Kreditoren zusammenführen
Versehentlich doppelt erfasste Personen können in der haussoft Anwendung zu einer Person zusammengefasst werden.
Im Zusammenhang mit der Kreditoreneigenschaft stehen jedoch Reparaturaufträge, Rechnungen und mit diesen verknüpfte Buchungen. Das Zusammenführen ist daher komplex und wird nun mit dem Update 4.1.8 ermöglicht.
Sie finden diese Funktion in der Abteilung [Personen] > [Datensatz] > Personen zusammenführen oder im Kontextmenü. Markieren Sie dafür die Person, die entfernt werden soll und betätigen die rechte Maustaste. Mit Klick auf “Personen zusammenführen” öffnet sich das Menü und Sie brauchen nur noch den Kreditor auszuwählen, auf den alle Daten übergehen sollen.
Es ist das Ziel dieses Vorgangs, einen Kreditor mit allen Verknüpfungen vollständig in einen anderen Kreditor zu integrieren. Die gesamte Historie eines Kreditors geht in einem anderen auf, als hätte es schon immer nur diese eine Person gegeben.
Das sollte nur angewendet werden, wenn
- ein Kreditor versehentlich doppelt angelegt wurde
- ein Kreditor umfirmiert oder die Rechtsform geändert hat und für die neue Rechtsform eine neue Person angelegt wurde. Dadurch hat die Historie dieses Kreditors einen Bruch erhalten, der nun beseitigt werden kann.
In einem solchen Fall ist ein Zwischenschritt notwendig, denn nur Personen desselben Typs können zusammengeführt werden.
Wurde ein Kreditor zum Beispiel von einem Einzelunternehmen (natürliche Person) zur GmbH (juristische Person), so muss zunächst der Personentyp der natürlichen Person geändert werden. Auch dies ist seit der Version 4.1.1 unter [Personen] > [Datensatz] > Personentyp ändern möglich. Hierfür muss lediglich eine neue Anrede und die Rechtsform erfasst werden, alle anderen Daten bleiben erhalten.
Wenn Sie “Personen zusammenführen” aufrufen, wählen Sie zunächst die Person aus, die integriert werden soll und in der zweiten Zeile die Person, die die Daten aufnimmt.
Dann werden Sie durch das Menü geführt, wo Sie jeweils entscheiden können, welche Daten die verbleibende Person aufnehmen soll. Dabei müssen Sie sich nicht zwingend für nur eine Alternative entscheiden. Wurde zum Beispiel bei Person 1 eine andere Bankverbindung gespeichert als bei Person 2, beide Bankverbindungen werden aber genutzt – so können Sie für die neue Person beide Bankverbindungen übernehmen.
Das gilt auch für Adressen, Kommunikationsdaten usw. Durch Setzen von Häkchen für “übernehmen” oder gegebenenfalls “entfernen” treffen Sie Ihre Entscheidung.
Alle Informationen, die unter dem links dargestellten Kreditor angezeigt sind, werden beibehalten:
Auch die Übernahme der Kreditorennummer kann festgelegt werden. Jede der beiden Nummern kann für den neuen, zusammengelegten Kreditor weiterverwendet werden.
Alle anderen kreditorenbezogenen Informationen werden vereint.
Nach Ausführung wurde die Person der ersten Zeile, bzw. die im Assistenten rechts dargestellte Person gelöscht, die Person der zweiten Zeile, im Assistenten links, wurde um alle Aufträge, Rechnungen, Zahlungsverkehrssätze und Buchungen erweitert, die zuvor auf die erste Person lauteten.
Beachten Sie dabei, dass die erste Person rückstandslos entfernt wird, als hätte es sie nie gegeben. Sie hat keine eigene Historie mehr, sie wurde in allen verknüpften Datensätzen durch die verbleibende Person ersetzt.
Für die Finanzbuchhaltung gilt, dass die Kreditorennummer der entfernten Person nicht mehr existiert und in allen Übergaben, die nach dem Zusammenführen erfolgen, nur noch die verbleibende Person mit der ihr zugewiesenen Fibu-Kreditorennummer auftaucht. Dies gilt auch für Rechnungen und Buchungen, deren OP-Datum, bzw. Valutadatum VOR dem Tag des Zusammenführens liegt – wenn die Übergabe erst danach durchgeführt wird.
Beachten Sie bei der Ausführung drei wichtige Punkte:
- Zusammengeführte Kreditoren können nicht mehr getrennt werden. Die Funktion “Personen trennen” kann NICHT auf Kreditoren angewendet werden!
- Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie sicher, dass das Programm währenddessen nicht geschlossen wird.
- Stellen Sie außerdem sicher, dass die Verbindung zum Server nicht automatisch unterbrochen wird.
Arbeiten Sie mit einem Notebook/Laptop, so prüfen Sie unbedingt vor dem Ausführen die Energiespareinstellungen. Keinesfalls darf die Verbindung durch die Energiespareinstellung unterbrochen werden, wenn der Prozess lange dauert.
In der haussoft Anwendung prüfen Sie bitte unter [HAUSSOFT] > [EINSTELLUNGEN] > [DATENBANK] den “Timeout”.
Gegebenenfalls können Sie diesen z.B. auf 3600 Sekunden einstellen.
