Erstellen einer Dauermietrechnung || Erstellen einer elektronischen Dauermietrechnung
Einstellungen und Voraussetzungen
Soll für eine Vertragseinheit eine Dauermietrechnung erstellt werden, sind zuvor die erforderlichen Einstellungen im jeweiligen Vertrag zu treffen.
Hierzu ist die gewünschte Vertragseinheit über die Bearbeitung aufzurufen und in den Vertragskonditionen die Einstellung Rechnung zu aktivieren. Anschließend muss ein Rechnungsempfänger definiert werden. Ist der Vertragseinheit nur eine Person als Mieter zugeordnet, wird diese automatisch vorbelegt. Sind mehrere Personen zugeordnet worden, muss aus diesen Personen ausgewählt werden. Stellen Sie als nächstes ein, ob für diese Vertragseinheit die Ausgabe einer Dauermietrechnung oder eine Rechnung zum Intervall gewünscht ist.
Für nicht umsatzsteuerpflichtige Verträge (Checkbox Umsatzsteuer wurde nicht aktiviert) muss zusätzlich das Feld Steuerart (Code) mit dem Wert E oder O befüllt werden. Durch Festlegen der Steuerart wird zusätzlich das Eingabefeld Umsatzsteuerbefreiungsgrund eingeblendet, welches dann ein Pflichtfeld darstellt und ebenfalls befüllt werden muss.
Da die Dauermietrechnung ihre Gültigkeit bis zu einer Veränderung der vereinbarten Miete behält, ist die Ausgabe einer Dauermietrechnung stets an einen vorhandenen, noch nicht abgearbeiteten Termin gebunden. Bei einem neu angelegten Vertragsverhältnis wird für die Anfangsmiete daher mit dieser Funktion keine Rechnung erstellt werden.
Wählen Sie hingegen die Einstellung Rechnung zum Intervall kann diese auch ohne vorhandenen Termin erzeugt werden. Mit dieser Einstellung werden jedoch lediglich Rechnungen für jeweils ein bestimmtes Monatsintervall erstellt.
Es ist jederzeit möglich, die erste Dauermietrechnung in einem neu angelegten Vertragsverhältnis zunächst als Rechnung zum Intervall zu erzeugen und danach wieder auf Dauermietrechnung umzustellen, so dass erst zum nächsten Änderungstermin wieder eine neue Dauermietrechnung ausgegeben wird.
Neben den Vertragseinstellungen sind ggf. auch Einstellungen in den Hauskostenarten vorzunehmen.
In den Kostenarten, die im betroffenen Vertrag zugewiesen wurden, wird automatisch der Steuerart (Code) aus der USt-Kostenart hinterlegt.
Soll die Steuerart jedoch hiervon abweichen, muss die Checkbox für Steuerart (Code) aktiviert und die stattdessen gewünschte Steuerart ausgewählt werden. Bei Auswahl der Steuerart E oder O muss dann zusätzlich der Umsatzsteuerbefreiungsgrund definiert werden.
Druck-/Versandeinstellungen
Neben den Einstellungen in den Stammdaten ist es außerdem erforderlich, in den Druck-/Versandeinstellungen die Versandwege Datei und E-Mail für die Dauermietrechnung zu aktivieren.
Hinweise:
Um ein Überschreiben der einzelnen Dauermietrechnungen zu verhindern, ist darauf zu achten, dass in der Datei-Versandeinstellungen der Name der Datei eindeutig ist. (Rechnungsnummer ist immer eindeutig)
Die Rechnung wird bei Kostenarten mit Steuersatz „O“ und einem anderen Steuersatz aufgeteilt in zwei Rechnungen.
Erstellung der Dauermietrechnung
Sind die erforderlichen Einstellungen getroffen worden, kann die Vertragseinheit über einen Rechtsklick in der Baumansicht angewählt und dann über das Kontextmenü der Punkt Dauermietrechnung aufgerufen werden (Alternativ über den Menüpunkt Berichte à Vertragseinheiten à Dauermietrechnung). Über die Eingabefelder Leistungszeitraum ab / bis kann der zu prüfende Leistungszeitraum eingegrenzt werden. Haussoft prüft dann sämtliche, innerhalb dieses Zeitraums liegende Termine und erstellt die Dauermietrechnung zum nächsten im Vertrag vorhandenen Termin.
Über Weiter gelangen Sie in die Rechnungsübersicht. Hier können Sie einsehen, welche Rechnungen erstellt und welche ggf. übersprungen werden. Für jede übersprungene Rechnung erhalten Sie Hinweise, welcher Grund zum Überspringen der Rechnung vorliegt. Korrigieren Sie die hierin aufgeführten Hinweise und führen Sie die Aufbereitung der Dauermietrechnung anschließend erneut durch.
Durch Weiter gelangen Sie in den Reiter 2. Drucken. Hier können Sie den Druck der Dauermietrechnung Ausführen. Wurde in den Druck- und Versandeinstellungen der E-Mailversand für Dauermietrechnungen aktiviert, kann an dieser Stelle ebenfalls direkt der E-Mailversand der einzelnen Dauermietrechnungen erfolgen.
Damit alle erforderlichen Rechnungsinformationen in der elektronischen Rechnung ausgewiesen werden können, ist es eventuell erforderlich, die Stammdaten zu ergänzen. Hierfür sind folgende Daten erforderlich:
Rechnungssteller
- vollständiger Name einschließlich Rechtsform
- Postanschrift, Postfach oder Großkundenadresse
- mindestens Steuernummer oder UmsatzsteuerID (Steuernummer Pflicht bei Steuerart (Code) „O“ auf Vertragsseite oder Kostenarten)
Mieter (ausgewählter Rechnungsempfänger im Vertrag)
- vollständiger Name einschließlich Rechtsform
- Postanschrift, Postfach oder Großkundenadresse (Auswahl der Adresse durch Vertragseinstellung)
Vertrag (umsatzsteuerpflichtig)
- Alle Kostenarten haben einen Mehrwertsteuersatz
(Hauskostenart oder Mehrwertsteuerschlüssel liefern Steuerart (Code) und Umsatzsteuerbefreiungsgrund) - Mehrwertsteuer-Kostenarten sind zu passenden Kostenarten (Prozent und Steuerart (Code) vorhanden
Vertrag (allgemein)
- Adresse sollte vorhanden sein
Vertrag (nicht umsatzsteuerpflichtig)
- Steuerart (Code) und Umsatzsteuerbefreiungsgrund müssen im Vertrag angegeben werden