Warum werden einige Rechnungen nicht eingelesen?
Zunächst müssen Sie beim Einlesen entscheiden, ob ausschließlich elektronische Rechnungen eingelesen werden sollen oder ob Sie alle Rechnungen im Belegeingang erfassen möchten, auch wenn sie noch nicht über elektronische Rechnungsdaten verfügen.
Dabei kann es sich um Rechnungen handeln, die Ihnen zwar "im elektronischen Format" (E-Mail) übersandt wurden, ohne bereits den derzeit genutzten Formates ZUGFeRD oder X-Rechnung zu entsprechen, oder um Papierrechnungen, die Sie eingescannt haben.
Daher möchten wir an dieser Stelle noch einmal auf den Unterschied zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen im elektronischen Format“ hinweisen.
Um diese einzulesen, deaktivieren Sie bitte die Filterfunktion (Häkchen rausnehmen):
Eine echte elektronische Rechnung verfügt über standardisierte elektronischen Daten. Diese sind in Form einer xml-Datei in die PDF (den Sichtbeleg) eingebettet oder liegen ohne Bezug zu einer PDF vor.
haussoft bietet eine Funktion an, mit der Sie Ihre Auftragnehmer über die lesbaren Formate informieren können. Sie finden diese Funktion im Rechnungseingangsbuch unter VERARBEITEN/AUSWERTEN:
Wenn Sie Rechnungen von Ihren Auftragnehmern im elektronischen Format erhalten, kann es verschiedene Gründe geben, dass die Rechnungen nicht als solche erkannt oder nicht eingelesen werden.
- per Mail eingegangene elektronische Rechnungen
- Rechnungen im *nur* PDF-Format
- Rechnungen mit elektronischen Daten im falschen Format
- elektronische Rechnungen im neuen X-Rechnungsformat 3.0
Zu 1:
Wenn keine Belege gefunden wurden, bzw. die Fehlermeldung den Satz enthält "Es wurden ... 0 Nachrichten durchsucht", so wollten Sie möglicherweise den Nachrichteneingang nur eines einzigen Tages abrufen und haben z.B. eingegeben:
Dies wird nicht als Zeitraum von 24 Stunden interpretiert, sondern als jeweils 00:00 Uhr am selben Tag. Geben Sie daher als "bis" Datum stets den folgenden Tag ein oder lassen Sie diese Angabe einfach entfallen.
Wurden Nachrichten durchsucht, aber trotzdem keine oder nicht alle Belege gefunden, wurden gegebenenfalls die entsprechenden E-Mails verschlüsselt. Aufgrund der ab 01.01.2025 geltenden E-Rechnungspflicht gibt es immer mehr Softwareanbieter, die das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ermöglichen.
Einige dieser Anbieter versenden diese Rechnungen in einem E-Mailformat, aus dem die Anhänge nicht exportiert werden können.
Dies kann sich durch zwei Symptome äußern:
- haussoft „findet“ beim Auslesen des Mailpostfachs keine einlesbaren Rechnungen und zeigt nichts zum Einlesen an
- Sie erhalten die Meldung "Unerwarteter Fehler beim Durchsuchen des Postfachs. Illegales Zeichen im Pfad"
Bis wir hierzu die Lösung implementieren, haben Sie folgende kurzfristige Möglichkeiten:
- Wenn Sie die Rechnungen zunächst zwischenspeichern, lassen Sie sich ohne Einschränkungen aus einem Dateiordner einlesen
- Wenn Sie die Mails einmalig an sich selbst weiterleiten, scheint bei Outlook das Mailformat verändert zu werden. Aus den weitergeleiteten Mails lassen sich die Anhänge ebenfalls extrahieren.
Zu 2:
Rechnungen, die als reine PDF erstellt und von Ihrem Auftragnehmer als Anhang zu einer Mail an Sie gesendet werden, erfüllen nur die Definition „Rechnung im elektronischen Format“ und gelten nicht als E-Rechnung.
Da der Gesetzgeber ein unveränderbares Format verlangt, werden diese PDF von den Rechnungsstellern gelegentlich mit einem Passwortschutz oder einer Verschlüsselung versehen.
Leider beruht dies aber auf einem Missverständnis – die Anforderung an die Unveränderlichkeit ist im Großen und Ganzen bereits durch das PDF-Format alleine gegeben. Soll eine höhere Sicherheit erzielt werden, wird die Verwendung des Formats „PDF/A“ empfohlen.
Der Anbieter Adobe weist auf seiner Homepage darauf hin, dass PDF-Dateien, die mit Passwort/Verschlüsselung erstellt werden, nicht elektronisch nutzbar sind. In der haussoft Anwendung äußert sich das dadurch, dass auch diese Belege nicht eingelesen werden können. Diese Restriktion kann programmseitig nicht umgangen werden.
In diesem Fall weisen Sie Ihre Auftragnehmer bitte auf diesen Zusammenhang hin und bitten Sie sie, Ihnen technisch lesbare Dateiformate zu übermitteln.
In der Übergangsfrist des neuen Gesetzes dürfen Rechnungssteller noch auf das E-Rechnungsformat verzichten.
Als Rechnungsempfänger haben Sie jedoch das Recht, die Annahme einer Rechnung im – nur - elektronischen Format zu verweigern, speziell wenn dieses von Ihrer haussoft auf Grund der technischen Einschränkungen nicht verarbeitet werden kann. Dann muss die Rechnung entweder als echte elektronische Rechnung oder im Papierformat erstellt werden, welches Sie z.B. einscannen und so auch im elektronischen Belegeingang verarbeiten können.
Zu 3:
Symptom ist hier meist, dass die Rechnung weder als elektronische Rechnung, noch als *nur* PDF erkannt wird, oft begleitet von der Fehlermeldung "Es wurden keine elektronischen Rechnungsdaten erkannt".
Die PDF verfügt dann zwar über einen Anhang in Form einer XML-Datei, diese entspricht aber nicht dem vom Umsatzsteuergesetz geforderten "europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung" entspricht. Oft handelt es sich dabei um ZUGFeRD in veralteten Versionen. Erst ab der Version 2.0 und allen späteren Versionen erfüllt ZUGFeRD diesen Standard. In diesem Fall muss Ihr Kreditor auf ein konformes Format umstellen oder Ihnen gegebenenfalls übergangsweise noch eine Papierrechnung oder ein *nur* PDF ausstellen.
Zu 4:
Das neue Format zu implementieren, befindet sich bereits in der Entwicklung
Hochgeladene Dateien: