E-Rechnung

E-Rechnung – Was verbirgt sich dahinter?

E-Rechnungen sind digitale Datensätze, die alle erforderlichen Rechnungsinformationen enthalten und klassische Rechnungen ersetzen bzw. ergänzen. Für E-Rechnungen gibt es genaue Vorgaben, wie die digitalen Datensätze strukturiert sein müssen. Damit wird sichergestellt, dass E-Rechnungen in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können.

Außerdem schreiben die Anforderungen fest, dass muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein muss. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen sind in der Europäische Norm EN 16931 festgeschrieben und damit europaweit einheitlich definiert.

E-Rechnungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger.

Vorteile für Rechnungssteller:

• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand

Vorteile für Rechnungsempfänger:

• Optimierung der Rechnungsverarbeitung
• Steigerung der Datenqualität
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichung von dezentraler Rechnungsbearbeitung

In Deutschland präzisiert die E-Rechtsverordnung (E-RechV) die inhaltlichen Anforderungen. Eine E-Rechnung muss demnach mindestens folgende Informationen enthalten:

• Leitweg-ID (im Rechnungsverkehr mit einem öffentlichen Auftraggeber)
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer*
• Bestellnummer*

*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Die E-Rechtsverordnung schreibt grundsätzlich den Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vor. Die öffentlichen Verwaltungen akzeptieren neben XRechnungen aber auch andere elektronische Rechnungen, sofern sie der europäischen Norm EN 16931, der E-RechtV und den jeweils geltenden Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen entsprechen.

Interessant ist dabei vor allem das digitale Format ZUGFeRD. ZUGFeRD zeichnet sich dadurch aus, dass neben der elektronischen Rechnung parallel auch immer eine Rechnung im PDF-Format vorliegt. Der Nutzer des ZUGFeRD-Formats profitiert also doppelt. Zum einen von einer geringeren Fehlerquote bei der Erfassung der Rechnungsinformationen und einer schnelleren Bearbeitungszeit durch das digitale Datenformat und zum anderen vom Vorliegen einer PDF-Rechnung für die gewohnte Belegerfassung.