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Schlussrechnungen buchen, die sich aus Nachzahlungs- und Gutschriftpositionen zusammensetzen

In unseren neuen Versionen ab 4.1 ist es sowohl für Rechnungen wie für Gutschriften möglich, negative Vorzeichen in Positionen einzugeben.

Die Voraussetzungen dafür sind:

  • Der Gesamtbetrag muss positiv sein. Eine Gutschrift muss daher zwingend als Gutschrift erfasst werden, eine Rechnung mit negativem Rechnungsbetrag ist nicht möglich
  • Zahlungen und Offene Posten müssen positiv sein

 

Falls Sie noch mit älteren Versionen arbeiten, ist für die Erfassung von negativen Positionen wie folgt vorzugehen:

Wenn Sie Schlussrechnungen von Versorgern erhalten, in denen mehrere Positionen abgerechnet werden, so kommt es häufig vor, dass dort sowohl Nachzahlungs- als auch Gutschriftpositionen enthalten sind.

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie den Beleg als „Rechnung“ oder als „Gutschrift“ im Rechnungseingangsbuch (REB) erfassen sollen.

Dies ergibt sich aus dem Saldo, bzw. dem Gesamtrechnungsbetrag:

  • ergibt sich insgesamt ein Guthaben = Gutschrift
  • ergibt sich insgesamt eine Nachzahlung = Rechnung.

Da das REB die manuelle Eingabe des Minuszeichens in der Regel nicht zulässt, erfassen Sie zunächst die Positionen, die dem Saldo entsprechen:

  • bei Gutschriften erfassen Sie also zunächst die Guthabenpositionen
  • bei Rechnungen erfassen Sie zunächst die Nachzahlungspositionen

Danach ergibt sich aus der Differenz zwischen Rechnungsbetrag und bereits erfassten Positionen automatisch das Minuszeichen, das von haussoft nun auch gesetzt wird.

Sollten Sie auch hier mehr als eine Position erfassen müssen, brauchen Sie bei der ersten nun nur noch den Betrag zu ändern, die nächste Position weist dann ebenfalls das Minuszeichen und genau den Restbetrag auf.

Bitte beachten Sie, dass das Minuszeichen nicht per se eine Nachzahlung oder ein Guthaben beschreibt, sondern nur den Vorgang umkehrt, den der Gesamtbeleg darstellt:

  • bei Gutschriften haben die Nachzahlungspositionen ein Minuszeichen,
  • bei Rechnung bekommen die Guthabenpositionen ein Minuszeichen.