Sachkonteneigenschaften optimieren
Um sich das Erfassen von Rechnungen oder Buchungen zu erleichtern oder das Erfassen wichtiger Zusatzinformationen nicht zu vergessen, können Sie die Sachkonten mit bestimmten Eigenschaften versehen.
Andere Eigenschaften wiederum sind für Funktionsweise und korrekte Auswertungen relevant.
Diese Maske erreichen Sie grundsätzlich in den Abteilungen Objekte und Buchhaltung unter [Strukturdaten] > Kontenverwaltung.
Genau wie die anderen Kataloge ist die Kontenverwaltung aber ebenso aus den Datenansichten und Erfassungsmasken erreichbar, wenn Sie den Editierbutton aufrufen, z.B.
- in der Ansicht einer gespeicherten Buchung
- während der Erfassung eines Sachkontos links neben der Kontenzeile
- in der Buchung
-
- in der Rechnung
Die Sachkonteneigenschaften parallel zur täglichen Arbeit mit der haussoft Anwendung nach und nach zu optimieren, ist also jederzeit möglich.
Kontonummer
Die Nummern der im haussoft Musterkontenrahmen verwendeten Sachkonten basieren auf dem wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen. Dieser kann von Ihnen angepasst und erweitert werden
Bezeichnung
Es stehen zwei Zeilen zur Verfügung, wobei die erste Zeile die Bezeichnung enthält, die in allen Ansichten und Dropdownfeldern innerhalb der haussoft Anwendung dargestellt und durchsucht wird.
Für manche Berichte kann man vorgeben, als Bezeichnung die zweite Zeile auszugeben und so z.B. internationalen Investoren die englischen Kontennamen zur Verfügung zu stellen.
Kontogruppe
Die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Kontogruppe entscheidet über Funktionalitäten und korrekte Auswertungen:
AUS – Ausgabekonten für die Erfassung von Aufwendungen
EIN – Einnahmekonten für die Erfassung von Erträgen
ENT – Entnahme-, bzw. Einlagekonten für die Erfassung des Zu- oder Abflusses von liquiden Mitteln, die sich nicht auf die Ertragslage auswirken, z.B. Überschusszahlung an Hauseigentümer
KON und GLD - in diesen Gruppen befinden sich die Konten für liquide Mittel, in der Regel Banken, aber auch Kassen
KON – Konsolidierungskonten, deren Salden objektübergreifend aus den Buchungen aller Häuser innerhalb einer Konsolidierung ermittelt werden.
GLD – Geldkonten, deren Salden (auch innerhalb einer Konsolidierung) ausschließlich objektspezifisch ermittelt werden.
KAU – Kautionskonten
MIE – Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Verträgen
[leer] - Konto ohne spezifische Aufgaben und Funktionen
Buchungstext
Beim Einlesen elektronischer Kontoumsätze werden Buchungstexte in der Regel aus den Verwendungszwecken der Kontobewegungen übernommen, bei der Nutzung des Rechnungseingangsbuches können sie bei der Erfassung der Rechnung vorgegeben werden.
Aber auch das manuelle Buchen lässt sich durch die Vorgabe eines Buchungstextes vereinheitlichen und beschleunigen.
Dabei wird jeder Text, den Sie an dieser Stelle festlegen, Zeile für Zeile als Buchungstext verwendet, sobald Sie das Sachkonto in der Buchungszeile “Konto” auswählen. Manuelle Änderungen sind selbstverständlich möglich.
Bei Vertragsbuchungen erfolgt die Übernahme eines Buchungstextes aus dem Sachkonto, welches in der Buchungszeile “Gegenkonto” ausgewählt ist, in der Regel ein Bankkonto oder ein Zahlungsverkehrsverrechnungskonto.
Beides steuern Sie über die Grundeinstellungen der Buchhaltung unter “Vorgaben für Neuanlage”
In den Buchungstexten können Sie (auch als manuelle Eingabe) mit Platzhaltern arbeiten, die während des Speicherns einer Buchung mit den tatsächlichen Werten gefüllt werden. Die Platzhalter sind mit # und Großbuchstaben ohne Leerzeichen zu erfassen.
#HAUS = Objektschlüssel des bebuchten Verwaltungsobjekts
#MIETER = Vertragsschlüssel des bebuchten Vertrages, auch wenn es sich um einen Eigentümer handelt
Platzhalter für Datumsangaben werden nach dem Valutadatum aufgelöst, z.B. 15.11.2023:
#DATUM = 15.11.2023
#MONAT = 11.2023
#QUARTAL = IV.2023
#J = 2023
Arbeiten Sie mit diesen Platzhaltern, empfehlen wir, auf die Vorbelegung der Konten zu verzichten, denn nur bei erneuter Auswahl des Sachkontos werden die Platzhalter wieder in ihrer Variablenform gesetzt.
