Erstellung Wirtschaftsplan – „Die neuen Ansätze des Wirtschaftsplanes wurden nicht vollständig verteilt“
Bei der Erstellung eines Wirtschaftsplanes kann es sowohl beim Drucken als auch beim Erzeugen von Terminen zum Warnhinweis „Die neuen Ansätze des Wirtschaftsplanes wurden nicht vollständig verteilt“ kommen.
Die Ursache hierfür liegt in der Differenz zwischen den im Reiter [Übersicht] ermittelten Beträgen der Felder [Neuer Ansatz] und [berechnetes Wohngeld]. Hierbei ist es unerheblich, ob das berechnete Wohngeld kleiner oder größer als der neue Ansatz ist.
Wie setzen sich die beiden Beträge zusammen?
Der dargestellte Wert [Neuer Ansatz] ergibt sich aus der Summenspalte [neuer Wert] aus dem Reiter [Kosten].
Das [berechnete Wohngeld] bildet die Summe der berechneten Vorschüsse aller Eigentümerverträge aus dem Reiter [Wohnungen] ab.
Ursachen finden und beseitigen
Das Auftreten des Warnhinweises kann unterschiedliche Ursachen haben. Es empfiehlt sich daher, die nachfolgend aufgeführten Lösungsansätze Schritt für Schritt zu überprüfen, um sämtliche potenziellen Gründe ausschließen und beseitigen zu können.
1. Überprüfung der verwendeten Abrechnungsschablone
Zunächst können Sie die verwendete Abrechnungsschablone auf eine mögliche Fehlerquelle prüfen. Rufen Sie diese im Abrechnungsassistenten auf und überprüfen Sie, ob in mindestens einer Position die Funktion „Gesamtverteiler aus den Wohnungsverteilern berechnen“ aktiviert wurde. Deaktivieren Sie diese Einstellung in allen Positionen. Haben Sie Änderungen an der Abrechnungsschablone vorgenommen, müssen Sie anschließend den Wirtschaftsplan neu berechnen, damit die Änderungen wirksam werden.
2.Überprüfung der verwendeten Verteiler
Wenn die Einstellungen der Abrechnungsschablone nicht zur (vollständigen) Beseitigung des Problems führen, sollte Sie eine weiterführende Überprüfung der verwendeten Verteiler zum Ziel führen.
2.1 Direktkostenverteiler
Ist der Wert [berechnetes Wohngeld] kleiner als der [neue Ansatz], liegt dies oft an den Verteilerwerten der verbrauchsabhängigen Kostenarten (z.B. HZABR), die als Direktkostenverteilung in die Abrechnung einfließen.
Liegt im Abrechnungszeitraum oder dem Wirtschaftsplanjahr ein Eigentümerwechsel vor, wird für die Ermittlung des neuen Wohngeldes nur der Verteilerwert des Eigentümers übernommen, der zum eingestellten „Stichtag“ (siehe Reiter [Übersicht]) aktiv ist.
In diesem Fall müssen Sie den Gesamtverteilerwert des Abrechnungsjahres (also die Summe des Verkäufers UND ggf. des Erwerbers) als Verteilerwert mit Gültigkeit ab dem ersten Tag des Wirtschaftsplanjahres bei dem gemäß Stichtag aktiven Eigentümer erfassen. Erst dann stimmt der Verteilerwert wieder mit dem Gesamtwert des Hausverteilers überein und die Wohngeldverteilung kann korrekt erfolgen.
Gleiches gilt, wenn der Eigentümerwechsel nach dem Abrechnungszeitraum erfolgt ist. Auch in diesem Fall sollten Sie den Jahreswert des Voreigentümers bei dem nun aktiven Eigentümer hinterlegen
2.2 Weitere Verteilerdifferenzen zwischen Haus- und Wohnungsverteiler
Stellen auch die Direktkostenverteiler nicht die Ursache für die unverteilten Kosten dar, sollten Sie für eine weitere Überprüfung zunächst die Kostenarten unter dem Reiter [Ergebnis] gruppieren, indem Sie mit der rechten Maustaste an beliebiger Stelle in die Tabelle klicken. Im sich öffnenden Kontextmenü können Sie dann über den Menüpunkt [Gruppieren] die Gruppierung nach „BezeichnungKostenart“ einstellen.
Anschließend sollten Sie die Spalten [VerteilerWert] und [Ergebnis] summieren. Die einzelnen gruppierten Kostenarten können hierfür nun zunächst über das [+]-Symbol aufgeklappt werden. Wählen Sie dann eine der beiden Spalten mit Rechtsklick aus und aktivieren Sie unter [Summieren der Spalte] die Einstellung [Gesamtsumme berechnen]. Wiederholen Sie den Vorgang für die andere Spalte. Die Summierung sollte jetzt in beiden Spalten aktiv sein.
Nun können Sie für die einzelnen Kostenarten die Werte der Felder [Ergebnis] (aus dem Reiter [Ergebnis]) mit den Planwerten aus den Feldern [Neuer Wert] (aus dem Reiter [Kosten]) abgleichen. Die Werte dieser Felder sollten immer identisch sein.
Ergibt sich eine Differenz zwischen den beiden Feldern, können die Verteilerwerte der einzelnen Kostenarten im Reiter [Ergebnis] näher geprüft und die Daten in den Verwaltungs-/Vertragseinheiten korrigiert werden. Da die Spalte [VerteilerWert] nun bereits summiert dargestellt wird, können Sie hier den ermittelten Gesamtwert aller berücksichtigten Verträge unkompliziert ablesen.
Die Summe der Verteilerwerte des Wirtschaftsplans muss hierbei grundsätzlich mit der Summe des aktuellen Hausverteilers übereinstimmen. Liegen hier Abweichungen zum Hausverteiler vor, müssen Sie diese in den Stammdaten beseitigen. Hierfür sollten Sie zunächst feststellen, ob der Hausverteiler falsch erfasst oder die addierten Vertragsverteiler einen fehlerhaften Gesamtwert ergeben. Anschließend können Sie die Korrektur des Haus- bzw. einzelner Vertragsverteiler vornehmen.
Tipp: Stimmt der Verteilerwert einer geprüften Kostenart mit dem Hausverteiler überein (im abgebildeten Beispiel „MEA“), können Sie davon ausgehen, dass alle weiteren Kostenarten, die mit demselben Verteiler verarbeitet werden, ebenfalls korrekt sind. Eine weitere Prüfung dieser Kostenarten können Sie i.d.R. aussetzen. Sie können sich dann stattdessen auf alle weiteren Kostenarten mit noch nicht geprüften Verteilern fokussieren.
2.3 Sonderfall: Verteilersumme 0,00
Wenn Sie feststellen, dass eine Kostenart im Wirtschaftsplan mit dem Verteilerwert 0,00 ausgegeben wird, liegt dies entweder daran, dass ein falscher Verteiler in der Abrechnungsschablone eingestellt wurde oder der verwendete Verteiler noch nicht im Haus bzw. den einzelnen Vertragseinheiten vorhanden ist. Eine Änderung des Verteilers in der Abrechnungsschablone oder das Erfassen der fehlenden Verteiler in den Stammdaten lösen dieses Problem. Nach Änderung bzw. Erfassen der Daten ist eine erneute Berechnung des Wirtschaftsplans erforderlich.