Verwendungszwecke und Buchungstexte im Rechnungseingangsbuch automatisieren
Für die Erfassung von Rechnungen können Verwendungszweck und Buchungstext individuell gestaltet und automatisch vorbelegt werden.
Der Verwendungszweck wird als solcher bei der Ausführung der Überweisung angegeben und sollte daher die Informationen enthalten, die beim Kreditor zur Zuordnung des Zahlungseingangs notwendig sind.
Weiterhin werden die Verwendungszwecke an den Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung/DATEV als Buchungstext übergeben (30 Zeichen der ersten Zeile + 30 Zeichen der zweiten Zeile)
Buchungstexte dagegen werden bei den aus dem Zahlungsmanager/Zahlungsverkehr erstellten Buchungen angegeben und sollten daher die Informationen enthalten, die in der Buchhaltung für die Zuordnung des Vorgangs notwendig sind.
Die Einstellungen sind jeweils global für alle Arbeitsplätze gültig um Einheitlichkeit zu gewährleisten und lassen sich direkt aus der Erfassungsmaske für neue Rechnungen aufrufen:
Der Buchungstext entspricht jeweils dem Verwendungszweck, bis abweichende Einstellungen getroffen werden.
Zeile für Zeile können nun Variablen, ergänzt um erklärende Texte nach Bedarf eingerichtet werden. Das jeweilige mögliche Ergebnis wird in der Vorschau im unteren Bereich dargestellt.
Unter „Variable“ finden Sie eine Liste mit folgenden Inhalten
Unter „Text“ können nach Bedarf Zeichen VOR dem jeweiligen Inhalt der Variablen angegeben werden. Soll zwischen dem Text und dem Inhalt ein Leerzeichen ausgegeben werden, so ist dies hier als letztes Textzeichen zu erfassen.
Unter „Position“ wird die Stelle in der Zeichenkette angegeben, ab welcher Text/Variable beginnt.
Wird eine Zeile mit 2 Variablen gefüllt, so muss für die korrekte Positionierung von „B“ die Anzahl der Zeichen des Textes (einschließlich des Leerzeichens) „A“ zur Länge der Variablen „A“ addiert und gegebenenfalls um ein weiteres Leerzeichen ergänzt werden.
Die Position ist fest und orientiert sich nicht an der Länge des vorangegangenen Inhalts.
Es ist daher sinnvoll, zum Beispiel mit der Angabe des Rechnungsdatums zu beginnen, da dieses im Gegensatz zur Rechnungsnummer immer die feste Länge von 10 Zeichen aufweist.
Beispiel:
Die maximale Länge einer Zeile beträgt 35 Zeichen. Längere Texte können durch Aktivieren des „Umbruchs“ in der nächsten Zeile fortgesetzt werden. Wird der Umbruch aktiviert, kann zusätzlich entschieden werden, ob der Umbruch nach dem 35. Zeichen oder bei dem letzten Leerzeichen der Zeile vorgenommen wird.
In den Einstellungen der Abteilung Rechnungseingangsbuch kann festgelegt werden, ob die Texte durch manuelles Aktualisieren oder automatisch bei Eingabe gefüllt werden.
Hierbei handelt es sich um eine Standardeinstellung für alle Benutzer, die nur mit Expertenrechten geändert werden kann.
