Zitat von Pierre Prinzkosky (GFAD) am 19. April 2023, 15:22 Uhr

Stellen Sie beim Ausführen der Sollstellung fest, dass diese nicht wie gewünscht erzeugt wird, gilt es zunächst zwischen den beiden folgenden Fällen zu unterscheiden:

1. Die Sollstellung wird gar nicht erstellt und es erfolgt keine Ausgabe eines Hinweises

2. Die Sollstellung erfolgt, jedoch mit der Ausgabe des Hinweises „Sollstellung aufgrund der Einstellungen im Wohnungsstamm übersprungen“

Für die beiden Fälle können unterschiedliche Gründe vorliegen, diese werden nachstehend näher erläutert.

Im ersten Fall, in dem gar keine Sollstellung erstellt wird, kann das folgende Gründe haben:

1. das Sollstellungsintervall liegt entweder vor dem Verwaltungsbeginn oder nach dem Verwaltungsende
2. das Sollstellungsintervall liegt entweder vor dem Vertragsbeginn oder nach dem Vertragsende
3. in der Vertragseinheit wurden entweder keine Kostenarten angelegt oder die Summe der Kostenarten haben den Wert 0,00 € (Gesamtmiete / gesamtes Hausgeld = 0,00 €)

Um die Sollstellung in diesem Fall vornehmen zu können, sind die Punkte zu prüfen und die erforderlichen Anpassungen im Verwaltungsobjekt bzw. den Vertragseinheiten vorzunehmen.

Erfolgt die Sollstellung hingegen mit der Ausgabe des Hinweises „Sollstellung aufgrund der Einstellungen im Wohnungsstamm übersprungen“ sollten Sie zunächst prüfen, ob dieser Hinweis berechtigterweise erfolgt und Sie nicht weiter tätig werden müssen oder ob Sie ggf. weitere Schritte zum Abschluss der Sollstellung vornehmen müssen.

Um dies festzustellen, gilt es zunächst zu verstehen, was die Meldung genau aussagt:

In jedem Wohnungsstamm einer Vertragseinheit wird stets das jeweils nächstfällige Sollstellungsintervall gespeichert und bei jeder ausgeführten Sollstellung automatisch im eingestellten Turnus hochgezählt. Führen Sie eine Sollstellung aus, wird geprüft, ob das gewählte Sollstellungsintervall dem im Vertrag als Intervall für die nächste Sollstellung hinterlegten Wert entspricht. Trifft dies nicht zu, erhalten Sie den Hinweis „Sollstellung aufgrund der Einstellungen im Wohnungsstamm übersprungen“.

Der Hinweis wird also auch ausgegeben, wenn Sie in einem Vertrag ein Sollstellungsturnus eingestellt haben, der in dem nun gewählten Sollstellungsintervall keine Sollstellung vorsieht (z. Bsp. vierteljährlich, jährlich, etc). In einem solchen Fall sind keine weiteren Schritte erforderlich. Sobald das nächstfällige Sollstellungsintervall erreicht wird, wird die Sollstellung auch wie gewünscht für diesen Vertrag erstellt.

Stellen Sie jedoch fest, dass einzelne Vertragseinheiten eigentlich bei der Sollstellung hätten berücksichtigt werden müssen, kann die Meldung darauf zurückzuführen sein, dass Sie ggf. ein Sollstellungsintervall übersprungen haben und das gewählte Intervall daher nicht dem im Vertrag hinterlegten Intervall für die nächste Sollstellung entspricht. In diesem Fall können Sie das nächste Sollstellungsintervall im gewünschten Vertrag wie folgt manuell ändern:

Rufen Sie in der betroffenen Vertragseinheit die Vertragskonditionen auf. Unter dem Punkt Sollstellung können Sie das von haussoft erkannte nächste Sollstellungsintervall ablesen (grau hinterlegt mit Schloss-Symbol). Weicht dieses vom nun gewünschten Sollstellungsintervall ab, kann das Feld manuell aktiviert und das gewünschte Intervall für die nächste Sollstellung eingetragen werden. Nun lässt sich die Sollstellung für diesen Vertrag ausführen. Durch Speichern wird das hinterlegte Sollstellungsintervall erfasst und der gesetzte Haken wieder automatisch entfernt. Mit der nächsten Sollstellung wird der Punkt nächste Sollstellung im Vertrag dann wieder automatisch hochgezählt.

Sollte das gesamte Verwaltungsobjekt betroffen sein oder ein anderer Ausnahmefall vorliegen, können Sie in den Einstellungen der Sollstellungsfunktion den Punkt Überprüfung, ob die Sollstellung zum Intervall erstellt werden kann temporär deaktivieren und anschließend die Sollstellung für das gewünschte Objekt durchführen.

Beachten Sie hierbei unbedingt, dass durch Deaktivierung der Einstellung auch Verträge ins Soll gestellt werden, deren Sollstellungsintervall Sie in den Vertragskonditionen abweichend eingestellt haben (z. Bsp. vierteljährlich, jährlich, etc.).

Nach erfolgter Sollstellung, sollte die Einstellung Überprüfung, ob die Sollstellung zum Intervall erstellt werden kann jedoch unbedingt wieder aktiviert werden.
Denn nur bei aktivierter Prüfung kann sichergestellt werden, dass eine doppelte Sollstellung verhindert und die ggf. hinterlegten abweichenden Sollstellungsintervalle der Vertragseinheiten bei der Sollstellung berücksichtigt werden.