Fehlerhafte Rechnungen - "Belege abweisen"
Es kann vorkommen, dass Rechnungen nicht den gesetzlichen oder Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Bei Nutzung des Rechnungseingangsbuchs PLUS müssen Sie dies nicht vor dem Einlesen prüfen.
haussoft stellt Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung, mit der Sie fehlerhafte Rechnungen aus der Anwendung heraus zur Korrektur an den Kreditor zurückgeben können.
Finden Sie im elektronischen Belegeingang eine solche Rechnung, so nutzen Sie den Button „Belege abweisen“
Es öffnet sich eine Maske:
Sind in der PDF noch keine elektronischen Rechnungsdaten vorhanden, so werden die Felder zwar nicht gefüllt, die Funktion steht aber trotzdem zur Verfügung. Der Kreditor muss dann manuell ausgewählt werden.
Wurde für den Kreditor noch keine E-Mailadresse erfasst, kann das in den neueren Versionen über den Bearbeiten-Button direkt aus dieser Maske heraus nachgeholt werden.
Für die Abweisungsgründe steht Ihnen ein Katalog zur Verfügung, den Sie nach Ihrem Bedarf erweitern können.
Ein „Abweisungsgrund“ umfasst dabei eine Mailvorlage, mit der Sie die fragliche Rechnung mit wenigen Klicks als Anhang einer E-Mail an den Rechnungssteller zurücksenden können.
Die Anlage eines neuen Abweisungsgrundes könnte z.B. so aussehen:
Unter „Grund“ sollte kurz und prägnant angegeben werden, welchen Inhalt die Mail hat, als „Beschreibung“ kann dies weiter ausgeführt oder z.B. wie hier ein Bearbeitungshinweis gegeben werden.
Anschließend formulieren Sie die entsprechende Mail, dabei stehen auch einige Platzhalter zur Verfügung, die Sie mit Doppelklick einfügen können.
Bei der Auswahl eines Abweisungsgrundes wird auch die Beschreibung vollständig gezeigt:
Nach dem Speichern haben Sie die Möglichkeit, den Mailversand vorzunehmen:
Im Dropdownfeld „Versand über“ stehen Ihnen alle Versandprofile zur Verfügung. Zum Anlegen dieser Profile und deren Bedeutung haben wir im Rahmen der Einführung der Digitalen Versandwege zum Download eine „Praxishilfe haussoft 4.1 Digitale Versandwege“ im Beitrag Neue und verbesserte Funktionen in der haussoft Version 4.1 zur Verfügung gestellt.
Über die zu versendende Nachricht können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen und die Mail Senden. Entscheiden Sie sich für „Nicht Senden“, so wird der Beleg lediglich aus dem elektronischen Belegeingang verschoben.
Abgewiesene Belege finden Sie unter Belegeingang > Abgewiesene Belege
An dieser Stelle können Sie
· „Beleg anzeigen“ – der Sichtbeleg wird Ihnen zur Prüfung eingeblendet
· „Abweisung senden“ – haben Sie noch keine Mail versendet oder möchten dies gegebenenfalls wiederholen, so kann das mit dieser Funktion vorgenommen werden.
· „Abweisung rückgängig machen“ – stellt sich heraus, dass die Rechnung in der vorliegenden Ausführung doch weiterverarbeitet werden kann, entfernt diese Funktion den Beleg aus diesem Bereich und fügt ihn wieder in den elektronischen Rechnungseingang ein. Dort kann die Rechnung wie gewohnt verarbeitet werden.