ZUGFeRD

ZUGFeRD – Datenaustausch mit einheitlichem Rechnungsformat

ZUGFeRD ist ein Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Rechnungsautomatisierung und wurde bereits 2014 als einheitliches Rechnungsdatenformat vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt. ZUGFeRD wie auch das de facto identische französische offene E-Rechnungsformat Factur-X, betten maschinenlesbares UN/CEFACT XML in menschenlesbare PDF-Dateien ein – gemäß der Richtlinie EU/2014/55 und des Standards EN16931.

E-Rechnung – ZUGFeRD vereint XML und PDF

ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.

Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesen Software die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt und somit die weitere (digitale) Verarbeitung ermöglicht.

Das Ziel von ZUGFeRD ist u. a. die Kommunikation zwischen Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu verbessern indem eine Formatabsprache zwischen den Rechnungsparteien überflüssig wird. Die elektronische Kommunikation wird somit dadurch schneller, komfortabler und vereinheitlicht.

ZUGFeRD 2.1.1: Die Alternative zur XRechnung

Seit dem 11. März 2019 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

ZUGFeRD Profile

In der Version 2.1.1 von ZUGFeRD wird mit dem Profil XRechnung ein weiteres Profil neben den bereits etablierten Profilen BASIC, COMFORT und EXTENTED zur Verfügung gestellt (Die Profile BASIC WL und MINIMUM sind in Deutschland nicht verbreitet, da die Rechnungslegungsrichtlinien in diesen Formaten nicht eingehalten sind und sie nur als Buchungshilfe dienen können.). Das neue Profil XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, da nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 erfüllt werden, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung enthalten sind.

ZUGFeRD 2.1.1 und Factur-X 1.0 sind weiterhin vollständig kompatible und technisch identische Formate, die bereits ab dem 24. März 2020 gemeinsam die Kennung Factur-X nutzen. Beide Formate sind grundsätzlich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Bei der Verwendung des ZUGFeRD-Formats ist gewährleistet, dass Sie auf jeden Fall einen Sichtbeleg erhalten, den Sie einfach und verständlich einem Eigentümer oder Prüfer übermitteln bzw. anderweitig zur Verfügung stellen können. Wenn Sie Ihre Lieferanten dazu anhalten möchten, Ihnen elektronische Belege zuzusenden, dann empfehlen wir daher das ZUGFeRD Format.

Eine weitere nützliche Eigenschaft von ZUGFeRD ist, dass alle elektronischen Übermittlungswege (E-Mail, FTP, etc.) erlaubt sind, während XRechnung nur als Web Service genutzt werden kann.

Für die Dokumentenablage ergibt sich ein weiterer Vorteil: Eine ZUGFeRD Rechnung erscheint in der Dokumentenvorschau des DMS immer als Sichtbeleg. Die XRechnung präsentiert sich dort unübersichtlich als Datenstruktur und ist vom Anwender nicht so leicht lesbar.