haussoft | Rechnungsmanagement
Eingangsrechnungen effizient erfassen
Das haussoft Rechnungsmanagement verwaltet alle Vorgänge, die sich auf eingehende Belege beziehen. Rechnungen bzw. deren Korrekturen werden an dieser Stelle, optional auch als elektronischer Beleg, erfasst und kontiert. Dabei ist die manuelle oder regelbasierte Aufteilung der Kosten zu den Verwaltungsobjekten und Sachkonten, die Verwaltung der Zeitraum-Zuordnung von Betriebskosten, die Erfassung von haushaltsnahen Dienstleistungen und die Anlage von Wirtschaftsgütern für die Vermögensaufstellung in einer Wohnungseigentümerversammlung obligatorisch.
Lassen Sie sich von Ihren Lieferanten und Auftragnehmern Belege in Form elektronischer Belege ausstellen und profitieren Sie von ungeahnter Effizienz bei der Erfassung. haussoft unterstützt dabei die bewährten Formate ZUGFeRD und XRechnung. Die Archivierung der übermittelten Daten unabhängig vom Dokumentenmanagement gibt es dazu.
Um den Ausgleich der Verbindlichkeiten kümmert sich anschließend der Zahlungsmanager. Selbstverständlich können die Erstellung der Zahlungsvorschläge, die Freigabe der Rechnungen und die Ausführung der Zahlungen personell getrennt werden. So wird bei entsprechender Konfiguration das 4-Augen-Prinzip bewahrt.
Besonders komfortabel ist die Möglichkeit, bei der Erfassung von Rechnungen, die auf Reparaturaufträgen basieren, die dazugehörigen Daten aus dem haussoft Modul REPA+ zu übernehmen. Nach der Übernahme ist der Reparaturvorgang dauerhaft mit der Rechnung verknüpft. Eine Ansicht der Rechnungsdaten stehen dem Bearbeiter in der Reparaturabteilung, ebenso zur Verfügung, wie dem Bearbeiter der Rechnung, die vollumfänglichen Daten des Reparaturauftrages.
Schnell erfasst, übersichtlich präsentiert
Ein Beleg sollte nur einmal angefasst werden, idealerweise zeitnah zum Belegeingang. Wichtig dabei ist, dass alle relevanten Belegdaten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gespeichert werden. Hier zeigt das haussoft Rechnungsmanagement seine Stärken.
Egal, ob eine Verteilung auf mehrere Verwaltungsobjekte automatisiert erfolgen soll, die Rechnung unterschiedliche Vorsteuersätze enthält, die Zahlungstermine einer Abschlagsrechnung nur mit einem Klick angelegt oder der Verwendungszweck der Zahlung von Buchungstext getrennt behandelt werden sollen. Das Rechnungsmanagement bietet immer eine Lösung.
Schnell erfasst, übersichtlich präsentiert
Ein Beleg sollte nur einmal angefasst werden, idealerweise zeitnah zum Belegeingang. Wichtig dabei ist, dass alle relevanten Belegdaten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gespeichert werden. Hier zeigt das haussoft Rechnungsmanagement seine Stärken.
Egal, ob eine Verteilung auf mehrere Verwaltungsobjekte automatisiert erfolgen soll, die Rechnung unterschiedliche Vorsteuersätze enthält, die Zahlungstermine einer Abschlagsrechnung nur mit einem Klick angelegt oder der Verwendungszweck der Zahlung von Buchungstext getrennt behandelt werden sollen. Das Rechnungsmanagement bietet immer eine Lösung.
Kostenverteilung leicht gemacht
Die wohnungswirtschaftlichen Anforderungen an die Erfassung von Kostenbelegen sind spezieller Natur. An dieser Stelle ist es uns wichtig, dass der Anwender optimal unterstützt wird.
Neben einer komfortablen Abschlagautomatik für Vorauszahlungen, ist in jeder Kostenposition die Aufteilung auf mehrere Sachkonten sowie die Verteilung auf mehrere Verwaltungsobjekte möglich, letzteres auch automatisiert nach frei verfügbaren Verteilungsregeln.
Die Hinterlegung der Angaben für die haushaltsnahe Dienstleistung sowie einem abweichenden Zeitraum für die Betriebskostenabrechnung sind jederzeit möglich, wenn dieses so im Sachkonto konfiguriert wurde.
Zahlungen gut gemanagt
Der Zahlungsmanager sorgt für den Ausgleich der Verbindlichkeiten. Zunächst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt. Dieser fasst Zahlungen, Lastschriften und Gutschriften zu einer Verarbeitung zusammen. Alle Belege eines Zahlungsvorschlags sind damit für weitere Zahlungsaktionen gesperrt. In einen Zahlungsvorschlag können jederzeit Zahlungen hinzugefügt oder entfernt werden.
Anschließend erfolgt die Zahlungsfreigabe durch einen berechtigten Anwender. Während dieser Aktion können Zahlungen ausgeschlossen werden.
Die eigentliche Übergabe der Zahlungen an den Zahlungsverkehr erfolgt im dritten Schritt. Hierfür ist wiederum eine spezielle Berechtigung notwendig, so dass alle Vorgänge entsprechend gegen Manipulation gesichert sind.
