Warum werden einige Rechnungen nicht eingelesen?
Wenn Sie Rechnungen von Ihren Auftragnehmern im elektronischen Format erhalten, kann es verschiedene Gründe geben, dass die Rechnungen nicht als solche erkannt oder nicht eingelesen werden.
- per Mail eingegangene elektronische Rechnungen
- per Mail eingegangene Rechnungen im *nur* PDF-Format
Zunächst möchten wir an dieser Stelle noch einmal auf den Unterschied zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen im elektronischen Format“ hinweisen.
Eine echte elektronische Rechnung verfügt über standardisierte elektronischen Daten. Diese sind in Form einer xml-Datei in die PDF (den Sichtbeleg) eingebettet oder liegen ohne Bezug zu einer PDF vor.
Die derzeit genutzten Formate sind ZUGFeRD oder X-Rechnung. haussoft bietet eine Funktion an, mit der Sie Ihre Auftragnehmer über die lesbaren Formate informieren können. Sie finden diese Funktion im Rechnungseingangsbuch unter VERARBEITEN/AUSWERTEN:
Zu 1:
Aufgrund der ab 01.01.2025 geltenden E-Rechnungspflicht gibt es immer mehr Softwareanbieter, die das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ermöglichen.
Einige dieser Anbieter versenden diese Rechnungen in einem E-Mailformat, aus dem die Anhänge nicht exportiert werden können.
Dies kann sich durch zwei Symptome äußern:
- haussoft „findet“ beim Auslesen des Mailpostfachs keine einlesbaren Rechnungen und zeigt nichts zum Einlesen an
- Sie erhalten die Meldung "Unerwarteter Fehler beim Durchsuchen des Postfachs. Illegales Zeichen im Pfad"
Bis wir hierzu die Lösung implementieren, haben Sie folgende kurzfristige Möglichkeiten:
- Wenn Sie die Rechnungen zunächst zwischenspeichern, lassen Sie sich ohne Einschränkungen aus einem Dateiordner einlesen
- Wenn Sie die Mails einmalig an sich selbst weiterleiten, scheint bei Outlook das Mailformat verändert zu werden. Aus den weitergeleiteten Mails lassen sich die Anhänge ebenfalls extrahieren.
Zu 2:
Rechnungen, die als reine PDF erstellt und von Ihrem Auftragnehmer als Anhang zu einer Mail an Sie gesendet werden, erfüllen nur die Definition „Rechnung im elektronischen Format“ und gelten nicht als E-Rechnung.
Da der Gesetzgeber ein unveränderbares Format verlangt, werden diese PDF von den Rechnungsstellern gelegentlich mit einem Passwortschutz oder einer Verschlüsselung versehen.
Leider beruht dies aber auf einem Missverständnis – die Anforderung an die Unveränderlichkeit ist im Großen und Ganzen bereits durch das PDF-Format alleine gegeben. Soll eine höhere Sicherheit erzielt werden, wird die Verwendung des Formats „PDF/A“ empfohlen.
Der Anbieter Adobe weist auf seiner Homepage darauf hin, dass PDF-Dateien, die mit Passwort/Verschlüsselung erstellt werden, nicht elektronisch nutzbar sind. In der haussoft Anwendung äußert sich das dadurch, dass auch diese Belege nicht eingelesen werden können. Diese Restriktion kann programmseitig nicht umgangen werden.
In diesem Fall weisen Sie Ihre Auftragnehmer bitte auf diesen Zusammenhang hin und bitten Sie sie, Ihnen technisch lesbare Dateiformate zu übermitteln.
In der Übergangsfrist des neuen Gesetzes dürfen Rechnungssteller noch auf das E-Rechnungsformat verzichten.
Als Rechnungsempfänger haben Sie jedoch das Recht, die Annahme einer Rechnung im – nur - elektronischen Format zu verweigern, speziell wenn dieses von Ihrer haussoft auf Grund der technischen Einschränkungen nicht verarbeitet werden kann. Dann muss die Rechnung entweder als echte elektronische Rechnung oder im Papierformat erstellt werden, welches Sie z.B. einscannen und so auch im elektronischen Belegeingang verarbeiten können.