Verwaltungsobjekte / Vertragseinheiten / Personen

Verwaltungsobjekte unterstützen Anlage und Pflege von Objektdaten

In der Abteilung Verwaltungs-„Objekte“ sind sämtliche Funktionen gebündelt, die zur Anlage und Pflege von Objektdaten und Verträgen und zum Erstellen von stammdatenbasierten Auswertungen dienen. Hinzu kommen Funktionen, welche die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern per Telefon, Rundschreiben, Einzelbrief, E-Mail, u.v.m. unterstützen und die dabei entstehenden Dokumente anschließend im Dokumentenmanagementsystem ablegen.

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Vertragseinheiten – Datencenter für den Hausverwalter

Die Stammdaten einer Vertragseinheit werden grundsätzlich durch die Definition ihrer Nutzungsart (Wohnungs- und Gewerbeeinheit bzw. Wohnungseigentum) gesteuert. Die ausgewählte Nutzungsart bestimmt den Aufbau der angebotenen Erfassungsmasken, das Angebot an Feldern, untergeordneten Dialogen mit einer Vielzahl an Details. Gerade diese Details sind es, die den Unterschied zwischen einer professionellen Hausverwaltungslösung und einem einfachen Verwaltungsprogramm ausmachen.

Im Grundsatz bildet die Vertragseinheit die Zentrale für alle zusätzlichen Informationen sowie nachgelagerten Prozesse und Funktionalitäten. Hier werden speziell die Daten für Bankverbindungen und Lastschriftmandate vorgehalten, Mietsicherheiten und Informationen zu Mieterhöhungen verwaltet und Dokumente und Reparaturaufträge angezeigt. Auch die buchhalterischen Bewegungen zu dem jeweiligen Vertrag werden an dieser Stelle angezeigt.

Personen DSGVO-gerecht verwaltet

Im haussoft-Modul Personen werden alle im Verwaltungskontext relevanten Personen zentral erfasst und DSGVO-gerecht verwaltet, so dass eine Erweiterung oder Aktualisierung von Personenstammdaten programmweit nur ein einziges Mal erfolgen muss.

Personen werden in haussoft grundsätzlich in 3 Typen, den natürlichen, juristischen und öffentlichen unterschieden. Die zur Verfügung gestellten Details für die Datenerfassung einer Person erfolgen direkt abhängig von der Spezialisierung einer Person. Dabei wird ihr direkt bei der Erfassung oder späteren Verwendung in den anderen Abteilungen automatisch die Personenrolle als Kreditor, Eigentümer, Mieter bzw. Auftragnehmer zugewiesen.

Zusätzlich werden weitere Informationen zu einer Person durch ihre Verwendung in anderen Programmteilen eingeblendet, so dass z. B. für einen Eigentümer alle mit ihm verbundenen Wohneigentumsobjekte aufgelistet werden und somit direkt im Zugriff sind. Dadurch entsteht ein schneller Überblick, der dem Verwalter hilft, seinen Ansprechpartner umfassend zu informieren und Zusammenhänge effizient zu erfassen.​

 

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