Buchhaltung / Mahnwesen / Nebenkostenabrechnung / Mieterhöhung / Einnahmen-Überschussrechnung

Buchhaltung – perfekt für Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung

haussoft besitzt im Grundmodul eine auf dem Einnahmen/Überschuss-Prinzip basierende zertifizierte/testierte Buchhaltung (vereinfachte Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG). Das Buchwerk entspricht dem Prinzip der doppelten Buchführung. In einem Buchungssatz wird grundsätzlich Soll an Haben gebucht und so jeder Geschäftsvorfall zeitgleich doppelt, jedoch auf verschiedenen Konten gespeichert. Dabei wird der gleiche Werte einmal im Soll und einmal im Haben gebucht. Zusätzlich wurde das Buchhaltungsmodul für die speziellen Anforderungen an die Mietenbuchhaltung bzw. die Buchführung von Wohnungseigentümergemeinschaften optimiert.

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Die Buchhaltung der HausSoft stellt unter anderem die folgenden Funktionalitäten zur Verfügung

  • Automatische Sollstellung unter Berücksichtigung von Miet- bzw. Hausgeldanpassungen mit wahlweiser Erstellung von Leerstandausbuchungen und Erlöskontenbuchungen
  • Automatisierte Verbuchung importierter Kontoauszüge (MT940 Swift / CAMT)
  • Optionale Unterstützung virtueller Konten (Commerzbank, Aareal Bank)
  • Frei definierbare Buchungsregeln für die Optimierung der Umsatzverbuchung inklusive automatischer Verarbeitung bei Über- oder Unterzahlung
  • Manuelles Buchen inklusive Saldenabstimmung und intervallbezogene Unterkontenführung
  • Integriertes Mahnwesen, wahlweise auf Basis der Offenen Posten oder der Kontensalden
  • Unterstützung der Abrechnungen durch Abgrenzung oder die freie Zuordnung eines Leistungszeitraums für Kostenbuchungen
  • Buchungen mit Vorsteuerschlüssel zum Ausweis der Vorsteuer und Errechnung der Nettokosten sowie entsprechendem Ausweis der Nettobeträge in der Betriebskostenabrechnung bei vorsteuerabzugsberechtigen Mietern
  • Erfassung von steuerbegünstigten Aufwendungen nach § 35a EStG zum Ausweis als Anlage zur Abrechnung oder mit separatem Anschreiben
  • Verwendung zusätzlicher Merkmale zur Unterstützung bei voll oder anteilig zum Vorsteuerabzug berechtigten Eigentümern von Verwaltungsobjekten

Buchhaltung mit Controlling-Funktionalitäten

Die Buchhaltung der haussoft unterstützt wie schon beschrieben vollumfänglich die vereinfachte Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 3 EStG, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als auch die Anbindung eines Rechnungswesens zur Bilanzierung nach HGB.

Werden an die Buchhaltung höhere Ansprüche wie z.B. Betriebsvermögensvergleich, Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanzierung gestellt, bietet die HausSoft mit dem Finanzbuchhaltungsmodul die Möglichkeit Offene Posten und die Datensätze der Buchhaltung in ein Hauptbuch zu übertragen. In diesem Modul können Daten gemäß GDPdU überlassen als auch an ELSTER übertragen werden. Optional ist es möglich, die Daten auch als Export an die DATEV zur Verfügung zu stellen.

Über eine Excel-Integration können beliebig viele Controlling-Funktionalitäten individuell integriert werden.

Nebenkostenabrechnungen individuell gestalten

HausSoft beinhaltet im Grundmodul die grundsätzlichen Funktionalitäten zur Abrechnung von warmen und kalten Betriebskosten. Die Nebenkostenabrechnung basiert auf einem vordefinierten Abrechnungsmuster, das flexibel an die individuellen Anforderungen eines Verwaltungsobjektes angepasst werden können.

Mit Hilfe des Abrechnungsassistenten stellt der Verwalter in wenigen Schritten das Design der Abrechnung zusammen. Er legt dazu die Kostengruppen fest, ordnet die Vorschusskostenarten zu und gibt unterhalb dieser Gruppen die einzelnen Abrechnungspositionen und deren Kostenverteilungsschlüssel an. Die so definierte Struktur kann später in vergleichbar abzurechnende Verwaltungsobjekte übernommen und ggfs. mit geringem Aufwand an dort bestehende Besonderheiten angepasst werden.

