haussoft | Rechnungsmanagement

Schnell erfasst, übersichtlich präsentiert

Ein Beleg sollte idealerweise nur einmal zeitnah zum Belegeingang angefasst werden. Wichtig ist dabei, dass alle relevanten Belegdaten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gespeichert werden. Hier zeigt das haussoft Rechnungsmanagement seine Stärken.

Das Rechnungsmanagement bietet automatisierte und vom Nutzer automatisierbare Lösungen für vielfältige Anforderungen:

• Verteilung von Kosten auf verschiedene Objekte
• Verteilung von Kosten auf verschiedene Sachkonten
• Erfassung enthaltener Vorsteuersätze und deren Absetzbarkeit bei Mischobjekten
• Anlegen von wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Abschlagsmitteilungen
• Belegspezifische Zusammenstellung von Verwendungszwecken und Buchungstexten

Kostenverteilung leicht gemacht

Bei der Erfassung von Ausgaben nach den spezifischen Belangen der Wohnungswirtschaft mit Blick auf spätere Abrechnungen oder die Absetzbarkeit von Vorsteueranteilen in Mischobjekten bietet das Rechnungsmanagement die optimale Unterstützung.

Sie verfügen mit dem Modul über eine komfortable Abschlagautomatik für die schnelle Erfassung mehrerer Zahlungstermine, in der Sie auch abweichende Zahlungen berücksichtigen können.

Alle Kostenpositionen können Sie bei Rechnungen und Gutschriften auf mehrere Sachkonten sowie auf mehrere Verwaltungsobjekte verteilen, letzteres auch automatisiert nach frei definierbaren Verteilungsregeln.

Angaben für haushaltsnahe Leistungen nach §35a EStG sowie einen abweichenden Zeitraum für die Betriebskostenabrechnung können Sie in jeder Position erfassen, wenn die Sachkonten dafür entsprechend konfiguriert wurden. Eine nachträgliche Erfassung oder Korrektur ist jederzeit möglich.

Zahlungen gut gemanagt

Der Zahlungsmanager sorgt für den reibungslosen Ausgleich der Verbindlichkeiten.

In einem Zahlungsvorschlag können Sie nach Ihren jeweils spezifisch gewählten Kriterien Rechnungen und Gutschriften zur Ausführung zusammenfassen. Bis zur Ausführung kann jeder Zahlungsvorschlag um weitere Zahlungen ergänzt oder reduziert werden.

Anschließend erfolgt die Zahlungsfreigabe durch einen berechtigten Anwender. Während dieser Aktion können Zahlungen ausgeschlossen werden, zum Beispiel bei strittigen Rechnungsinhalten oder mangelnder Kontodeckung.

Um anschließende Manipulationen auszuschließen, sorgt der Zahlungsmanager dafür, dass Zahlungen nach einer eventuell notwendigen Korrektur erneut freizugeben sind.

Zahlungsvorgänge, die als Erstattung oder aufgrund von Einzugsermächtigungen von Ihren Kreditoren ausgelöst werden, werden entsprechend berücksichtigt und im Zahlungsmanager automatisiert verarbeitet. Für Überweisungen erfolgt anschließend eine Übergabe an den Zahlungsverkehr und dort die Bereitstellung einer ausführbaren SEPA-XML-Datei.

Elektronischer Belegeingang

Ob Sie Papierrechnungen scannen, Rechnungen von Kreditoren als PDF bei Ihnen eingehen, Belegeingänge in Drittsystemen verarbeitet und dann bereitgestellt werden oder ob Sie bereits die elektronischen Formate erhalten – Sie können alle Varianten unabhängig vom Einsatz des Dokumentenmanagement in haussoft übernehmen und dort erfassen und gegebenenfalls ergänzen.

