Anlegen einer Konsolidierung
Grundsätzlich werden in der haussoft Anwendung zwar für jedes Objekt dieselben Sachkontennummern verwendet, diese Konten jedoch je Objekt separat bebucht.
Dasselbe gilt für Bankverbindungen – sogar, wenn Sie mehreren Objekten dieselbe IBAN zugeordnet haben, weil z.B. ein Hauseigentümer für mehrere Objekte nur eine Bankverbindung verwendet, werden Salden je Objekt ermittelt, was natürlich dazu führt, dass die einzelnen Salden nie mit dem (Gesamt-)Saldo des Girokontos übereinstimmen.
Um zu erreichen, dass alle Objekte in eine gemeinsame Saldenermittlung einbezogen werden, müssen diese konsolidiert werden.
Folgende Voraussetzungen müssen Sie zuvor schaffen:
Jedem der beteiligten Verwaltungsobjekte muss die gemeinsame Bankverbindung zugewiesen werden, und in jedem Objekt muss sie mit derselben Sachkontonummer verknüpft sein.
Das verwendete Sachkonto muss zwingend der Kontengruppe „KON“ zugewiesen sein.
Anlegen des Konsolidierungsobjekts – dieses stellt ein gemeinsames Dach dar, unter dem die beteiligen Verwaltungsobjekte zusammengefasst werden.
Die Konsolidierung stellt aber kein eigenständiges Objekt dar, sie darf nie selbst bebucht werden!
Die weiteren Erfassungsschritte gleichen denen bei der Anlage eines regulären Verwaltungsobjektes. Um einwandfreie Auswertungen zu sichern, müssen mindestens erfasst werden:
- Hauseigentümer
- Gemeinsame Bankverbindung (auch dieser wird dieselbe Sachkontonummer zugewiesen, eine Einrichtung für den Zahlungsverkehr ist in der Konsolidierung nicht notwendig)
Nach Anlage des Konsolidierungsobjektes öffnen Sie jedes beteiligte Objekt im Bearbeitungsmodus und bearbeiten dort den Maskenbereich „Verwaltungsobjekt“, wo Sie die Konsolidierung auswählen können.
Sobald Sie die Bearbeitung des Objektes abgeschlossen haben, erhalten Sie folgende Abfrage:
Sie sollten diese Abfrage zunächst verneinen. Die Überprüfung der Such- und Saldeneinträge sollte stattdessen manuell nach abgeschlossener Einrichtung der Konsolidierung ausgeführt werden.
Wenn Sie sich noch in der Phase der Neuanlage von Verwaltungsobjekten befinden und bisher keine Buchungen in den betroffenen Objekten vorgenommen haben, ist diese sogenannte Konsistenzprüfung nicht notwendig.
Wurden stattdessen bestehende Objekte mit bereits vorhandenen Buchungen nachträglich konsolidiert, so sollte diese Überprüfung erst am Ende durchgeführt werden, wenn alle beteiligten Objekte zugewiesen sind.
Zur Durchführung der Konsistenzprüfung lesen Sie bitte hier weiter.
Bilden Sie über eine Konsolidierung eine Unternehmensstruktur oder ähnliches ab, buchen Sie also auch objektunabhängige Vorgänge, z.B. Kontoführungsgebühren, Kapitaldienst oder ähnliches, empfehlen wir die zusätzliche Anlage eines fiktiven allgemeinen Verwaltungsobjektes. Dieses enthält keine Vertragseinheiten und hat daher keine Auswirkungen auf den Lizenzumfang.
Hier können dann alle allgemeinen Vorgänge gebucht werden.
Überprüfen Sie die Geldbestände von konsolidierten Objekten, dann sollten Sie zum Abbilden der korrekten Salden ausschließlich die Funktion [BERICHTE] > [Kontoblatt (konsolidiert)] verwenden.
Hierfür wählen Sie statt der einzelnen Verwaltungsobjekte das Konsolidierungsobjekt aus und selektieren das auszuwertende Konto. Dabei wird es sich in der Regel um das Geldkonto handeln, aber auch andere Sachkonten können so ausgewertet werden.
Auch für die Erstellung der Monats- oder Jahresabrechnung steht eine eigene Funktion für Konsolidierungsobjekte zur Verfügung. Diese finden Sie unter [VERARBEITEN/AUSWERTEN] > [Einnahmen-Überschuss-Abrechnung] > [Konsolidierte Monatsabrechnung] bzw. [Konsolidierte Jahresabrechnung]. Auch hier wählen Sie anstelle der einzelnen Verwaltungsobjekte das Konsolidierungsobjekt aus.