Elektronische Belegerfassung – haussoft bietet das Modul „Rechnungseingang Plus“ an
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind aus dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Die deutschen Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber akzeptieren seit November 2020 nur noch elektronische Rechnungen (Ausnahme: Beträge unter 1.000 EUR) und haben damit einen wichtigen Beitrag geleistet zur Durchsetzung digitaler Rechnungen im Geschäftsleben. Schon zwei Jahre zuvor, seit November 2018, waren Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.
haussoft trägt dieser Entwicklung Rechnung und hat das Modul Rechnungseingang+ entwickelt, das Hausverwaltern eine Reihe überzeugender Vorteile bietet. Mit diesem Modul verringern sich die Bearbeitungszeiten bei der Belegerfassung deutlich, wodurch sich die Rechnungseingabe und Rechnungserfassung mit einem reduzierten Personaleinsatz bewältigen lässt.
Dank der digitalen Übermittlung von Rechnungsinformationen können auch menschliche Fehler bei der Erfassung bzw. Übertragung von Rechnungsinformationen ausgeschlossen werden. Aber keine Sorge: Trotz der Verarbeitung digitaler Rechnungsinformationen liegt die Rechnung auch immer als PDF vor und steht dem Hausverwalter als schnell abrufbarer Sichtbeleg zur Verfügung.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Der elektronische Belegeingang des Moduls Rechnungseingang+ kann Belege in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten, den beiden gängigsten Formaten im Bereich der E-Rechnung. ZUGFeRD baut auf den etablierten EDI- und Branchenstandards auf und ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.
Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesen-Software die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt und somit die weitere (digitale) Verarbeitung ermöglicht.
Im Vergleich zum Format ZUGFeRD weisen XRechnungen einen entscheidenden Nachteil auf. Hier ist der Sichtbeleg in Form eines PDFs nicht garantiert. Rechnungen können mitunter nur digitale Rechnungsinformationen enthalten, die sich schlecht einem Hauseigentümer oder externen Prüfer zur Dokumentation präsentieren lassen.
Innerhalb der Rechnungsverarbeitung in haussoft eröffnet sich ein weiterer Vorteil: Eine ZUGFeRD Rechnung erscheint in der Dokumentenvorschau des DMS immer als Sichtbeleg. Die XRechnung präsentiert sich dort unübersichtlich als Datenstruktur und ist vom Anwender nicht so leicht lesbar.
Das Modul Rechnungseingang+ ist für Kunden der haussoft-Version 4.0 ab sofort verfügbar. Weitere Informationen dazu finden Sie im Bereich Funktionen.