Rechnungen auf mehrere Objekte verteilen
Rechnungen auf mehrere Objekte verteilen
Unter einer Konsolidierung werden gelegentlich auch Objekte zusammengefasst, die nicht nur dieselbe Bankverbindung verwenden, sondern auch von Versorgern oder anderen Vertragspartner gemeinsam handgehabt werden.
So könnten Sie beispielsweise 3 Häuser gemeinsam versichert haben und es besteht im Sinne der Betriebskostenabrechnung der Bedarf, die Versicherungskosten schon bei Rechnungsstellung nach dem dort anzuwendenden Verteilungsschlüssel zu splitten.
In einem solchen Fall und NUR in einem solchen Fall, ist es zulässig, die Rechnung als solche auf die Konsolidierung zu erfassen, da sie mehrere der Konsolidierung untergeordnete Verwaltungsobjekte betrifft.
Positionen dagegen müssen einem regulären Verwaltungsobjekt zugeordnet sein, da es sonst zu falschen Auswertungen kommen kann.
Beispiel: Rechnungseingang Wohngebäudeversicherung 4.380,00 €
Möglichkeit 1 - Manuelle Verteilung nach Beträgen oder Prozentsätzen
Bei Erfassen der Position können Sie zeilenweise weitere Verwaltungsobjekte hinzufügen und den jeweiligen Betrag oder prozentualen Anteil eingeben. Dies bietet sich allerdings im Wesentlichen dann an, wenn diese Anteile in der Rechnung ausgewiesen sind oder nur wenig manuelle Berechnung erfordern.
Möglichkeit 2 - Automatische Hausverteilung
Die Wohngebäudeversicherung ist nach Wohnflächen der Objekte auf diese aufzusplitten:
| Haus VERS01 | Haus VERS02 | Haus VERS03 | ||
| Wohnung Nr. 1 | 89,6 m² | 82,7 m² | 83,1 m² | |
| Wohnung Nr. 2 | 75,4 m² | 78,3 m² | 69,6 m² | |
| Wohnung Nr. 3 | 89,6 m² | 82,7 m² | 83,1 m² | |
| Wohnung Nr. 4 | 75,4 m² | 78,3 m² | 69,6 m² | |
| Wohnung Nr. 5 | 68,5 m² | 55,4 m² | 101,2 m² | |
| 398,5 m² | 377,4 m² | 406,6 m² | 1182,5 m² |
Diese Verteilerwerte [Wohnfläche] sind selbstverständlich in haussoft in den Verwaltungsobjekten sowie den zugehörigen Verwaltungs- oder Vertragseinheiten anzulegen.
Zusätzlich zur Konsolidierung wird eine Objektgruppe definiert. Diese Funktion finden Sie in der Abteilung [Rechnungseingang] unter [Strukturdaten] > [Objektgruppen]
Nachdem Sie einen Schlüssel und eine Bezeichnung vergeben haben, können Sie noch Sachkonteneinschränkungen treffen. Hier besteht die Möglichkeit, diejenigen Sachkonten auszuwählen, für die diese Gruppe zur Verteilung zur Verfügung steht. Wird eine Position auf ein hier nicht hinterlegtes Sachkonto gebucht, kann sie entsprechend nicht auf diese Gruppe bezogen werden.
Eine solche Einschränkung muss jedoch nicht getroffen werden.
Nun können Sie die zugehörigen Objekte auswählen. Grundsätzlich können innerhalb einer Konsolidierung mehrere Gruppen bestehen, denen jeweils unterschiedliche Häuser zugeordnet sind.
Erfassen der Rechnungsposition
Statt in der Zeile „Verwaltungsobjekt“ eine Auswahl zu treffen, öffnen Sie den Assistenten für die automatische Hausverteilung. Nach Auswahl der Gruppe und des zu verwendenden Verteilers, werden die Werte berechnet und können übernommen werden.
Nach Ausführen der Zahlung erhalten Sie je Haus eine Buchung mit dem Teilbetrag. Erst diese Buchung/ dieser Betrag wird im Weiteren für die Abrechnung der Betriebskosten innerhalb der jeweiligen Verwaltungsobjekte herangezogen.
Selbstverständlich können Sie Verteiler nach eigenem Bedarf definieren und hier anwenden, z.B.
Die Verteiler müssen in den beteiligten Verwaltungsobjekten angelegt sein. Es muss sich also nicht zwingend um Verteiler handeln, die für die Betriebskostenabrechnung verwendet werden und in den Verwaltungs- oder Vertragseinheiten definiert sind. In diesem Fall würden Sie allerdings im Objekt den Hinweis erhalten “Summe der Verteiler der Vertragseinheiten stimmt nicht”. Dies ist eine wichtige Warnung, die Sie keinesfalls ignorieren sollten, wenn es sich um abrechnungsrelevante Verteiler handelt. Wenn Sie allerdings einen Verteiler ausschließlich für diesen Zweck der Rechnungserfassung verwenden, so ist die Abweichung unschädlich.