Zuordnungsregeln optimieren
Sie haben in Ihrer haussoft mittlerweile tausende von Zuordnungsregeln für das automatische Buchen und kaum noch eine davon funktioniert wirklich?
Sie können die Zuordnungsregeln wie folgt bereinigen lassen:
Für Zuordnungsregeln gilt allgemein:
- Ist in der Vertragseinheit die IBAN des Zahlungspflichtigen gespeichert, ist keine Regel notwendig, sofern über die IBAN nur eine Vertragseinheit gezahlt wird. Eine Regel ist nur notwendig bei einer Verteilung auf mehrere Vertragseinheiten, wie z.B. auf Wohnung und separaten Stellplatz oder mehrere Wohnungseigentumseinheiten.
- Lassen Sie Regeln nicht automatisch aufgrund der manuellen Buchung eines Umsatzes erstellen! Dadurch werden zu viele Kriterien gespeichert, die bei der geringsten Abweichung z.B. bei der Schreibweise von Auftraggeber oder Verwendungszweck bereits nicht mehr greifen.
Legen Sie Regeln manuell über den Rechtsklick auf den Kontoumsatz an:
In dieser Maske können Sie durch Klick auf 
die angebotenen Informationen zum Selektionskriterium machen.
Beachten Sie dabei folgendes:
- Zur Identifizierung des Zahlungspflichtigen oder Zahlungsempfängers genügt die IBAN. Der Name als zusätzliches Kriterium birgt mehr Konfliktpotential als Nutzen
- Reduzieren Sie den Verwendungszweck auf die Information, die die eindeutige Objektzuordnung ermöglicht.
Mit nur diesen beiden Kriterien sind die meisten Umsätze ausreichend genau zu identifizieren.
Ob Sie weitere Merkmale nutzen wollen, hängt von folgenden Erwägungen ab:
- Credit/Debit – legen Sie beispielsweise eine Regel für Versorger an, so können Sie z.B. „Debit“ zum Kriterium machen. Abschläge und Nachzahlungen werden automatisch gebucht, Gutschriften nicht.
- Umsatzbetrag – wollen Sie über Änderungen von z.B. Abschlagshöhen informiert werden und die Regel anpassen müssen? Ändert sich die Sachkontenbuchung nicht, ist eine Überwachung der automatischen Buchung nicht zwingend notwendig.
Lediglich bei einer von Ihnen definierten Verteilung auf verschiedene Sachkonten und/oder Verwaltungsobjekte ist die Festlegung auf den Umsatzbetrag zwingend.
Legen Sie stets die Buchungsart fest, ohne diese Angabe kann nicht gebucht werden. Die Auswahl „Sonstige Buchung“ ist zulässig, das Feld darf nur nicht leer bleiben.