Zum besseren Verständnis der Abrechnung, können die Kostengruppen und auch die Abrechnungspositionen individuell benannt, erläuternde Textbausteine dynamisch an jeder beliebigen Stelle eingefügt und bei Bedarf die mitgelieferten Abrechnungsformulare angepasst werden.

Die gesamte Konfiguration wird zwischen den Abrechnungsperioden vollständig getrennt verwaltet, so dass zukünftige Änderungen an der Abrechnungsstruktur keinen Einfluss auf bereits vergangene Abrechnungen haben. Die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Abrechnungsperiode ist somit zu jedem Zeitpunkt konsistent gewährleistet.

Nebenkostenabrechnungen mit Übersicht

Für die Abrechnung von Wirtschaftseinheiten, die aus mehreren Objekten bestehen, können sogenannte Abrechnungskreise definiert werden. Damit ist es möglich die abrechnungsrelevanten Kosten aus allen zugeordneten Objektbuchhaltungen zu ermitteln und abzurechnen.

Vor der finalen Erstellung kann die Abrechnung simuliert werden. Die dabei ermittelten Daten und Details werden dem Verwalter zur Kontrolle der Buchungen, Verteilerschlüssel, usw., übersichtlich gegliedert angezeigt. Kostenpositionen, die nur unvollständig verteilt wurden, werden gekennzeichnet und die zugrunde gelegten Kostenverteilungsschlüssel angezeigt.

Nach Überprüfung der Druckvorschau, kann die endgültige Abrechnung, inklusive der Neukalkulation und Anpassung der zukünftigen Vorschüsse, sowie der Buchung der Nachzahlungen bzw. Guthaben, durchgeführt werden. Bei Ist-Abrechnung erfolgt zusätzlich die Forderungsumschreibung vom Vorschuss auf das Abrechnungsergebnis. Anschließend werden alle Berechnungsdaten gespeichert, so dass die Abrechnung jederzeit reproduziert und bis ins Detail für den internen Gebrauch eingesehen werden kann.

 

Funktionalitäten der haussoft-Nebenkostenabrechnungen

  • Modernes Abrechnungsdesign
  • Schnittstelle zu Messdienstunternehmen
  • Wahlweise als Ist- oder Sollabrechnung
  • Automatische Berücksichtigung unterjähriger Wertänderungen des Kostenverteilungsschlüssels (Personenanzahl, Flächen, etc.)
  • Umlageausfallwagnis im preisgebundenen Wohnungsbau
  • Optional abweichende Abrechnungszeiträume je Kostengruppe, z.B. bei einer kombinierten Heiz- und Nebenkostenabrechnung
  • Beliebig viele Abrechnungspositionen
  • Automatische Kostenermittlung auf Basis von Kostenbuchungen oder freier Eingabe
  • Nebenkostenvorverteilung durch Berücksichtigung der Leistungszeiträume in den Sachbuchungen
  • Bündelung von Kosten und Verteilung aus Abrechnungskreisen
  • Gewerbevorwegabzug und allgemeiner Vorwegabzug
  • Individuelle Erläuterungen pro Abrechnungsposition
  • Automatischer Brutto/Netto-Kostenausweis bei gemischt gewerblichen Objekten
  • Berechnungsfunktion für neue Vorschüsse und Setzen der Mietanpassungstermine
  • Übersichtliche Darstellung der Guthaben und Nachzahlungen
  • Druckbare Gesamtübersicht  der Nebenkostenabrechnung
  • Ausweis der steuerbegünstigen Beträge gem. § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen)
  • Buchen der Abrechnungsergebnisse mit wahlweiser Erstellung von Leerstandausbuchungen und Erlöskontenbuchungen
  • Textvorlagen individuell anpassbar
  • Ablage der Abrechnungen ins Dokumentenmanagement

Mietanpassung: Staffel – BGB §558c – Betriebskostenvorschüsse

haussoft verfügt über vielfältige Funktionen zur Miet- und Hausgeldanpassung mit denen Termineinträge in den Vertragseinheiten hinterlegt werden. Dadurch erhalten Sie eine lückenlose Historie und Dokumentation der Werteveränderungen. Diese Termine werden bei jeder Sollstellung automatisch kontrolliert und bei Fälligkeit verarbeitet.

