Mietminderung erfassen
Kommt es in einem Vertragsverhältnis zu einer Mietminderung, lassen sich in haussoft zwei Fälle zur Datenerfassung unterscheiden. Ausschlaggebender Unterschied ist hierbei der Zeitpunkt der Erfassung.
- Variante 1 - Die Mietminderung wird vor dem eigentlichen Zeitraum der Minderung, also vor Durchführung der Sollstellung bekannt und in haussoft erfasst.
- Variante 2 - Die Minderung der Miete wird erst im Nachhinein, d. h. nach Durchführung der Sollstellung bekannt und in der haussoft erfasst.
Variante 1
Bei einer vorab bekannten bzw. seitens der Hausverwaltung anerkannten Mietminderung sollten die Stammdaten des betroffenen Mieters so geändert werden, dass bei der Sollstellung bereits der geminderte Betrag berücksichtigt wird.
Es sollte niemals ein Vertragsbestandteil (z. Bsp. NKM), um den Minderungsbetrag korrigiert werden da eine Veränderung dieser Kostenart direkten Einfluss auf spätere Mieterhöhungen nach §558c BGB hätte.
Legen Sie daher stattdessen zunächst für das Verwaltungsobjekt eine entsprechende Kostenart, z. B. die Kostenart MIETMIND (inkl. Erlöskonten), an.
Anschließend ist in der betroffenen Vertragseinheit ein entsprechender Termin für die Einführung der Kostenart MIETMIND (Mietminderung) zu erfassen. Hierfür sollten folgende Einstellungen getroffen werden:
Kostenart: MIETMIND (bzw. die zuvor im Verwaltungsobjekt angelegte Kostenart)
Anpassung zum: Sollstellungstermin, zu dem die Mietminderung wirksam werden soll.
(dieses Datum muss, aus Sicht der für diese Vertragseinheit zuletzt durchgeführten Sollstellung, in der Zukunft liegen, damit der Termin im Rahmen der Sollstellung abgearbeitet werden und zur gewünschten Minderung der Miete führen kann)
Typ: K
Aktion: Minderungsbetrag (z. Bsp. [ - ] [100,00] [Leer] = - 100,00 €)
Grund: Minderungsgrund (Fehlt Ihnen ein gewünschter Grund, kann über den Bearbeiten-Button der Katalog aufgerufen und anschließend beliebig erweitert werden)
Nachz. von/bis: Leer
Bemerkung: bei Bedarf freie Formulierung
Termin erledigt: nicht manuell aktivieren (verhindert, dass die Abarbeitung des Termins im Zuge der Sollstellung erfolgt)
Wird nun die Sollstellung des entsprechenden Monats ausgeführt, erfolgt die Abarbeitung des Termins und die Kostenart „MIETMIND“ wird im Vertrag angelegt. Die monatliche Sollstellung wird um den festgelegten Minderungsbetrag gemindert.
In der Unterkontenverteilung werden die regelmäßigen Mietbestandteile (NKM, BK, HZ, etc.) in voller Höhe ins Soll gestellt. Die Minderung erfolgt nur über die als negativer Betrag erfasste Kostenart „MIETMIND“.
Endet die Mietminderung, kann die Kostenart MIETMIND durch einen weiteren Termin wieder auf 0,00 € gesetzt werden. Ist das Ende bereits bei Erfassung der Mietminderung bekannt, kann auch der Endtermin direkt im Zuge der Erfassung erstellt werden.
Erzeugen Sie für das Ende einen weiteren Termin gemäß der o.g. Beschreibung, jedoch mit den folgenden abweichenden Werten:
Anpassung zum: Ende der Mietminderung
Aktion: Setzen der Kostenart auf 0,00 € ([LEER] [0,00] [LEER])
Hinweis: Eine Mietminderung mit einem Geltungsstichtag in der Mitte eines Intervalls wird nicht kalendertaggerecht in einen entsprechenden Bruchteilbetrag umgerechnet. In einem solchen Fall ist der Bruchteil im Monat des Gültigwerdens und die volle Minderung ab dem darauffolgenden Monat einzugeben.
Variante 2:
Bei der nachträglich anerkannten Mietminderung ist es nicht mehr sinnvoll, die Stammdaten des Mieters abzuändern, da schon eine oder mehrere Sollstellungen auf dieser Vertragseinheit durchgeführt worden sind, die auch den Zeitraum der Mietminderung betreffen.
Hieraus resultiert, dass auf dem Vertragskonto ein Rückstand (entstanden aus den monatlichen Unterzahlungen) besteht. Dieser Rückstand muss korrigiert werden, um zu verhindern, dass die Vertragseinheit fälschlicherweise im Mahnlauf berücksichtigt wird.
Für die Korrektur sollte eine manuelle S* (Soll Storno) Buchung gegen das Sollstellungskonto (bzw. bei Bedarf abweichendes Sollstellungskonto) erfolgen. Der Buchungsbetrag ergibt sich aus dem Gesamtbetrag der Mietminderung (bei mehreren Monaten).
Wie Sie prüfen, ob Sie gegebenenfalls Erlösbuchungen korrigieren müssen und wie dies umzusetzen ist, finden Sie im Beitrag Sollstellungen korrigieren
In der Unterkontenverteilung können nun über den Button [Unterkonto/Intervall] die Kostenartenintervalle für die gewünschte Kostenart z. Bsp. MIETMIND und die betroffenen Monate (im u.s. Beispiel „11.2023“ und „12.2023“) angelegt und der Buchungsbetrag auf diese Intervalle verteilt werden.
Die zuvor bereits verbuchten Minderzahlungen für die entsprechenden Intervalle können nun nachträglich korrigiert werden. Die bei Mietzahlung unvollständig verteilte Kostenart NKM wird somit im folgenden Beispiel um den Minderungsbetrag erhöht.
Alternativ kann die Umverteilung der sich gegeneinander aufhebenden Unterkontensalden auch automatisch im Rahmen des nächsten Lastschrifteinzugs vorgenommen werden. Hierzu muss die Einstellung „zusätzliche offene Kostenart“ aktiviert und mit den entsprechenden Intervallen eingetragen werden. Zusätzlich muss die Checkbox Beträge verrechnen aktiviert werden.
