Neue Baumansichten im Rechnungseingang
Um den Umfang der angezeigten Rechnungen auf Ihren tatsächlichen täglichen Informationsbedarf einzuschränken,
besser an den Ablauf der Rechnungsbearbeitung anzupassen und einen performanteren Aufbau der Baumansichten zu ermöglichen,
wurden die Baumansichten im Rechnungseingangsbuch neugestaltet:
Einstellungen für die Aktualität der Belege
Für den Umfang der angezeigten Rechnungen stehen Ihnen diese Einstellungen zur Verfügung:
Intervallbeginn für Baumansichten aktuelle Belege
Alle Baumansichten, die den Begriff “aktuelle” beinhalten, greifen auf diesen Filter zu. Einstellbar sind bis zu 12 Monate. In diesem Beispiel würden Ihnen alle Belege angezeigt, die in den 3 vorangegangenen Monaten ausgehend vom jeweils aktuellen Tagesdatum erfasst wurden.
Im Weiteren bezeichnet als „die aktuellen X Monate“.
Intervallbeginn für Baumansichten letzte Belege"
Baumansichten, die den Begriff “letzte” beinhalten, greifen auf diesen Filter zu. Einstellbar sind bis zu 20 Jahre. In diesem Beispiel werden Ihnen alle Belege angezeigt, die im laufenden Jahr sowie den 4 vorangegangenen Kalenderjahren erfasst wurden.
Im Weiteren bezeichnet als „die letzten X Jahre“.
Eine Baumansicht für alle
Ergänzend ist eine Baumansicht vorhanden, die alle erfassten Belege darstellt, ohne einen dieser Filter anzuwenden.
Auch Belege beendeter Objekte werden angezeigt, wenn sie in den eingestellten Zeiträumen enthalten sind.
Beide Einstellungen sind arbeitsplatzbezogen und können von jedem Nutzer individuell vorgenommen werden.
Zahlungsstatus
Da es bei der Verarbeitung von Rechnungen vornehmlich um deren pünktliche Bezahlung geht, sind verschiedene Baumansichten erstellt worden, die nach Zahlstatus selektieren. Hier gilt grundsätzlich eine Darstellung, die dem Ablauf der Bearbeitung entspricht.
In diesen Ansichten werden die Rechnungen nicht als Ganzes ausgewertet, sondern jede Zahlung für sich. Bei einer Rechnung mit mehreren Zahlungen kann jede Zahlung nach jeweiligem Ausführungsstand einen anderen Status haben. Eine Rechnung wird eingeordnet, wenn mindestens 1 Zahlung den jeweiligen Status hat und kann also an mehreren Stellen auftauchen!
Alle Belege, die noch nicht zur Zahlung bereit sind, da wesentliche Informationen fehlen oder falsch sind
• Keine Positionen angegeben
• Keine Zahlungen erfasst
• Summe mehrerer Positionen entspricht nicht dem Rechnungsbetrag
• Summe mehrerer Zahlungen entspricht nicht dem Rechnungsbetrag
Alle Belege, deren Zahlungen noch ausstehen. Hier finden Sie alle Belege, die zur Zahlung bereit, aber noch keinem Zahlungsvorschlag zugeordnet worden sind.
Im nächsten Schritt befinden sich die Zahlungen im Freigabe- oder Ausführungsprozess des Zahlungsmanagers.
In dieser Baumansicht finden Sie ausschließlich Überweisungen, da hier die Besonderheit gilt, dass Überweisungen zusätzlich im Zahlungsverkehr ausgeführt werden müssen.
Wenn der Zahlungsstatus einer Rechnung die vollständige Zahlung darstellt:
so wurde sie zwar im Rechnungseingangsbuch/Zahlungsmanager vollständig erledigt, wartet aber womöglich noch auf das Erstellen der zugehörigen SEPA-Datei im Zahlungsverkehr. Dort würden Sie den zugehörigen ZV-Satz noch unter den Offenen Zahlungen finden.
Eine solche Zahlung finden Sie hier.
Hier werden Rechnungen dargestellt, wenn alle Zahlungen erledigt sind. Nun sollten jeweils auch die zugehörigen Buchungen vorhanden und in der Datenansicht unter „Zahlungen“ sichtbar sein:
Bei Gutschriften oder Zahlungen mit dem Typ „Lastschrift“ geschieht dies durch Ausführen der Zahlung im Zahlungsmanager (Rechnungseingangsbuch), bei Überweisungen durch Erstellen der SEPA-Datei, also das Verarbeiten des Zahlungsverkehrs.
Sollte bei einer vollständig ausgeführten Rechnung an dieser Stelle keine Buchung vorhanden sein, so wurde diese beim Verarbeiten des Zahlungsverkehrs nicht erstellt, weil die entsprechende Einstellung fehlt. Fehlende Buchungen können durch Nachbearbeiten des Zahlungsverkehrs nachgeholt werden.