Dadurch wird eine unauflösbare und revisionssichere Verknüpfung zwischen Rechnungsdatensatz  und Beleg erzeugt, die über alle Bearbeitungsschritte einer Rechnung erhalten bleibt. Auch aus einem zugehörigen Reparaturauftrag, im Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe und aus der automatisch erstellten Sachkontenbuchung kann anschließend der zugehörige Sichtbeleg einfach und komfortabel aufgerufen und geprüft werden.

Export von elektronischen Belegen

Die sichere Verknüpfung von Rechnung und Beleg erlaubt es Ihnen, die zu den Rechnungen gehörigen Belege gesammelt zu exportieren und zum Beispiel an eine Finanzbuchhaltung oder zur Prüfung durch einen Verwaltungsbeirat zu übermitteln.

Wenn Sie es wünschen, kann die Ausgabe umfangreich gefiltert und gruppiert werden. Unabhängig von der ursprünglichen Namensgebung können exportierte Belegdateien individuell und bedarfsgerecht umbenannt werden. Dabei ist auch die automatisierte Verwendung von Variablen, wie z.B. Belegnummer oder Objektschlüssel möglich, um dem Empfänger des Exports die Zuordnung so einfach wie möglich machen. 

Elektronische Rechnungsformate

Der anhaltende Trend zur Digitalisierung wird durch das neue Wachstumschancengesetz weiter verstärkt, das unter anderem die zukünftige Rechnungsstellung in einem strukturierten elektronischen Format vorschreibt.

Auch während der vorgesehenen Übergangsfirst, die es Unternehmen erlaubt, zunächst weiterhin Papierrechnungen, bzw. Text- oder PDF-Dateien auszustellen, wird das Entgegennehmen einer elektronischen Rechnung ab dem 01.01.2025 zur Pflicht.

Stellt Ihnen ein Unternehmer eine elektronische Rechnung aus, müssen Sie diese unveränderlich in Ihr Belegwesen übernehmen. Mit Inkrafttreten des Gesetzes werden erstmals die der Rechnung anhängenden elektronischen Informationen maßgeblich, auch wenn ein Sichtbeleg zur Verfügung gestellt wird.

Diese strukturierten Daten enthalten den kompletten Rechnungsinhalt im XML-Format, welches eine einfache automatisierte Verarbeitung zulässt. haussoft bietet bereits seit einigen Jahren erfolgreich die Möglichkeit, diese elektronischen Rechnungsinformationen zu verarbeiten, so dass der Belegeingang mit einem hohen Automatisierungsgrad erfolgen kann. 

Rechnungsdatenimport

Nutzen Sie für die Rechnungserfassung ergänzend zur wohnungswirtschaftlichen Anwendung ein Drittsystem? Bearbeiten Sie Rechnungsvorgänge doppelt, welche Betriebskostenabrechnungen oder die Hausverwaltung betreffen? 

Um Ihnen zur weiteren Erleichterung und Steigerung der Effizienz eine Lösung zu bieten, wurde das Rechnungseingangsbuch um einen standardisierten Belegimport erweitert. Mit Verwendung dieses Moduls können Sie Rechnungseingangsbelege, die in einem Drittsystemen unter Zugrundelegung eines strukturierten CSV-Formats exportiert wurden, ganz einfach in den Belegeingang der haussoft importieren. 

Dabei können zur Ausführung der Zahlung fertiggestellte und im Drittsystem freigegebene Rechnungen vollständig übernommen werden, so dass Sie diese sofort im Zahlungsmanager verarbeiten können. Aber auch die Übernahme einzelner Rechnungsbestandteile sowie die anschließende Ergänzung und Weiterverarbeitung in haussoft ist möglich. 

Beide Varianten des Rechnungseingangs, elektronische Belege im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung sowie der Rechnungsdatenimport existieren dabei parallel und können nach Bedarf ergänzend verwendet werden. Sie erhalten von uns eine genaue Beschreibung für die Bereitstellung der Belegdaten, welche sie an den Hersteller der verwendeten Drittsoftware weitergeben können, damit dieser den Export der Belege nach Ihren Bedürfnissen anpassen kann.