Reparaturmanagement

Reparaturen perfekt organisiert

Anstehende Reparaturen, planmäßige Wartungsarbeiten und Instandhaltungen lassen sich komfortabel mit dem haussoft Modul Reparaturmanagement verwalten. Von der Meldung durch den Vertragspartner oder Hausmeister über das Controlling der korrekten Durchführung, bis hin zur Kontrolle und der Bezahlung der Rechnung; all das managen Sie effektiv mit diesem Softwaremodul.

Mit dem Modul Reparaturmanagement organisieren Sie perfekt die Aufnahme und Überwachung von Reparaturvorgängen. Bei der Erfassung der Daten können Sie zwischen einer Schnell- und einer Normalerfassung wählen. In beiden Varianten steht Ihnen eine nach Gewerken bzw. Verwaltungsobjekten vorgefilterte Auftragsnehmerauswahl zur Verfügung. Die Schnellerfassung bietet Ihnen den Vorteil, weniger komplexe Aufträge in sehr kurzer Zeit zu beauftragen. Um den Verwaltungsalltag z. B. bei Mietersprechstunden zu vereinfachen, haben wir den Zugriff auf die Reparaturaufträge kontextsensitiv ausgelegt, d. h. der Verwalter kann aus den Stammdaten heraus direkt bestehende Reparaturvorgänge einsehen und Neue beauftragen.

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Vorteile für den Hausverwalter

  • kontextsensitive Erfassung der Auftragsdaten
  • einfach und intuitiv zu bedienender Workflow
  • Ausweis der im Objekt hinterlegten Kontaktdaten des technisch Verantwortlichen im Auftrag
  • Überwachung von Gewährleistungsansprüchen und der Pflicht zur Nacherfüllung
  • frei definierbarer Leistungskatalog zur Erfassung standardisierter und somit einheitlichen Mengen- und Massenbeschreibungen
  • schneller Überblick über die bereits beauftragten Reparaturen in den Objekten und Vertragseinheiten inklusive der Visualisierung von Fristüberschreitungen
  • Hinweis auf bestehende Kleinstreparaturklauseln

Reparaturen abteilungsübergreifend überwachen und dokumentieren

Vereinbarte Kleinstreparaturklauseln in Mietverträgen werden bei Auftragsanlage automatisch überwacht und geben dem Verwalter die Möglichkeit, den Vertragspartner mit den Reparaturkosten zu belasten.

Optional bietet Ihnen der Leistungskatalog die Möglichkeit wiederkehrende Auftragstexte zu standardisieren sowie Standard- und Festpreise für einzelne Auftragnehmer zu hinterlegen und den Auftrag für die Verarbeitung vor zu kontieren.

Der Verwalter kann die mit dem Auftragnehmer vereinbarte Gewährleistung hinterlegen, die dann automatisch von HausSoft überwacht wird. Künftige Aufträge zum gleichen Gewerk und Bauausführenden prüft die Software dann auf eine mögliche Nacherfüllungsverpflichtung.

Das Modul vereinfacht die Erfassung der Rechnung im Rechnungseingang durch Übernahme der Auftragspositionen und verknüpft den Reparatur-Vorgang mit der Rechnung. Ab diesem Zeitpunkt stehen sowohl dem technischen Verwalter die Rechnungsdaten im Reparaturauftrag als auch dem Mitarbeiter in der Buchhaltung die technischen Daten des Auftrags zur Verfügung.

Die Überwachung und Dokumentation erfolgt abteilungsübergreifend. Dabei können sich die Mitarbeiter der beteiligten Bereiche jederzeit schnell und einfach über den aktuellen Auftragsstatus informieren. Gleichzeitig unterstützt dieses Modul das 4-Augenprinzip bei der Rechnungsprüfung vor der Freigabe der Zahlung.
Die Verarbeitung der Reparaturaufträge folgt einem festgelegten Workflow von der Meldung bis zur Zahlung. Dieser Workflow unterteilt sich in die einzelnen Stadien:

 

  • Meldung
  • Auftragsfreigabe
  • Auftragsdruck inkl. DMS-Archivierung
  • Auftragsabnahme
  • Rechnungseingang
  • Rechnungsfreigabe optional durch Buchhaltung oder technische Fachabteilung
  • Zahlung

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