Buchungsregeln, bzw. Zuordnungsregeln optimieren
Sie haben in Ihrer haussoft mittlerweile tausende von Buchungsregeln für das automatische Buchen und kaum noch eine davon funktioniert wirklich?
In der haussoft Anwendung finden Sie diese unter dem Namen "Zuordnungsregeln" und können diese wie folgt bereinigen lassen:
Für Zuordnungsregeln gilt allgemein:
- Ist in der Vertragseinheit die IBAN des Zahlungspflichtigen gespeichert, ist keine Regel notwendig, sofern über die IBAN nur eine Vertragseinheit gezahlt wird. Eine Regel ist nur notwendig bei einer Verteilung auf mehrere Vertragseinheiten, wie z.B. auf Wohnung und separaten Stellplatz oder mehrere Wohnungseigentumseinheiten.
- Lassen Sie Regeln nicht automatisch aufgrund der manuellen Buchung eines Umsatzes erstellen! Dadurch werden zu viele Kriterien gespeichert, die bei der geringsten Abweichung z.B. bei der Schreibweise von Auftraggeber oder Verwendungszweck bereits nicht mehr greifen.
Legen Sie Regeln manuell über den Rechtsklick auf den Kontoumsatz an:
In dieser Maske können Sie durch Klick auf 
die angebotenen Informationen zum Selektionskriterium machen.
Beachten Sie dabei folgendes:
- Zur Identifizierung des Zahlungspflichtigen oder Zahlungsempfängers genügt die IBAN. Der Name als zusätzliches Kriterium birgt mehr Konfliktpotential als Nutzen
- Reduzieren Sie den Verwendungszweck auf die Information, die die eindeutige Objektzuordnung ermöglicht.
Mit nur diesen beiden Kriterien sind die meisten Umsätze ausreichend genau zu identifizieren.
Ob Sie weitere Merkmale nutzen wollen, hängt von folgenden Erwägungen ab:
- Credit/Debit – legen Sie beispielsweise eine Regel für Versorger an, so können Sie z.B. „Debit“ zum Kriterium machen. Abschläge und Nachzahlungen werden automatisch gebucht, Gutschriften nicht.
- Umsatzbetrag – wollen Sie über Änderungen von z.B. Abschlagshöhen informiert werden und die Regel anpassen müssen? Ändert sich die Sachkontenbuchung nicht, ist eine Überwachung der automatischen Buchung nicht zwingend notwendig.
Lediglich bei einer von Ihnen definierten Verteilung auf verschiedene Sachkonten und/oder Verwaltungsobjekte ist die Festlegung auf den Umsatzbetrag zwingend.
Legen Sie stets die Buchungsart fest, ohne diese Angabe kann nicht gebucht werden. Die Auswahl „Sonstige Buchung“ ist zulässig, das Feld darf nur nicht leer bleiben.
Hallo,
ich habe jetzt alle Hilfen durchgeschaut und auch im Forum gesucht, aber ich komme nicht weiter mit folgendem Problem:
Ich habe einen Energieversorger mit dem wir für Objekt A 10 Verträge abgeschlossen haben und bei Objekt B 17 Verträge abgeschlossen haben. Jetzt möchte ich natürlich, dass die 27 Umsätze pro Monat (der Energieversorger bucht für jeden Vertrag extra ab) automatisch verbuchen, aber irgendwie kriege ich keine sinnvolle Regel aufgestellt, sodass alle Umsätze entsprechend verbucht werden.
Können Sie mir bitte weiterhelfen?
Herzlichen Dank!
Wie gut die Zuordnung von Umsätzen zu Regeln funktioniert, hängt in solchen Fällen auch immer davon ab, wie aussagekräftig die Verwendungszwecke von diesem Versorger angegeben werden.
Gibt es zum Beispiel in jedem Verwendungszweck eine Zeichenkette, die das jeweilige Objekt identifiziert und in jeder Abbuchung gleich verwendet wird? Wenn nur die Vertragsnummern angegeben werden - enthalten diese jeweils Zeichenfolgen, die objektspezifisch sind? In diesem Fall wären 2 Regeln ausreichend, wenn alle Vorgänge auf dasselbe Sachkonto gebucht werden.
Liefert der Versorger hier keine aussagekräftigen Zuordnungskriterien, müssten Sie tatsächlich für jede Abbuchung eine eigene Regel erstellen.
Zitat von Sebastian Gerullis (GFAD) am 6. April 2023, 12:23 UhrSie haben in Ihrer haussoft mittlerweile tausende von Buchungsregeln für das automatische Buchen und kaum noch eine davon funktioniert wirklich?
In der haussoft Anwendung finden Sie diese unter dem Namen "Zuordnungsregeln" und können diese wie folgt bereinigen lassen:
Für Zuordnungsregeln gilt allgemein:
- Ist in der Vertragseinheit die IBAN des Zahlungspflichtigen gespeichert, ist keine Regel notwendig, sofern über die IBAN nur eine Vertragseinheit gezahlt wird. Eine Regel ist nur notwendig bei einer Verteilung auf mehrere Vertragseinheiten, wie z.B. auf Wohnung und separaten Stellplatz oder mehrere Wohnungseigentumseinheiten.
- Lassen Sie Regeln nicht automatisch aufgrund der manuellen Buchung eines Umsatzes erstellen! Dadurch werden zu viele Kriterien gespeichert, die bei der geringsten Abweichung z.B. bei der Schreibweise von Auftraggeber oder Verwendungszweck bereits nicht mehr greifen.
Legen Sie Regeln manuell über den Rechtsklick auf den Kontoumsatz an:
In dieser Maske können Sie durch Klick auf
Beachten Sie dabei folgendes:
- Zur Identifizierung des Zahlungspflichtigen oder Zahlungsempfängers genügt die IBAN. Der Name als zusätzliches Kriterium birgt mehr Konfliktpotential als Nutzen
- Reduzieren Sie den Verwendungszweck auf die Information, die die eindeutige Objektzuordnung ermöglicht.
Mit nur diesen beiden Kriterien sind die meisten Umsätze ausreichend genau zu identifizieren.
Ob Sie weitere Merkmale nutzen wollen, hängt von folgenden Erwägungen ab:
- Credit/Debit – legen Sie beispielsweise eine Regel für Versorger an, so können Sie z.B. „Debit“ zum Kriterium machen. Abschläge und Nachzahlungen werden automatisch gebucht, Gutschriften nicht.
- Umsatzbetrag – wollen Sie über Änderungen von z.B. Abschlagshöhen informiert werden und die Regel anpassen müssen? Ändert sich die Sachkontenbuchung nicht, ist eine Überwachung der automatischen Buchung nicht zwingend notwendig.
Lediglich bei einer von Ihnen definierten Verteilung auf verschiedene Sachkonten und/oder Verwaltungsobjekte ist die Festlegung auf den Umsatzbetrag zwingend.
Legen Sie stets die Buchungsart fest, ohne diese Angabe kann nicht gebucht werden. Die Auswahl „Sonstige Buchung“ ist zulässig, das Feld darf nur nicht leer bleiben.