Hier werden alle Belege aufgelistet, die von Ihnen gesperrt wurden und nicht bezahlt werden sollen.
Offene Posten Status
Offene Posten stehen ausschließlich im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung und sind nur relevant, wenn ein Zusatzmodul „Finanzbuchhaltung“ oder „DATEV“ genutzt wird.
Diese Funktionen übertragen kreditorische Buchungen an eine Steuerberatung oder eigene Finanzbuchhaltung. Auf diese Weise übermittelte Offene Posten erhalten durch den sogenannten „Echtlauf“ ein Übergabemerkmal.
Der Probelauf vergibt dieses Merkmal nicht. Wenn Sie den Echtlauf nicht verwenden, werden Offene Posten nie als übergeben eingeordnet.
In diesen Baumansichten werden nur Häuser berücksichtigt, die einem Mandanten zugeordnet wurden, da sie anderenfalls für eine FiBu-Übergabe nicht relevant sind.
Alle Belege, die noch nicht zur Übergabe bereit sind, da wesentliche Informationen fehlen oder falsch sind:
• Keine Positionen angegeben
• Keine Offenen Posten erfasst
• Summe mehrerer Positionen entspricht nicht dem Rechnungsbetrag
• Summe mehrerer Offener Posten entspricht nicht dem Rechnungsbetrag
Hier werden alle Belege dargestellt, in denen mindestens 1 Offener Posten kein Übergabemerkmal aufweist. Ein „Probelauf“ vergibt dieses Merkmal nicht!
Wurden alle Offenen Posten einer Rechnung mittels Echtlauf an die Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung übertragen, so gilt der Beleg als vollständig übergeben.
Hier werden alle Belege aufgelistet, die von Ihnen gesperrt wurden und nicht übergeben werden sollen.
„Meine“ Belege
Alle Baumansichten, die den Begriff „meine“ enthalten, filtern die Belege abhängig vom jeweiligen Arbeitsplatz. Sichtbar sind nur Belege, in denen der jeweils am Arbeitsplatz angemeldete Mitarbeiter als „Sachbearbeiter“ zugeordnet wurde.
Diese Ansichten dienen dazu, schnell genau die Rechnungen zu finden, für deren nächste Bearbeitungsschritte Sie selbst verantwortlich sind, um Ihnen somit ihr „TO DO“ darzustellen.
Diese Baumansicht ist bereits länger in Verwendung, wurde aber um eine wesentliche Funktion ergänzt:
Wurden Sie als Vertreter einer Person in haussoft erfasst, so erhalten Sie unter den Baumansichten „meine“ nun auch die Belege angezeigt, die der von Ihnen vertretenen Person als Sachbearbeiter zugewiesen wurden.
Dafür öffnen Sie in der Personenverwaltung die Mitarbeiterperson und tragen Sie den Vertreter, sowie dem Vertretungszeitraum ein:
Baumansichten
Diese Baumansichten zeigen gruppiert nach Verwaltungsobjekten entweder die Rechnungen oder die Gutschriften der aktuellen X Monate.
Diese Baumansicht bietet eine schnelle Übersicht der kürzlich erfassten Rechnungen oder Gutschriften je Objekt ohne weitere Gruppierungsebenen. Hier finden Sie schnell die Belege, die aktuell zu bearbeiten sind.
Diese Baumansicht zeigt gruppiert nach Verwaltungsobjekten und anschließend nach Kalenderjahren die Rechnungen, bzw. die Gutschriften der letzten X Jahre.
Hier finden Sie die Belege je Objekt und Kalenderjahr aufgelistet, so wie sie z.B. in die Betriebskosten- oder Wohngeldabrechnungen eingeflossen sind oder noch einfließen müssen.
Wird der Begriff „Belege“ verwendet, so wird keine Unterscheidung zwischen Rechnungen und Gutschriften getroffen.
So listet diese Baumansicht ohne weitere Gruppierungsebenen die 100 zuletzt erfassten Gutschriften und Rechnungen auf. Diese Auflistung ist unabhängig von Arbeitsplatz oder Person und bewertet ausschließlich das Erfassungsdatum ohne Berücksichtigung des Belegdatums oder des im Beleg angegebenen Eingangsdatums.
Diese Baumansicht zeigt gruppiert nach Kalenderjahren und anschließend nach Verwaltungsobjekten die Belege der letzten X Jahre.
In dieser Baumansicht haben Sie die Möglichkeit, sich gezielt innerhalb eines Jahres zu bewegen. So können Sie z.B. unter der Gruppierung [2024] für jedes Objekt die jeweiligen Belege dieses Jahres ansehen, prüfen oder bearbeiten, um z.B. für die Vorbereitung oder Prüfung von Abrechnungen nachzuvollziehen, ob alle Rechnungen korrekt erfasst, ausgeführt und gebucht wurden.
