Versammlungs- und Beschlussmanagement VBM

Eigentümerversammlung leicht gemacht

Mit dem Versammlungs- und Beschluss-Management (VBM) werden alle Arbeiten rund um die Eigentümerversammlung, inklusive Beschlussfassung, sowie auch das schriftliche Beschlussverfahren (Umlaufbeschluss) optimal unterstützt.

Unterstützt werden alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Arbeiten, die bisher zeitaufwändig mit Word und Excel und teilweiser Nutzung von HausSoft erledigt wurden, erledigen Sie nun mit dem HausSoft-VBM.

Einladungen, Tagesordnungspunkte, Stimmkarten, Vollmachten und Anwesenheitsliste, alles was Sie sonst in einzelnen manuellen Schritten erstellen mussten, drucken Sie mit HausSoft „VBM“ nun automatisch und ohne Aufwand.

Neue Versammlungen können auch aus bereits angelegten Versammlungen (z. B. einer Musterversammlung oder die der Versammlung des Vorjahres) erzeugt werden. Dabei ist das Vervielfältigen auf andere WEGs möglich, wobei die Eigentümerdaten automatisch aktualisiert werden.

Während der Versammlung kann das VBM auch ohne Internetverbindung in vollem Umfang genutzt werden (Offline-Modus). Bei der nächsten Verbindung zur Datenbank werden alle Daten automatisch synchronisiert.

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Telefon: 030/269 1111
E-Mail: info@gfad.de

Vorteile für den Hausverwalter

  • Unterstützung in allen Versammlungsphasen. (einschließlich Vorbereitung, Nachbereitung)
  • Mobiler Einsatz auch ohne Online-Verbindung
  • Einfaches Handling und hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit anstelle komplizierter Excel-Tabellen
  • Vorbereitung
    • Einfache Übernahme vordefinierter Strukturen für Tagesordnungen
    • Automatische Auswahl der einzuladenden Eigentümer
    • Auswahl vordefinierter Abstimmungsprinzipien
    • Automatisches Generieren von Stimmkarten, Vollmachten und der Anwesenheitsliste
  • Versammlung
  • Nachbereitung

Der Versammlungs-Recorder Die WEG-Versammlung „Live“

Für die Unterstützung Ihrer Eigentümer-Versammlung enthält das VBM intelligente Funktionen zur

  • Anwesenheitskontrolle einschließlich Erfassung temporärer Abwesenheiten
  • Überwachung der Beschlussfähigkeit
  • Beschlussfassung inklusive zuverlässiger Erfassung der abgegebenen Stimmen
  • Komfortable Protokollführung,
  • Protokolldruck, auf Wunsch mit detaillierter Darstellung des Abstimmungsverhaltens

Anwesenheit und Vollmachten

Bereits vor dem Beginn der Versammlung können die vorliegenden Vollmachten inklusive des Eigentümervotums je Tagungsordnungspunkt (TOP) eingegeben werden.

Während der gesamten Versammlung kann ein Anwesenheitsprotokoll geführt werden. Damit läßt sich unkompliziert die Beschlussfähigkeit feststellen und während der laufenden Versammlung überwachen.

Abstimmung

Während der Versammlung werden der Verlauf protokolliert und die Beschlussanträge einzeln abgearbeitet. Die abgegebenen Stimmen können summiert oder mit namentlicher Zuordnung erfasst werden.

Die in der Teilungserklärung definierten Abstimmungsmodi sind zu jedem Tagungsordnungspunkt (TOP) hinterlegt, so dass das Abstimmungsergebnis selbst bei komplizierten Mehrheitsverhältnissen über die einfache namentliche Zuordnung sofort automatisch ermittelt wird.

Dies verringert Ihren Aufwand in jedem einzelnen Arbeitsschritt, und minimiert gerade in größeren und turbulenten Versammlungen den Stress und die Gefahr, Fehler zu begehen.

 

Protokolldruck

Bereits zum Versammlungsende stehen alle Daten (Verlaufsprotokoll, Beschlussanträge usw.) inklusive der Details zu jedem einzelnen Abstimmungsergebnis zur Verfügung. Diese können sofort in einem vollständigen Protokoll ausgedruckt und zur Unterschrift vorgelegt werden.

Mit dem endgültigen Druck des Versammlungsprotokolls wird die gesamte Versammlung festgeschrieben und die gefassten Beschlüsse können in die Beschlusssammlung übernommen werden.

 

Beschlusssammlung

Die integrierte Funktion unterstützt den Verwalter aufgrund ihrer Komfortabilität und Praxisnähe einfach und effizient bei seiner Pflicht zur Dokumentation aller Eigentümerbeschlüsse sowie Urteile und Vergleiche.

Bei automatischer Übernahme der Beschlüsse aus dem Versammlungsprotokoll entfällt die aufwändige Bearbeitung und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen der „unverzüglichen“ Eintragung in die Beschlusssammlung.

Eventuelle Anfechtungen oder Feststellungsanträge können ausführlich dokumentiert werden. Die daraus resultierenden gerichtlichen Urteilsformeln erhalten ebenfalls Eingang in die Beschlusssammlung.

Zusammenfassend enthält die HausSoft Beschlusssammlung die folgenden Funktionalitäten:

  • Erfassung von Beschlüssen aus der Versammlung der Wohnungseigentümer mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung
  • Einfügen von schriftlichen Beschlüssen
  • Zuordnen von gerichtlichen Entscheidungen oder Vergleichen, mit Urteilsformel, Gericht, Aktenzeichen, Bezeichnung der Parteien usw.
  • Integrierte Druckfunktion zum Ausdruck aller oder ausschließlich der veröffentlichten Beschlüsse
  • Automatische Übernahme der Beschlüsse aus dem Modul Versammlungs- und Beschlussmanagement

 

 

Einsichtnahme

Hier werden die Kontaktdaten des Einsichtnehmenden protokolliert und neben den Kontaktdaten die Grundlage der Einsichtnahme erfasst.

Nach Erstellung des Anschreibens entsteht ein Protokolleintrag, in dem der Zeitstempel und Versandweg festgehalten werden.

 

 

Zusammenfassende Merkmale

Unter anderem bietet das Modul folgende Funktionen:

  • Versammlungsvorbereitung: Einladung, Tagesordnung, Vollmachten, Stimmkarten, Anwesenheitsliste
  • Schriftliches Beschlussverfahren
  • Versammlungs-„Recorder“: Kontrolle der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit, Protokollführung, Abstimmung und Beschlussfassung, Anschreiben für Protokollversand
  • Automatische Beschlusssammlung: Übernahme aus dem Versammlungsprotokoll
  • Einsichtnahme und Dokumentation: Erfassung Einsichtsberechtigte, Einsichtnahme-Protokoll

 

 

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