Für folgende Rechtsgrundlagen gibt es in der haussoft Erhöhungsfunktionen, aus denen automatisch Termine entstehen:

  • § 557 a BGB – Staffelmiete
  • § 557 b BGB – Indexmiete inkl. Indexabruf über Webservice (Zusatzmodul)
  • § 558 c BGB – Mieterhöhung nach Mietspiegel (Verfügbar für den Berliner Mietspiegel)
  • § 560 Abs. 3 BGB – Betriebsmehrkostenabrechnung
  • § 560 Abs. 4 BGB – Vorschussanpassung im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung
  • Mietanpassungen auf der Basis individueller Vereinbarungen

Die erstellten Termine können in den Vertragseinheiten eingesehen und bei Bedarf geändert werden. Müssen Termine hinterlegt werden, die nicht aus den o.g. Rechtsgrundlagen resultieren, können diese jederzeit individuell zur Vertragseinheit erfasst werden. Zur Dokumentation stellt HausSoft eine Liste vorhandener Termine und deren Abarbeitungsstatus zur Verfügung.
Erhöhungsanschreiben oder Textblöcke zu den jeweiligen

Erhöhungsfunktionen sind bei HausSoft bereits hinterlegt und können bei Bedarf individuell angepasst werden. Die Anpassung der Hausgelder von Eigentümergemeinschaften erfolgt über den Wirtschaftsplan.

 

 

Einnahmen-Überschussrechnung – Datenermittlung in Echtzeit

Die zentrale Auswertung in der Verwaltung von Fremdbeständen ist die Einnahmen-Überschussrechnung (Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 EStG), die bei haussoft individuell untergliedert werden kann. In diesem Modul werden alle Geldbewegungen eines Verwaltungsobjektes oder einer Objektgruppe ausgewertet und nach Mieteinnahmen, Vorschusszahlungen, Ausgaben sowie Entnahmen getrennt in übersichtlicher Form dargestellt.

Die Einnahmen und Ausgaben der verwalteten Objekte werden gegenübergestellt und die Salden der Geldkonten auf Plausibilität geprüft. Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Verwalter und Eigentümer auf einen Blick, wie rentabel sich jedes der verwalteten Objekte im Berichtszeitraum entwickelt hat.

Die Einnahmen-Überschussrechnung kann für beliebige Zeiträume erstellt werden. Zusätzlich stehen verschiedene Varianten der Abrechnung zur Verfügung, die sogar objektweise individuell eingestellt werden können. Damit erhält jeder Ihrer Eigentümer eine an seine Bedürfnisse angepasste Auswertung.

Vorteile der haussoft-Einnahmen-Überschussrechnung für den Hausverwalter

  • Beliebig wählbare Zeiträume – auch rückwirkend
  • Individuell anpassbare Detailtiefe und Gruppierung
  • Datenermittlung in Echtzeit – auch konsolidiert über mehrere Verwaltungsobjekte
  • Auswertung auch in Englisch verfügbar

 

Die Funktionen der Einnahmen-Überschussrechnung im Überblick

  • Einnahmen-Überschussrechnung (monatlich, jährlich, freier Zeitraum)
  • Abrechnung einzelner Verwaltungsobjekte oder Objektgruppen
  • Optionale Verwendung definierbarer Druckvarianten, auch unterschiedlich im Objektbestand
  • Wahlweise Auswertung der Mietbestandteile im Soll oder Haben
  • Frei definierbare Gruppierungen von Sachkonten
  • Ausweis der Umsatzsteuer aus steuerbaren Umsätzen
  • Ermittlung der voll oder anteilig absetzbaren Vorsteuer anhand von Buchungsmerkmalen und der Historie von Optionssätzen (§ 15a UStG)
  • Übersicht der Geldkontensalden
  • Zusätzlicher Ausweis noch nicht getätigter Zahlungen für Forderungen und Verbindlichkeiten in Bezug auf:
    • Kautionen
    • Mieterkontensalden
    • Zahllast gegenüber dem Finanzamt
  • Die Druckvorlage ist auch in englischer Sprache verfügbar

 

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