u.) Nach Beendigung des Vorgangs ist die Person weiterhin in haussoft vorhanden. Andere Rollen wie „Mieter“, „Eigentümer“ oder „Kreditor“ werden nicht berührt. Alle Mitarbeiterdaten sind jedoch unwiederbringlich gelöscht.
Der Timeout legt fest, nach wie vielen Sekunden der „Inaktivität“ die Verbindung zum Server unterbrochen wird. Da Sie während dem Lauf einiger Funktionen in der haussoft nicht aktiv sein können, kann es passieren, dass diese vom Time Out abgebrochen werden. Um dies zu verhindern, rufen Sie die zentralen HAUSSOFT > Einstellungen auf Falls Sie das Timeout für einen Vorgang ausschalten, so denken Sie bitte daran, dass einige Funktionen diesen benötigen und schalten ihn bitte nach erfolgreichem Vererben und Löschen wieder ein.