Verteiler-Import aus dem Heizkostenclearing
haussoft Anwender, die in Besitz des Zusatzmoduls Heizkostenclearing sind, können seit der haussoft Version 4.1.4.632 (hier erhalten Sie das Update) automatisch Verteiler für Vertragseinheiten aus einem eingelesenen D-Satz genieren. Hierzu wurde das Heizkostenclearing um die Funktion „Verteiler-Import“ erweitert. Diese Änderung ermöglicht es Ihnen, die Daten des Heizkostenclearings unkompliziert bei der Erstellung eines Wirtschaftsplans berücksichtigen zu können ohne zusätzlich manuell Verteiler erfassen zu müssen. Die Import-Funktion steht hierbei jedoch ausschließlich für WEG-Objekte zur Verfügung.
Um die Funktion nutzen zu können, rufen Sie zunächst das Heizkostenclearing in der Abteilung Buchhaltung über den Menüpunkt [VERARBEITEN/AUSWERTEN] --> [Nebenkosten- und Hausgeld-Abrechnung] --> [Heizkostenclearing] --> [Übernahme Ergebnis (D-Satz)] auf.
Lesen Sie hier nun eine Import-Datei des Abrechnungsdienstleisters ein, öffnet sich automatisch eine Anzeigemaske, in welcher die eingelesenen Datensätze dargestellt werden. Über den Button [Verteiler-Import] können die eingelesenen Werte dann als Verteiler erfasst werden.
In der sich öffnenden Übersicht werden sämtliche Vertragseinheiten, die in der Import-Datei berücksichtigt sind, abgebildet. Zusätzlich werden Nutzen/Lasten-Beginn und -Ende und die laut Abrechnungsdienst angefallenen Kosten je Einheit aufgeführt. Vertragseinheiten, die nicht mehr aktuell sind, jedoch in der Import-Datei enthalten sind (Vertragswechsel), werden durchgestrichen dargestellt. Die Spalte „Verteiler“ ist standardmäßig nicht befüllt und muss zunächst über die Verteilerauswahl im Kopfbereich definiert werden.
„Verteilerwert“ und „gültig ab“ geben an, mit welchen Daten der definierte Verteiler für die jeweilige Vertragseinheit erstellt wird. Der Gültigkeitsbeginn ergibt sich automatisch aus dem Beginn des Abrechnungszeitraums, der im Heizkostenclearing eingestellt wurde. Liegen Fehler in den Daten vor, wird der [Übernahme]-Button ausgegraut, bis diese beseitigt wurden. Fehler wird in der gleichnamigen Spalte beschrieben. Kommt es zum Beispiel zu Überschneidungen der Gültigkeiten, wird ein entsprechender Fehler in der betroffenen Einheit angezeigt.
Durch Auswahl der jeweiligen Vertragseinheit und anschließenden Aufruf über den [Bearbeiten]-Button können Sie die vorhandenen Verteiler der Vertragseinheit anpassen, bis sämtliche Fehler bereinigt wurden.
Für die Erstellung des Wirtschaftsplans ist es bei Eigentümerwechseln stets erforderlich, dass der Jahresgesamtwert einer Verwaltungseinheit in der Vertragseinheit erfasst wird, die den Wirtschaftsplan erhalten soll. Die Funktion des Verteiler-Imports nimmt dies automatisch vor. Daher kann es bei Einheiten, bei denen ein Eigentümerwechsel vorliegt, zu Abweichungen zwischen den Spalten „Kosten“ und „Verteilerwert“ kommen. Der „Verteilerwert“ der aktuellen Vertragseinheit sollte in diesen Fällen immer der Summe der Jahresgesamtkosten dieser Verwaltungseinheit entsprechen (Voreigentümer + Folgeeigentümer im Abrechnungszeitraum).
Haben Sie alle Unstimmigkeiten beseitigt, können Sie die Verteilererstellung über den Button [Übernehmen] abschließen. Die Abrechnungswerte werden nun als Verteiler in den einzelnen Verträgen erfasst.
Lediglich den ebenfalls abgebildeten Gesamtwert sollten Sie abschließend manuell im jeweiligen Verwaltungsobjekt als Hausverteiler erfassen.