Einer Vertragseinheit eine neue Bankverbindung hinzufügen

Zitat von Alexandra Sterzik (GFAD) am 14. Februar 2024, 17:38 Uhr

Zum grundsätzlichen Verständnis des Zusammenhangs ist es zunächst wichtig zu berücksichtigen, dass eine Bankverbindung stets einer Person „gehören“ muss – es gibt also immer eine natürliche oder juristische Person, welche Kontoinhaber ist.
Soll eine Bankverbindung mit einer Vertragseinheit verknüpft werden, sollte die Kontoinhaber-Person ebenfalls in einer Funktion mit der Vertragseinheit verknüpft sein - als Mieter, Mitmieter oder ähnliches.
Zunächst den Kontoinhaber zu bearbeiten und in den Stammdaten der Person die Bankverbindung zuerst anzulegen, ist ein sicherer Weg.

Wenn Sie wie in diesem Beispiel einer Vertragseinheit eine (weitere) Bankverbindung zuordnen möchten, werden Ihnen in dem Dropdownfeld zunächst NICHT ALLE Personen angeboten!
Sehr oft kommt es zum doppelten Anlegen von Personen, weil man fälschlicherweise davon ausgeht, wenn eine gesuchte Person nicht zur Auswahl stünde, dann weil sie nicht existieren würde. Und so werden an dieser Stelle oft „neue“ - in Wirklichkeit doppelte - Personen erfasst.
In diesem Dropdownfeld werden Ihnen Personen nur dann zur Wahl angeboten, wenn sie zwei Bedingungen erfüllen:

1. Die Person muss in einer Funktion mit der Vertragseinheit verknüpft sein, hier als Mieterinnen Frau Schmitt, Frau Berg und Frau Fruhauf.
2. Die Person muss über eine in den haussoft Stammdaten erfasste Bankverbindung verfügen, was in diesem Beispiel nur bei Frau Schmitt der Fall ist.

Diese Bedingungen lassen sich zwar ausschalten, aber um eine sichere Verarbeitung zu gewährleisten, sind sie voreingestellt und empfohlen.

Lassen Sie auch Personen ohne Bankverbindung anzeigen, so müssen Sie eine fehlende Personenbankverbindung über den Editierbutton in der Zeile „Konto“ erfassen.

Lassen Sie auch nicht zugeordnete Personen anzeigen, so stehen ohne Einschränkung alle Personen zur Wahl. Grundsätzlich lassen sich die Bankverbindungen abweichender Mietzahler wie Eltern oder Jobcenter durchaus auf diesem Weg hinzufügen, empfehlenswert ist jedoch, diese zur Funktion „Miet-/Kautionszahler“ auch als Person mit der Vertragseinheit zu verknüpfen. Auf diese Weise werden Ihnen in der Datenansicht des jeweiligen Vertrages auch alle zugehörigen Kommunikationsdaten angezeigt. Dies gilt für alle verknüpften Personen oder Institutionen, auch auf Objektebene.

Soll nun eine weitere Bankverbindung von z.B. Frau Berg hinzugefügt werden, so sollten die Stammdaten von Frau Berg zunächst ergänzt werden. Sie brauchen dazu weder die Abteilung zu wechseln, noch den Vertragsassistenten zu verlassen.
Springen Sie über den Editierbutton direkt in die Bearbeitung der Person:

Geben Sie nun die IBAN von Frau Berg an. Ein kleiner Tipp: wenn Sie die IBAN aus einer Datei oder Mail kopiert und also im Zwischenspeicher haben, gehen Sie mit Doppelklick in die erste Zelle.
Sobald das „DE“ vollständig blau unterlegt ist
können Sie mit strg+v oder rechter Maustaste die IBAN in einem Schritt über alle weiteren Felder einfügen.

Ist das Kreditinstitut mit der angegebenen Bankleitzahl der haussoft Anwendung bereits bekannt, wird die BIC automatisch gesetzt.
Bleibt das Feld wie in diesem Beispiel leer, muss die Bank als solche zunächst erfasst werden, eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Nachdem Sie die Bankverbindung in den Personenstammdaten gespeichert haben, können Sie diese Maske wieder schließen und kehren automatisch zurück auf Ebene der Vertragseinheit.
Jetzt finden Sie dort im Dropdownfeld Frau Berg:

Sobald Sie diese als Kontoinhaberin ausgewählt haben, wird die gerade erfasste Bankverbindung übernommen. Hätte Frau Berg mehrere Girokonten, so könnten Sie in der nächsten Zeile noch zusätzlich auswählen, welches davon in dieser konkreten Vertragseinheit benutzt wird.
Mit der Eigenschaft „Standardkonto für den Zahlungsverkehr“ definieren Sie, welche von mehreren Bankverbindungen für Überweisungen immer zuerst vorgeschlagen wird und als Standard verwendet wird, falls Sie nicht ausdrücklich eine andere Bankverbindung für einen bestimmten Vorgang auswählen.