Gutschrift aus Jahresabrechnung der Versorger mit dem ersten Abschlag verrechnen

Zitat von Alexandra Sterzik (GFAD) am 26. Februar 2024, 17:10 Uhr

Da die Versorger im letzten Jahr häufig die Vorauszahlungen sehr hoch angesetzt haben, ergibt sich für die Abrechnung des Jahres 2023 nun oft ein Guthaben.

In einigen Fällen wird dies nicht ausgezahlt, sondern mit dem ersten Abschlag des Jahres 2024, bzw. dem auf die Abrechnung folgenden Abschlag verrechnet.

Auch Mieter oder Eigentümer mit mehreren Einheiten verrechnen gelegentlich Guthaben und Nachzahlungen oder laufende Zahlungen gegeneinander und überweisen z.B. den Saldo in einer Betrag. Das führt zu Zahlungsbeträgen, die eben nur in Saldo, nicht aber im Einzelnen, den offenen Unterkonten entsprechen. Eine Frage, wie ein solcher Zahlungseingang (elektronischer Kontoumsatz) gebucht werden kann, wurde hier beantwortet.

Im weiteren geht es um die Erfassung der Schluss- und Abschlagsrechnung. Zwar ist es möglich, einen abweichenden ersten Abschlag zu erfassen, jedoch ist damit für den Gutschriftsbetrag nicht die Zeitraumzuordnung zum Vorjahr und nicht die tatsächliche Abschlagshöhe des laufenden Jahres erfasst.

Eventuell haben Sie solche Fälle bisher mit abweichendem ersten Abschlag erfasst, weswegen die Beträge und Zeiträume für die Betriebskostenabrechnung nicht berücksichtigt sind. Wie Sie dies durch manuelle Buchungen ausgleichen können, ohne die Rechnung zurückzusetzen, finden Sie unten als Antwort auf diesen Beitrag.

Benötigen Sie keine Zeitraumzuordnung, so kann diese selbstverständlich entfallen. Das nachfolgend dargestellte Buchungsprinzip bleibt ansonsten dasselbe.

Beispiel:

Schlussrechnung am 15.02.2024; Guthaben 2023 in Höhe von 200,00 €

Abschläge 2024 in Höhe von 4 x 1.500,00 €, Verrechnung des Guthabens mit dem ersten Abschlag ergibt Zahlungen

1. Zahlung  1.300,00 €
2. Zahlung 1.500,00 €
3. Zahlung 1.500,00 €
4. Zahlung 1.500,00 €                             Summe Zahlungen 5.800,00 €

ABER: Summe Abschläge, aufwands- und vorsteuerrelevant 6.000,00 €

Da die Abrechnungsspitze des Vorjahres, gleichgültig ob Guthaben oder Nachzahlung, und die Abschläge des Folgejahres sich immer auf unterschiedliche Abrechnungszeiträume beziehen, ist es nicht zu empfehlen, beides in einem Beleg zu erfassen. Diese Empfehlung gilt auch, wenn die Zeiträume nicht erfasst werden.

Die empfohlene Herangehensweise am Beispiel einer Guthabenverrechnung ist folgende:

Gutschrift / Abrechnungsspitze:

Erfassen und Ausführen des Gutschriftbetrages auf eine oder mehrere Positionen (jeweils mit Zeitraumzuordnung Vorjahr)

Abschlagsmitteilung:

Erfassen und Ausführen als Rechnung mit Abschlagsautomatik. Es wird jedoch kein abweichender erster Abschlag eingegeben, denn die verringerte Zahlung stellt nur eine Verrechnung dar, keine Verringerung des Aufwands im laufenden Jahr.

Werden die Abschläge per Lastschrift eingezogen, ist nichts weiter einzugeben, denn sowohl Gutschrift wie Lastschrift des ersten Abschlags werden gegen das Gutschrift/Lastschrift Verrechnungskonto gebucht, dass sich wie folgt ausgleicht:

Werden die Abschläge von Ihnen überwiesen, ist ein weiterer Schritt notwendig, um eine Zahlung in der Höhe von 1.300,00 € mit einer Aufwandsbuchung in der Höhe von 1.500,00 € zu erzeugen.

Zu diesem Zweck schalten Sie zunächst nach dem Speichern der Abschläge und Erstellen der regulären Offenen Posten und Zahlungen die Abschlagsautomatik wieder aus. Rufen Sie die erste Zahlung der Abschlagsrechnung auf und reduzieren diese auf den tatsächlichen Zahlungsbetrag.

Fügen Sie anschließend eine weitere Zahlung hinzu und stellen Sie nur diese eine auf Zahlungsart Lastschrift um. Da keine weitere Zahlung mit demselben Zahlungsziel eingegeben werden kann, empfiehlt es sich, sowohl für die Gutschrift wie auch für diese einzelne Lastschrift, dasselbe Zahlungsdatum zu verwenden, z.B. das Rechnungsdatum.

Nun sind 2 Verrechnungskonten beteiligt, die sich wie folgt ausgleichen:

Der tatsächliche Aufwand summiert sich aus 2 Vorgängen zur korrekten Höhe von 1.500,00 €, die Sollbuchung auf dem Zahlungsverkehrsverrechnungskonto in Höhe von 1.300,00 € erfolgt durch das Ausführen der Überweisung.

Wenn Sie den elektronischen Belegeingang verwenden, können Sie entweder

• Denselben Beleg zweimal einlesen und einmal als Gutschrift buchen und ein zweites Mal als Abschlagsrechnung (zur Unterscheidung kann z.B. die Rechnungsnummer um „Abschlag“ ergänzt werden
• Beim Scannen von Papierrechnungen die Abschlagsmitteilung als eigenständigen Beleg scannen und separat erfassen
• Die Seite mit der Abschlagsmitteilung mittels Druckfunktion aus der übermittelten PDF-Datei heraus zu einer eigenständigen PDF-Datei machen. Dies ist auch möglich, wenn es sich um eine elektronische Rechnung handelt, da der Druck einzelner Seiten sich nicht auf die anhängende xml-Datei des Originalbelegs auswirkt (zumindest beim derzeitigen Entwicklungsstand des ZUGFeRD Formats, bei dem die Mitteilung zukünftiger Abschläge im xml-Schema ohnehin nicht gegeben ist).