Individuelle Gestaltung der Monats- bzw. Jahresabrechnung
Die Zahlungsübersicht der Vertragseinheiten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann durch eine individuell gestaltete Steuerungsdatei nach Ihren eigenen Anforderungen gestaltet werden.
Mittels der Steuerungsdatei können bis zu 5 Spalten nach Ihren Bedürfnissen abgebildet werden. Es bestehen die Möglichkeiten, die Spaltenbezeichnungen und die darunter abzubildenden Kostenarten frei zu definieren.
Der nachstehend geschilderte Lösungsweg kann sowohl auf die Monats- als auch die Jahresabrechnung angewandt werden und bezieht sich auf die Abrechnungserstellung mithilfe der Standard haussoft Listendatei EÜR-Hausabrechnung (GFAD-Standard).mon.
Zur Änderung der Darstellung der Zahlungsübersicht ist zunächst die Maske zur Monats- bzw. Jahresabrechnung über den Menüpunkt [VERARBEITEN/AUSWERTEN] --> [Einnahmen-Überschuss-Abrechnung] --> [Monatsabrechnung] bzw. [Jahresabrechnung].
In der Eingabemaske muss nun die Auswahl Individuelle Steuerungsdatei aktiviert werden. Anschließend gelangen Sie durch Aufklappen der Datei-Auswahlmaske in das Windows Verzeichnis, in welchem die Steuerungsdateien abgelegt sind. Um die Standard haussoft Dateien nicht zu überschreiben, empfehlen wir hier zunächst eine Kopie z. Bsp. der Datei "Monabr.seq" zu erstellen und diese Kopie über den Windows-Editor für die Bearbeitung öffnen (Rechtsklick --> [Öffnen mit…] --> Editor)
In der nun zur Bearbeitung aufgerufenen Datei können dann sowohl die Spaltenbezeichnungen als auch die darunter abzubildenden Kostenarten bestimmt werden. Hierbei bildet der in den ersten Anführungszeichen erfasste Begriff stets die Überschrift der jeweiligen Spalte. Die in der gleichen Zeile ebenfalls in Anführungszeichen erfassten Kostenarten werden dann in der Abrechnung unter dieser Spalte abgebildet. Sind in einer Spalte mehrere Kostenarten aufgeführt und diese in einer Einheit bebucht, erfolgt die Ausgabe der zusammengefassten Summe in dieser Spalte. Zwischen den Überschriften und den Kostenarten muss immer ein Leerzeichen gelistet werden.
Bei der Aufbereitung der Monats- bzw. Jahresabrechnung prüft haussoft dann die in der Steuerungsdatei aufgeführten Zeilen und arbeitet diese Schritt für Schritt ab. Ist eine Kostenart, die in einer Zeile geführt wird, als Hauskostenart angelegt, wird diese Spalte in der Abrechnung ausgegeben. Ist eine Kostenart nicht angelegt, übergeht haussoft diese Zeile und arbeitet die nächste Zeile ab, die eine angelegte Kostenart enthält. Insgesamt können 5 Spalten individuell gestaltet abgebildet werden. Gibt es weitere bebuchte Unterkostenarten, die in der Steuerungsdatei nicht aufgeführt sind oder nicht in den ersten 5 verarbeiteten Zeilen enthalten ist, werden diese Kostenarten immer automatisch in der letzten Spalte "Sonstiges" zusammengefasst ausgewiesen.
Wird die Einstellung "individuelle Steuerungsdatei" deaktiviert, greift das System immer automatisch auf die Datei
"Monabr.seq" zu. Auch diese kann nach dem gleichen Prinzip verändert werden, um die Standardausgabe im Bedarfsfall anzupassen.
Neben der individuell gestaltbaren Zahlungsübersicht der Vertragsbuchungen, können auch die Sachbuchungen zusätzlich zur Standardgruppierung Ausgabe-, Einnahme-, Entnahme- und Sonstige Konten (Kontogruppe "AUS", "EIN", "ENT" und "LEER") unter selbst definierten Untergruppierungen abgebildet werden. Ist dies gewünscht, muss die Steuerungsdatei zunächst um den Kontenbereich erweitert werden. Um diesen zu beginnen, ist eine Zeile mit „.KONTEN“ zu erfassen (zwingend in Großbuchstaben und mit vorangestellten Punkt). Anschließend werden in den darunter folgenden Zeilen nach gleichem Schema zunächst wieder die Überschrift in Anführungsstrichen aufgeführt und dann nach einem Leerzeichen die jeweils darunter abzubildenden Sachkonten aufgelistet. Sollen mehr als ein Konto unter einer Überschrift dargestellt werden, so können die Konten durch Komma getrennt oder ein größerer Kontenbereich durch einen Bindestrich verbunden werden. Innerhalb der Kontenaufzählung dürfen keine Leerzeichen aufgeführt werden.
Haben Sie die Zuordnung der Überschriften zu den Kontenbereichen einmal mit .KONTEN begonnen, so müssen Sie darauf achten, dass auch alle Konten aufgelistet wurden, die entweder der Kontengruppe AUS, EIN, ENT, KAU oder auch LEER angehören. Wird ein Konto vergessen, oder ein neu angelegtes Konto noch nicht hier eingetragen, kann es bei der Berechnung der Monatsabrechnung zur Meldung kommen, dass der errechnete Bankbestand nicht mit dem realen Bankbestand übereinstimmt, sofern das vergessene Konto bebucht wurde.