Funktionstests von elektronischen Rechnungen
Das Einlesen elektronischer Rechnungen in den Formaten X-Rechnung oder ZUGFeRD findet auch unter unseren Kunden immer mehr Verbreitung.
Derzeit können Kunden mit dem Zusatzmodul „Rechnungseingangsbuch PLUS“ in der haussoft die folgenden Versionen verarbeiten
- ZUGFeRD/Factur-X 2.1.1
- ZUGFeRD 2.1
- ZUGFeRD 2.0.1
- XRechnung 1.2
- XRechnung 1.1
In diesen Versionen unterscheiden sich die Formate vor allem im „Sichtbeleg“, der Rechnung im PDF-Format. Durch das Anhängen einer .xml Datei mit digitalen, bzw. elektronischen Rechnungsdaten entsteht das sogenannte ZUGFeRD. Sie können das Vorhandensein dieses Anhangs prüfen:
Eine XRechnung dagegen verfügt in diesen Versionen nicht über einen Sichtbeleg, sondern besteht lediglich aus der .xml Datei
Haussoft übernimmt aus dieser die Rechnungsdaten und belegt die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske vor.
Die automatische Objektzuordnung erfolgt nur, wenn Ihre Kreditoren die Objektadresse oder ein anderes, gleichbleibendes Kriterium wie z.B. den Objektschlüssel, als „Lieferanschrift“ mitteilen und diese beim erstmaligen Einlesen einem Objekt zugeordnet werden.
Auch die Zahlungsmethoden (Überweisung/Lastschrift/Gutschrift) und Zahlungsziele können elektronisch mitgeteilt werden.
Für Abschlagsrechnungen liegt derzeit noch kein allgemeingültiger Standard bei den Anbietern vor.
Zur Einrichtung und Nutzung des elektronischen Belegeingangs bieten wir jederzeit individuelle Schulungen an.
Wenn Sie bereits über das Zusatzmodul „Rechnungseingangsbuch PLUS“ verfügen oder sich dafür interessieren, haben Sie die Möglichkeit, uns Rechnungen zum Testen zu übermitteln.
Dies empfehlen wir unter anderem, wenn E-Rechnungen nicht als solche erkannt werden. Kann haussoft keine elektronischen Rechnungsdaten ermitteln, öffnet sich der Erfassungsdialog mit der Abfrage:
Wurden elektronische Rechnungsdaten übernommen, öffnet sich entweder sofort die Erfassungsmaske, in der diese Daten bereits eingetragen sind oder haussoft fragt nach fehlenden Informationen, z.B.
Auch wenn Rechnungen nicht korrekt eingelesen oder weiterverarbeitet werden, haben Sie die Möglichkeit, diese prüfen zu lassen.
Sie finden die Originaldatei nach dem Einlesen in einem Unterordner „_Verarbeitet“ in Ihrem Importverzeichnis, den Dateinamen finden Sie am schnellsten in der Datenansicht der jeweiligen Rechnung hier:
Vor dem Erwerb des Moduls können Sie gegebenenfalls bei Ihren Versorgern und/oder Kreditoren Testrechnungen in einem der E-Rechnungsformate anfordern und wir zeigen Ihnen kurz anhand Ihrer eigenen Daten, wie diese in haussoft verarbeitet werden.
Wir stellen für diesen Zweck eine spezielle Emailadresse zur Verfügung: e-rechnung@gfad.de
Zur weiteren Bearbeitung bitten wir um eine ausführliche Schilderung des gegebenen Problems oder Wunsches, vielen Dank!
Ist für die Zukunft auch die Erfassung elektronischer Rechnungen im PDF-Format geplant? In einigen Programmen, wie beispielsweise Lexoffice oder SevDesk, können PDF-Dateien eingelesen werden und es erfolgt ebenfalls eine Zuordnung von Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag.
Viele kleinere Handwerksunternehmen stellen bereits den Rechnungsversand auf E-Mail um und senden zumindest PDF-Dateien. Die Abfrage von X- oder ZUGfERD-Rechnungen wird in der Regel verneint.
Vielen Dank
Ja, das Thema haben wir im Anforderungsprofil erfasst. Leider lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt noch keine konkrete Aussage treffen
Wir nutzen für die Belegerfassung DocuWare. Hier werden analog zu Datev, SevDesk und co. alle notwendigen Informationen aus der Rechnung ausgelesen. Die Rechnung wird über einen Rechnungsfreigabeworkflow bearbeitet und sachlich, technisch und buchhalterisch freigegeben. Leider erfolgt anschließend die manuelle Eingabe der Informationen ins Rechnungseingangsbuch in GFAD. Hier wäre ein Import einer XML wünschenswert, bei der alle erfassten Informationen übergeben werden - also weitaus mehr als e-Rechnungs- oder ZUGfERD-Standard. Es können hier auch die Freigaben, die Objektnummer, Kreditornummer etc. mitgegeben werden, sodass die Rechnung direkt im Zahlungsmanger zur Zahlung gegeben werden. Wir hoffen, dass dieses Modul nachgebessert wird, sodass die manuelle Übertragung der Daten ein Ende findet und Fehlerquellen minimiert werden.