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Vermögensstatus entspricht nicht der Instandhaltungs­rücklage – Woran kann das liegen?

21.08.2020 | Tipps & Tricks

Im Zuge der Diskussion zur WEG-Novelle 2020/2021 könnte der Vermögensstatus in der WEG-Abrechnung wieder zur gesetzlichen Pflicht werden. Neben der Umbenennung der Instandhaltungsrücklage in Erhaltungsrücklage soll der Hausverwalter künftig nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht mit Berücksichtigung der Erhaltungsrücklage aufstellen.

haussoft unterstützt schon seit Beginn der haussoft-Version 3.2 den integrierten Druck des Vermögensstatus in der WEG-Abrechnung über die Option „WEG-Status drucken“.

Dieser Druck macht jedoch nur Sinn, wenn in der Abrechnung die Soll-Vorauszahlungen gemäß Wirtschaftsplan herangezogen und die Abrechnungsspitzen berechnet werden. Möchte man in diesem Zuge das „Ist-Vermögen“ mit den Soll-Rücklagen vergleichen, empfiehlt es sich, diese Sachkonten der Soll-Rücklagen bei den Sollbestandskonten zu hinterlegen.

Die monatliche Sollzuführung zur Rücklage gemäß Wirtschaftsplan kann automatisiert über die Sollstellungsroutine durch haussoft gebucht werden. Damit muss dann nur noch die Veränderung der Soll-Rücklage durch gefasste Beschlüsse durch die Eigentümergemeinschaft berücksichtigt und gebucht werden.

Vereinzelt erreichen den Support des haussoft-Teams Kundenanfragen, weil der ausgewiesene Vermögensstatus nicht der Erhaltungsrücklage entspricht. Hier ist die Ursache mitunter schwer zu ergründen, da der Vermögensstatus zeitlich unabhängig ist. Gerade wenn in der Vergangenheit der Vermögensstatus, der bisher nicht verpflichtend ist, gar nicht gedruckt wurde, kann die Differenz schon Jahre zuvor entstanden sein und wurde über die Jahre „mitgetragen“.

Wie kann dies passieren?

Eine Ursache könnte sein, dass bei einem Verwalterwechsel der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), der vorherige Verwalter die verbrauchsabhängigen Kosten fälschlicherweise nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, der neue Verwalter die verbrauchsabhängigen Kosten korrekt nach dem Leistungsprinzip abgerechnet hat. Da die Schlussrechnungen z. B. für die Fernwärmeversorgung der Zentralheizung erst im Folgejahr erstellt und in Rechnung gestellt werden, müssen diese Schlussrechnungen der verbrauchabhängigen Kosten abgegrenzt und somit in der Abrechnung für das Vorjahr berücksichtigt werden.

In diesem Beispiel geht der neue Verwalter davon aus, dass diese Schlussrechnung bereits im Vorjahr abgerechnet worden ist, dies tatsächlich aber nicht passiert ist. Somit ist die Schlussrechnung bezahlt aber gegenüber den Eigentümern nicht abgerechnet worden. Dieser Betrag fehlt dann auf dem Bankkonto, im Vermögensstatus und es kommt zu einer Differenz, die solange mitgetragen wird, bis Sie ausgeglichen wird.

Ein weiteres Beispiel wäre, dass eine Instandhaltungsmaßnahme, welche aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden sollte und bezahlt worden ist, fälschlicherweise zusätzlich in die Einzelabrechnung der Jahresabrechnung eingeflossen und somit gegenüber den Eigentümern abgerechnet worden ist. Dieser Betrag würde ebenfalls im Vermögensstatus auffallen und zu einer Differenz führen, die ebenfalls von Jahr zu Jahr bis zum Ausgleich mitgetragen wird.

Hier kann der haussoft-Support nicht immer die Ursache der Differenz finden, er kann Ihnen aber Empfehlungen zum Ausgleich oder Korrektur des Vermögensstatus geben. Abseits der Umsetzung innerhalb der haussoft ist es aus unserer Sicht unabdingbar einen Beschluss über den Ausgleich in der Eigentümerversammlung herbeizuführen.

Bei einer Differenz in der „Saldenverprobung“, also im Vergleich der Salden der Anfangs- und Endbestände der Bankkonten und dem Saldo aus Einnahmen und Ausgaben, kann der haussoft-Support seine Kunden immer unterstützten und bei der Auflösung helfen. Diese Differenz bezieht sich direkt auf die Abrechnung sowie dem entsprechenden Abrechnungszeitraum und ist damit anders als eine Differenz im Vermögensstatus zeitlich klar gebunden.

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