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Elektronische Kontoumsätze - Funktion einrichten und ausführen

Die haussoft Anwendung verfügt für die Verarbeitung elektronischer Kontoauszüge nicht über eine „Schnittstelle“ im engeren Sinne, es handelt sich vielmehr um den Austausch von Dateien.
Viele Anbieter von Onlinebanking liefern Kontoauszüge zum Download beispielsweise in den Formaten PDF, Excel oder txt.

Diese Formate stellen jedoch keine elektronischen Umsätze im eigentlichen Sinn dar und können daher nicht von der haussoft eingelesen werden.

Zunächst ist es notwendig, einen Banking Anbieter zu nutzen, der Ihnen den Export elektronischer Kontoumsätze anbietet. Dies ist im Standardumfang des regulären Onlinebankings oft nicht enthalten. Bei einigen Anbietern ist eventuell ein kostenpflichtiges Zusatzmodul notwendig.
Nutzen Sie einen Anbieter, der die in der haussoft Anwendung generierten Zahlungsverkehrssätze ausführt, so kann dieser in der Regel auch das Gegenstück, den Export der ausgeführten Umsätze, anbieten.
Denn auch im Zahlungsverkehr findet kein direkter Austausch zwischen haussoft und Banking Anbieter statt; hier werden Dateien im SEPA Format erstellt, die in der Banking Anwendung hochgeladen oder an diese übersendet werden können.
Befinden Sie sich derzeit auf der Suche nach einem solchen Anbieter, so empfehlen wir, ein Angebot auszuwählen, das Ihnen beide Wege bietet. Auf diese Weise nutzen Sie die Möglichkeiten der haussoft Anwendung  optimal.

Die standardisierten Kontoauszugsformate, die von haussoft verarbeitet werden, sind:

  • MT940, in der Regel mit den Dateiendungen .mta oder .sta

Dabei handelt es sich um ein auslaufendes Format im sogenannten SWIFT-Standard. Von vielen Banken wird dies jedoch noch genutzt.

  • CAMT052 mit der Dateiendung .xml
  • CAMT053 mit der Dateiendung .xml in den Versionen 002 oder 008

Bei dem Dateityp CAMT handelt es sich um das aktuelle Format nach SEPA, welches einer internationalen Norm folgt. Die Nachrichtenart CAMT052 enthält neben endgültig gebuchten auch avisierte Umsätze, wodurch es zu doppelt exportieren Umsätzen kommen kann.

Wir empfehlen daher die Verwendung von CAMT053

Die Umsätze sollten ungepackt (kein ZIP-Ordner) in einem Dateipfad abgelegt werden, für den der jeweilige Arbeitsplatz Lese- und Schreibrechte hat. Oft kann man diesen als Exportpfad bereits beim Banking Anbieter festlegen. Nutzen Sie ein separates Verzeichnis dafür, so benötigen Sie mindestens einen Unterordner, nicht z.B. „C\“, sondern „C\Kontoauszüge“ oder ähnliches.

Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass grundsätzlich alle Unterordner von der haussoft durchsucht werden. Die einzige Ausnahme bildet der Ordner "Archiv", der beim ersten Import automatisch erstellt und gefüllt wird, wenn Sie das Archivieren von Dateien einstellen. Möchten Sie Kontoumsätze, die in haussoft eingelesen werden sollen, von anderen Umsätzen trennen, so legen Sie die entsprechenden Ordner stets nebeneinander an. Der Importpfad darf, bzw. sollte

  • ausschließlich Kontoumsätze enthalten, die in haussoft importiert werden sollen
  • bestenfalls keine manuell angelegten Unterordner enthalten, da diese sich ohnehin nicht auf die Struktur des Imports auswirken
  • keine Dateien in anderen als den o.g. Formaten enthalten, dies führt regelmäßig zum Abbruch und zur Fehlermeldung "Der Objektverweis wurde nicht auf eine Objektinstanz festgelegt"

In der haussoft Anwendung sind dann folgende Schritte zu unternehmen:

  1. Die Bankverbindungen der Objekte müssen für „Kontoauszüge online“ aktiviert werden

2. Der Einlesepfad muss definiert werden. Die Funktion finden Sie in der Abteilung Buchhaltung unter [VERARBEITEN/AUSWERTEN] > [Kontoauszüge] > [Neue Kontoauszüge einlesen] oder im Menüband unter [Kontoauszug]

Möchten Sie den Pfad ändern oder einen Pfad hinzufügen, öffnet sich jeweils über das „Bearbeiten-„ oder das „Neu„- Symbol ein Dateiexplorer.
Es können mehrere Pfade eingerichtet und jeweils entschieden werden, ob diese nur an einem Arbeitsplatz oder für alle zur Verfügung stehen sollen. Umsätze besonderer oder vertraulicher Konten können so zum Beispiel in einen gesonderten Pfad exportiert werden, auf den nur ein einzelner Arbeitsplatz Zugriff erhält.

In der Einrichtung der Pfadeigenschaften aktivieren Sie das Format, welches Sie verarbeiten möchten. Sich hier alle Möglichkeiten offen zu halten, ist unschädlich. Sollte Ihr Anbieter MT940 Dateien mit anderen Dateiendungen zur Verfügung stellen, so geben Sie diese unbedingt an dieser Stelle an.

Weiterhin definieren Sie den Umgang mit den importierten Dateien. Erfolgreich eingelesene Umsatzdateien können gelöscht oder zunächst archiviert werden. Letzteres ermöglicht Ihnen spätere Kontrolle und eine individuelle Entscheidung über den Zeitpunkt des Löschens.
Fehlerhafte Dateien können Sie im Importordner belassen. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass sie dort zur Fehlerprüfung zur Verfügung stehen und Sie sie schnell finden, falls die Notwendigkeit besteht, uns eine Datei zum Testen zu übersenden, wenn Sie z.B. eine Anfrage an den Support gerichtet haben.

Sobald diese Einrichtung abgeschlossen ist, gehen Sie „WEITER“ zur Prüfung und Auswahl der importierten Umsätze, wo das Ergebnis des Imports dargestellt wird. Erscheinen keine Daten, so wurden in dem/den angegebenen Pfad/en keine Umsatzdateien, bzw. keine dem vorgeschriebenen Format der Bundesbank entsprechenden Dateien gefunden.

Werden Bankkonten durchgestrichen dargestellt, so sind die Dateien lesbar, deren Inhalt kann in der haussoft Anwendung  jedoch nicht zugeordnet werden. Gründe dafür können sein:

  • Ein Bankkonto wurde nicht erfasst
  • Ein existierendes Bankkonto wurde nicht mit einem Verwaltungsobjekt verknüpft
  • Die Eigenschaft "Kontoauszüge online" ist nicht aktiv

Durch Markieren der Zeile kann der jeweilige Grund angezeigt werden.

Bei Markieren einer korrekten Zeile werden die enthaltenen Umsätze dargestellt

Es können einzelne Zeilen aktiviert oder deaktiviert werden. Durch Auslösen des Buttons "Einlesen starten" werden alle markierten Umsatzdateien in die haussoft Anwendung übernommen und durch eine Zusammenfassung bestätigt.

An dieser Stelle kann letztmalig der Einlesevorgang rückgängig gemacht werden . Nach der Ausführung ist das Löschen von Umsätzen nicht mehr möglich. Prüfen Sie daher, dass keine Umsätze ein zweites Mal eingelesen werden, die haussoft Anwendung nimmt eine solche Prüfung nicht vor! In einem solchen Fall können doppelt eingelesene Umsätze lediglich gesperrt werden.