Diese Baumansicht zeigt gruppiert nach Kreditoren, anschließend nach Kalenderjahren und letztlich nach Verwaltungsobjekten die Belege der letzten X Jahre.
Auch hier können Sie sich gezielt innerhalb eines Jahres bewegen, Ihre Suche aber bereits nach Rechnungsausstellern einschränken. So können Sie z.B. für jedes Objekt die jeweiligen Belege dieses Jahres ansehen, prüfen oder bearbeiten, z.B. um die Rechnungsstellung bestimmter Kreditoren nachzuvollziehen.
Als „Bearbeiter“ gilt in haussoft stets die Person, welche die jeweils letzte Änderung an einem Rechnungsdatensatz vorgenommen hat. Somit kann hier schnell festgestellt werden, wer welche Rechnungen zuletzt bearbeitet hat. Ebenso können Sie sich einen Überblick über die Menge, der von einzelnen Mitarbeitern bearbeiteten Belege verschaffen.
Oder Sie suchen eine Rechnung, die Sie einem Kollegen als Sachbearbeiter zugeordnet haben? Finden Sie diese Rechnung hier unter Ihrem Namen, so wurde sie noch nicht weiterbearbeitet. Ist sie hier bereits unter dem Namen des Kollegen zu finden, so wurde sie weiterbearbeitet.
Die Funktion „Sachbearbeiter“ kann in jeder Rechnung zugewiesen werden.
Dies muss zunächst in den Einstellungen zum Rechnungseingangsbuch erlaubt werden:
Somit können Ihre Mitarbeiter hier schnell alle Belege finden, für die sie als zuständig definiert wurden.
Hier finden Sie alle Belege der letzten X Jahre zunächst gruppiert nach dem jeweiligen Zahlungsstatus und im Anschluss nach den jeweils zuständigen Sachbearbeitern.
Diese Baumansicht kann zum Beispiel im Vertretungsfall genutzt werden, um offene Zahlungen von abwesenden oder ausgeschiedenen Mitarbeitern auffinden und bearbeiten zu können.
Hier finden Sie alle Belege der letzten X Jahre zunächst gruppiert nach dem jeweiligen Zahlungsstatus und im Anschluss nach den jeweiligen Rechnungsstellern.
So finden Sie im Fall von Nachfragen seitens Ihrer Kreditoren schnell heraus, ob und wann deren Rechnungen erledigt wurden.
Hier finden Sie alle Belege der letzten X Jahre zunächst gruppiert nach dem jeweiligen OP-Status und im Anschluss nach den zuständigen Sachbearbeitern.
Diese Baumansicht kann zum Beispiel im Vertretungsfall genutzt werden, um ausstehende FiBu-Übergaben von abwesenden oder ausgeschiedenen Mitarbeitern auffinden und bearbeiten zu können.
Hier finden Sie alle Belege der der letzten X Jahre zunächst gruppiert nach dem jeweiligen OP-Status und im Anschluss nach den jeweiligen Rechnungsstellern.
So finden Sie im Fall von Nachfragen seitens Ihrer Finanzbuchhaltung schnell heraus, ob und wann kreditorische Buchungen übergeben wurden. Diskrepanzen können in der Finanzbuchhaltung z.B. entstehen, wenn Zahlungen nicht gebucht oder nicht übermittelt wurden oder auch im umgekehrten Fall, wenn Zahlungen übermittelt wurden, die zugehörige kreditorische Buchung jedoch fehlt.
Hier finden Sie schnell und ohne weitere Ebenen die letzten 100 für Sie oder die von Ihnen vertretene Person erfassten Belege.
Der Bearbeitungsstand kann von Ihnen festgelegt und jeder Rechnung zugewiesen werden:
So können Sie mit der Bezeichnung „dringend“ zum Beispiel kurzfristig zu bezahlende Rechnungen hervorheben oder mit der Bezeichnung „ungeklärt“ Rechnungen, die weiterer Nachfragen bedürfen und anhand dieser Stichworte schnell wiederfinden.
Für diese Baumansicht wird der Zahlungsstatus wie oben beschrieben verwendet. Hier finden Sie schnell alle Rechnungen der letzten X Monate, deren Zahlungen Sie veranlassen wollen, gruppiert nach Verwaltungsobjekten.
Diese Baumansicht wendet keine Filterung nach den von Ihnen vorgegebenen Monaten oder Jahren an. Suchen Sie länger zurückliegende Belege, so finden Sie sie hier, ohne Ihre Einstellungen zur Aktualität verändern zu müssen.