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Zensus 2022: Stichtag für die Datenlieferung und Datenschutz bei der Übertragung personenbezogener Daten

09.05.2022 | Nachrichten

Sie verwalten Wohnungsbestände und haben gerade Post von Ihrem Statistischen Landesamt bekommen? Das Statistische Landesamt hat Sie darin aufgefordert, ihm Gebäude- und Wohnungsdaten zu den Objekten zu liefern, die zum Stichtag des Zensus 2022 (15. Mai 2022) zu Ihrem Verwaltungsbestand gehören? Und nun stehen Sie vor einigen Fragen, wie Sie das Auskunftsbegehren des Statistischen Landesamt erfüllen können?

Im Rahmen des Zensusgesetzes (ZensG) sollen nach § 10 Abs. 2 ZensG auch personenbezogene Daten der Mieter wie Name, Vorname und Anschrift als Hilfsmerkmale an die Statistischen Landesämter übertragen werden. Somit findet im Rahmen des Zensus auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung direkte Anwendung, so dass es für diese Datenübermittlung einer datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage bedarf. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Zensus 2022 zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1lit. c DSGVO.

Allerdings liegt in dieser Verarbeitung personenbezogener Daten eine Zweckänderung gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vor, da die ursprünglich zur Durchführung des Mietvertrages erhobenen Daten, nunmehr im Rahmen des Zensus verarbeitet werden. Liegt eine Zweckänderung vor, so sind den Betroffenen gemäß Art. 13 Abs. 3 DSGVO Informationen über diesen Zweck sowie alle anderen maßgeblichen Informationen aus Art. 13 DSGVO zur Verfügung zu stellen. Grundsätzlich sind Datenschutzinformationen u.a. in transparenter und leicht zugänglicher Form an die Betroffenen zu übermitteln.

Wie das in Ihrem konkreten Fall aussehen kann, erläutern Ihnen gern Ihr betrieblicher Datenschutzbeauftragter oder die Kollegen der GFAD Datenschutz GmbH unter 030 269 111 601 bzw. datenschutz@gfad.de. Dort können Sie Mustervorlagen für eine DSGVO-konforme Information der Mieter abrufen und Antworten auf alle weitergehenden Fragen zum Datenschutz in der Immobilienbranche erhalten.

Die Statistischen Landesämter haben im 1. und 2. Quartal 2022 Testdatenlieferungen für die Gebäude- und Wohnungszählung (GWZ) angeboten, die von ca. 10 bis 15 Prozent der Angeschriebenen beantwortet wurden und wertvolle Hinweise für die anstehende Datenübermittlung zum 15. Mai lieferten:

CSV-Datei

Die verwendete CSV-Datei muss als UTF 8 codiert werden, damit bei der Übertragung in das GWZ-Fachverfahren keine Zeichensatzfehler auftreten. Im Anforderungsschreiben des Statistischen Landesamtes haben Sie eine 9-stellige Großeigentümer-ID übermittelt bekommen, die in der ersten Zeile der CSV-Datei korrekt eingetragen sein muss.

Lieferung aller Merkmale der Datensatzbeschreibung

Die in der Datensatzbeschreibung aufgelisteten Objektmerkmale sind dem Statistischen Landesamt mitzuteilen, sofern sie zutreffend bzw. vorhanden sind. Die Statistischen Ämter können keine GWZ-Datenlieferungen akzeptieren, in denen Kann-Merkmale in größerem Umfang fehlen.

Hausnummernbereiche auftrennen

Die Lieferung von GWZ-Daten für zusammengefasste Hausnummernbereiche bzw. Wirtschaftseinheiten (z. B. Berliner Straße 17–21) ist beim Zensus 2022 nicht möglich. Hier ist eine separate Erfassung für jede einzelne Hausnummer / Wirtschaftseinheit zwingend erforderlich.

Satzarten für Gebäude- und Wohnungsdatensätze

Im Unterschied zur bisherigen Praxis werden bei der diesjährigen GWZ-Datenlieferung unterschiedlich lange Gebäude- und Wohnungsdatensätze in einer Lieferdatei aufgeführt. Die Satzart 1 wird für Gebäudedatensätze verwendet, die Satzart 2 für Wohnungsdatensätze. Beide Datensätze müssen in der gleichen CSV-Datei geliefert werden.

Amtlicher Gemeindeschlüssel

Der Amtliche Gemeindeschlüssel (AGS) ist ein technisches Pflichtmerkmal, da Datenlieferungen ohne den AGS für die amtliche Statistik nicht verwendbar sind.

Anzahl aller Wohnungen im Gebäude

Bei der Angabe der Wohnungen in Position 15 im Gebäudedatensatz sind alle Wohnungen zu berücksichtigen, egal ob diese aktuell bewohnt sind, leer stehen oder gewerblich genutzt werden. Wohnungsunternehmen sind aufgefordert auch die Wohnungen mitzuzählen, für die sie selbst nicht auskunftspflichtig sind, sondern andere Wohnungseigentümer oder Verwalter.

Anzahl und Namen der Bewohner

Hier ist die Anzahl der Personen anzugeben, die die betreffende Wohnung ständig oder regelmäßig bewohnen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob diese auch am Zensusstichtag in der Wohnung anzutreffen sind.

Hat der Verwalter oder Eigentümer keine genaue Kenntnis von der Anzahl der Bewohner, gibt er die Personenzahl an, die nach seiner Kenntnis in der Wohnung wohnt.

Bei mehreren Bewohnern sind auch entsprechend mehrere Namen anzugeben, sofern diese bekannt sind. Sind die Bewohnernamen nicht bekannt, ist der Name derjenigen Person / Firma anzugeben, mit der der Mietvertrag abgeschlossen wurde.

Keine Angaben mit Komma

Angaben wie die Nettokaltmiete, die Fläche und die Raumanzahl sind ohne Kommastellen, also ganzzahlig zu übermitteln. Hierbei ist das kaufmännische Rundungsverfahren zu wählen.

Anzahl der Räume

Bei der Zahl der Räume sind alle Wohn-, Ess- und Schlafzimmer und weitere separate Räume (z. B. bewohnbare Keller- und Bodenräume) mit einer Mindestgröße von 6 qm mitzuzählen sowie abgeschlossene Küchen unabhängig von ihrer Größe.

Leerstehende Wohnungen

Wenn Wohnungen als leerstehend gemeldet werden, müssen zusätzlich die Merkmale „Dauer des Wohnungsleerstandes“ und „Verfügbarkeit der leerstehenden Wohnung innerhalb von 3 Monaten nach Stichtag für eine Vermietung / einen Bezug“ angegeben werden. Steht die Wohnung nicht innerhalb eines Zeitraums von 3 Monaten zur Verfügung, wird als weiteres Merkmal der „Hauptgrund des Leerstandes“ angegeben.

Nicht zu vergessen ist die Angabe der Merkmale „Fläche der Wohnung“ und „Zahl der Räume“ auch für leerstehende Wohnungen.

Weitere Informationen zum Zensus 2022 finden Sie in einem Artikel aus dem Herbst letzten Jahres.

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