Konsistenzprüfung in der Abteilung [Buchhaltung]
Die Durchführung einer Konsistenzprüfung kann aus zwei wesentlichen Gründen notwendig werden:
- Nach dem Einrichten einer Konsolidierung (nach Zuordnung aller Objekte, von denen mindestens eines bebucht ist) oder dem nachträglichen Zuordnen eines bebuchten Objektes zu einer bestehenden Konsolidierung.
- Bei Auftreten inkonsistenter Daten, einige Beispiele
- Auswertungen und Buchungen zeigen nicht dieselben Ergebnisse oder Inhalte
- Im Kontoblatt erscheint ein Vortrag zu dem es keine Buchung gibt
- Erfolgte Buchungen werden nicht angezeigt
- Buchungen werden falsch zugeordnet, z.B. in Abrechnungszeiträumen, Objekten oder Kontoblättern
- Unterkontenintervalle, zu denen es keine Vertragsbuchungen gibt, werden dargestellt
Bei der Durchführung der Konsistenzprüfung sind sowohl wichtige Bedingungen als auch eine bestimmte Reihenfolge zu beachten, daher sollte die Konsistenzprüfung zu einem passenden Zeitpunkt manuell ausgelöst werden, zumal der Vorgang je nach Umfang der Buchungsdaten tatsächlich einige Stunden in Anspruch nehmen kann. In Umgebungen mit mehreren Arbeitsplätzen empfiehlt sich daher, die jeweilige Aktion zum Ende eines Arbeitstages zu starten und über Nacht laufen zu lassen.
- Stellen Sie zunächst sicher, dass keine weiteren Nutzer mit der haussoft Anwendung/Datenbank arbeiten. Der Arbeitsplatz, von dem die Konsistenzprüfung ausgelöst wird, sollte der einzige aktive Arbeitsplatz sein. Sie können unter Lizenzinformationen die angemeldeten Arbeitsstationen einsehen, um dies zu gewährleisten.
- Stellen Sie den sogenannten „Timeout“ in den Einstellungen der haussoft auf einen hohen Wert ein, um zu verhindern, dass die Konsistenzprüfung systemseitig nach 10 Minuten unterbrochen wird:
Wenn Sie den Timeout vollständig abschalten, so denken Sie bitte daran, ihn nach erfolgter Konsistenzprüfung wieder auf den Standard (600 Sekunden) zurückzusetzen.
Wir empfehlen jedoch einen individuellen Timeout einzustellen und diesen dauerhaft zu belassen. Dafür empfiehlt sich erfahrungsgemäß eine Dauer von 9.999 Sekunden.
In der Abteilung [Buchhaltung] > [Extras] > [Konsistenzprüfung] gehen Sie bitte wie folgt vor:
Suchdatei überprüfen
Selektion: gesamter Bestand
- Lauf – überprüfen, danach, wenn Ergebnis: Fehlerprotokollliste
- Lauf – (nochmals) überprüfen
Salden überprüfen
Selektion: gesamter Bestand
- Lauf - Fehler korrigieren, danach, wenn Ergebnis: Fehlerprotokollliste
- Lauf – (nochmals) Fehler korrigieren
Unterkontensalden überprüfen
Selektion: gesamter Bestand
- Lauf – Fehler korrigieren, danach, wenn Ergebnis: Fehlerprotokollliste
- Lauf – (nochmals) Fehler korrigieren
Nach Abschluss der insgesamt 6 Durchläufe sollten alle Inkonsistenzen in der Datenbank beseitigt und die falschen Salden und Anzeigefehler korrigiert sein.