Dokumentenmanagement

Schneller Zugriff auf hinterlegte Dokumente

Das integrierte HausSoft-Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass neben den Stamm- und Bewegungsdaten auch Dokumente, wie z. B. der Schriftverkehr mit dem Mieter oder Wohnungseigentümer, seine Abrechnungen, Mahnungen, Wohnungsgrundrisse usw. am Bildschirm des Hausverwaltungsmitarbeiters zur Verfügung stehen.

Der Zugriff auf die Dokumente ist völlig unkompliziert. Das Dokumentenmanagement finden Sie in einer übersichtlichen Ordnerstruktur in der Stammdatenmaske und die Dokumente lassen sich direkt von dort aus per Mausklick öffnen.

Dabei wird für alle vom Hausverwalter mit HausSoft direkt erstellten Dokumente die automatische Ablage im Dokumentenmanagement-System angeboten. Bei jedem HausSoft Druckvorgang lassen sich die erzeugten HausSoft Dokumente ohne zusätzlichen Aufwand per Mausklick ins DMS befördern. Dies gilt selbstverständlich auch für Seriendrucke, wie Abrechnungen, Mieterhöhungen usw. Hier legt das HausSoft DMS beim Ausdrucken die Einzeldokumente in die digitale Akte des Mieters bzw. Eigentümers ab.

Außerdem können Sie das HausSoft Dokumentenmanagement natürlich auch selber füllen. So können zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Bilder und Grundrisse im Objekt direkt oder in der jeweiligen Akte hinterlegt werden.

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Telefon: 030/269 1111
E-Mail: info@gfad.de

Vorteile für den Hausverwalter

  • Zentraler und schneller Zugriff auf alle Dokumente, die mit einem Mietvertrag in Verbindung stehen
  • Alle Dokumente stehen Ihnen da zur Verfügung, wo Sie sie benötigen
  • Einfache Weiterverarbeitung der hinterlegten Dokumente (Drucken, Mailen, Bearbeiten)
  • Einfaches Drag & Drop ihrer Dateien in die haussoft
  • Direktes Scannen von Dokumenten in die haussoft
  • Anbindung an die MS Office-Produkte Word, Excel, Outlook
  • Automatische Speicherung von Ausgangspost (Briefe, E-Mails) bei den jeweiligen Empfängern
  • Automatische Ablage der aus HausSoft generierten Rundschreiben, Abrechnungen, Mahnungen usw.
  • Berücksichtigung der DSGVO-Regeln beim Hinterlegen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten
  • Voreinstellbare Ablagestruktur, die individuell angepasst werden kann
  • Zentrale Speicherung und Sicherung aller hinterlegten Daten und Dokumente an einem zentralen Ort (DMS)
  • Anbindung des DMS an das Zugangsberechtigungssystem der haussoft
  • Einfacher Export der Dokumente inklusive der Aktenstruktur

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