Zahlungen gut gemanagt
Der Zahlungsmanager sorgt für den Ausgleich der Verbindlichkeiten. Zunächst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt. Dieser fasst Zahlungen, Lastschriften und Gutschriften zu einer Verarbeitung zusammen. Alle Belege eines Zahlungsvorschlags sind damit für weitere Zahlungsaktionen gesperrt. In einen Zahlungsvorschlag können jederzeit Zahlungen hinzugefügt oder entfernt werden.
Anschließend erfolgt die Zahlungsfreigabe durch einen berechtigten Anwender. Während dieser Aktion können Zahlungen ausgeschlossen werden.
Die eigentliche Übergabe der Zahlungen an den Zahlungsverkehr erfolgt im dritten Schritt. Hierfür ist wiederum eine spezielle Berechtigung notwendig, so dass alle Vorgänge entsprechend gegen Manipulation gesichert sind.
Teilautomatisierte Arbeitserleichterung
Die Digitalisierung ist als Trend auch in der Wohnungswirtschaft nicht mehr aufzuhalten. Die Bearbeitung von Eingangsbelegen im Rahmen des Rechnungsmanagements bietet diesbezüglich ein besonderes Potential. Mit Weitsicht hat die Bunderegierung schon vor Jahren in diesem Bereich eine Initiative gestartet, welche mittlerweile Früchte trägt. Viele Belegaussteller können die Rechnungen im ZUGFeRD– oder XRechnung-Format elektronisch an den Empfänger übermitteln. Bei Belegen an Bundesbehörden sowie deren Dienstleister (über 1.000 €) ist dieses seit dem 27. November 2020 sogar Pflicht.
Derartige Belege enthalten den kompletten Rechnungsinhalt zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format, so dass der Belegeingang mit einem hohen Automatisierungsgrad erfolgen kann. Das spart enorm Zeit.
Fordern Sie Ihre Lieferanten programmunterstützt dazu auf, Ihnen diese Effizienz zu ermöglichen. Der Rechnungsaussteller spart dabei ebenfalls Zeit bzw. Geld und schont zusätzlich die Umwelt.
Rechnungsmanagement – Vorteile für den Hausverwalter
- Effiziente Erfassung von Eingangsbelegen, auch elektronisch im ZUGFeRD- und XRechnung-Format*
- Einfügen von Belegen via Drag&Drop* oder automatisiert als Postfachscan*
- Bereits erfasste Belege mit gleichem Inhalt werden automatisch erkannt
- Ein Zuordnung und Identifikation von Kunden- und Vertragsnummern ist möglich
- Direkte Verbindung mit einem Reparaturauftrag
- Verwendungszweck und Buchungstext können unterschiedlich sein, beides kann über eine Vorlage automatisch generiert werden
- Belegnummernkreise, GoBD-konfrom
- Zuordnung von abweichenden Zeiträumen für die Betriebskostenabrechnung und Erfassung von haushaltsnahen Dienstleistungen
- Zahlungsziele werden automatisiert ermittelt, entweder aus den elektronischen Belegdaten* oder aus den Kreditor-Stammdaten
- Zahlungsmanager mit 4-Augen-Prinzip (Zahlungsvorschlag, Zahlungsfreigabe und Zahlungsausführung getrennt)
* nur mit Rechnungseingangsbuch+
| haussoft Standard | Rechnungseingang | Rechnungseingang Plus | |
| Effiziente Erfassung von Eingangsbelegen (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Kunden- und Vertragsnummer, Betrag) |
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| Automatische Erfassung von elektronischen Eingangsbelegen (ZUGFeRD, XRechnung) | |
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| Einfügen von Belegen via Drag&Drop oder automatisiert als Postfachscan | |
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| Archivierung von elektronischen Eingangsbelegen, unabhängig vom Dokumentenmanagement | |
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| Prüfung, ob die Rechnungsnummer des Belegs für diesen Lieferanten bereits erfasst wurde | |
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| Direkte Verbindung mit einem Reparaturauftrag möglich, alle Informationen stehen dann in beiden Abteilungen zur Ansicht, optional Zahlungsfreigabe aus dem Reparaturauftrag | |
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| Belegnummernkreise, GoBD-konfrom (global, pro Jahr und pro Verwaltungsobjekt) |
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| einfache Kostenverteilung (mehrere Sachkonten, Verwaltungsobjekte) |
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| automatisierte Kostenverteilung (nach Verteilerschlüssel wie z. Bsp. Gesamtfläche) |
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| Zuordnung von abweichenden Zeiträumen für die Betriebskostenabrechnung | |
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| Erfassung von haushaltsnahen Dienstleistungen | |
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| Erfassung von Vermögenswerten einer WEG für die Aufstellung in der Hausgeldabrechnung | |
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| Zuordnung und Identifikation von Kunden- und Vertragsnummern ist möglich | |
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| Einschränkung von Sachkonten und Verwaltungsobjekten pro Kreditor möglich, Fehlerfassungen werden vermieden | |
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| Zahlungen und Gutschriften optional inkl. 2-stufigem Skonto | |
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| Verwendungszweck und Buchungstext können abweichen, beide werden automatisch aus einer anpassbaren Vorlage generiert | |
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| Zahlungsziele werden aus den Kreditor-Stammdaten ermittelt und vorgeschlagen | |
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| Zahlungsziele werden aus dem elektronischen Beleg ermittelt | |
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| Zahlungsmanager mit 4-Augen-Prinzip (Zahlungsvorschlag, Zahlungsfreigabe und Zahlungsausführung getrennt) |
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