Mehrwertsteuer
Sobald Sie die Box aktivieren, können Sie aus allen unter [Strukturdaten]>[Mehrwertsteuersätze] in Ihrer haussoft Anwendung erfassten Steuersätzen den passenden auswählen.
Bei unterschiedlichen Steuersätzen, z.B. aufgrund der temporären Senkung auf Gaslieferungen oder aufgrund unterschiedlicher Steuertatbestände empfiehlt es sich ohnehin, Vorgänge mit verschiedenen Steuersätzen auf verschiedene Sachkonten zu buchen.
Haben Sie diese Einstellung gespeichert, wird immer bei Auswahl des Sachkontos der zugehörige Steuersatz übernommen. Sie brauchen dies während des Buchens oder der Rechnungserfassung nicht mehr zu beachten. Umgekehrt wirkt der Steuersatz als Filter und Hilfe für die Schnellerfassung von Sachkonten: wird zuerst ein Steuersatz eingegeben, verkürzt sich die Liste der möglichen Sachkonten auf die passenden. Beides beschleunigt die Erfassung und verringert das Fehlerrisiko.
Gerade in Bezug auf das Risiko, notwendige Vorsteuerbeträge zu vergessen, empfehlen wir nachdrücklich, von dieser Funktion Gebrauch zu machen. Weitere Hinweise zu ihrer Nutzung finden Sie unter Erfassung der Vorsteuer – Gegenüberstellung von Wohnobjekten, optierten Gewerbeobjekten und teiloptierten Mischobjekten
Zeitraum abfragen
Hier ist lediglich ein Häkchen zu setzen, das je nach Funktion folgende Wirkung hat:
- Bei Rechnungserfassung wird zum Sachkonto die Zeitraumerfassung eingeblendet. Bei der Erfassung von Rechnungen stehen Ihnen zusätzlich zwei Button zur Verfügung, die mit einem Klick entweder den Zeitraum 01.01.[Vorjahr] bis 31.12.[Vorjahr] oder 01.01.[Folgejahr] – 31.12.[Folgejahr] setzen
- In der Buchhaltung wird nach dem Speichern der Buchung die Abfrage durchgeführt, die Ihnen wiederum die genaue Berechnung anzeigt. Sie können diese Ansicht auch jederzeit aus jeder Buchung aufrufen und eine Zeitraumzuordnung erfassen, ändern oder löschen. Dies ist auch bei Buchungen möglich, die bereits für die Bearbeitung gesperrt sind.
- Beim automatischen Verbuchen von Kontoumsätzen werden Ihnen Umsätze auf diesen Konten in einer separaten Tabelle zur Erfassung angeboten
35a EStG abfragen
Ist diese Abfrage aktiviert, gilt analog zur Zeitraumerfassung:
- Bei Rechnungserfassung wird zum Sachkonto die Erfassung der HNDL eingeblendet und die im Sachkonto eingestellte Aufwendungsart wird gesetzt, kann aber geändert werden.
- In der Buchhaltung wird nach dem Speichern der Buchung die Abfrage durchgeführt. Sie können diese Ansicht auch jederzeit aus jeder Buchung aufrufen und eine HNDL erfassen, ändern oder löschen. Dies ist auch bei Buchungen möglich, die bereits für die Bearbeitung gesperrt sind.
- Beim automatischen Verbuchen von Kontoumsätzen werden Ihnen Umsätze auf diesen Konten in einer separaten Tabelle zur Erfassung angeboten
Für beide gilt – wenn Sie die Abfrage „Abbrechen“, werden keine Werte gespeichert. Das gilt auch für die HNDL. Dort wird Ihnen zunächst der Buchungs- oder Positionsbetrag als HNDL angeboten - brechen Sie ab, wird dieser gelöscht.
Vermögenswerte abfragen
Seit der WEG-Novelle 01.12.2020 sind Verwalter verpflichtet, im Rahmen des Vermögensberichts auch eventuell vorhandene Sachgüter darzustellen.
Buchungskonten, auf denen diese Sachgüter erfasst werden, sollen diese Option erhalten. Die dort erfassten Gegenstände werden bei Erstellung der WEG-Abrechnung im Vermögensbericht entsprechend berücksichtigt.
Zur Einführung dieser Funktion haben wir mit dem Newsletter eine Arbeitshilfe versendet, diese finden Sie nun unten angehängt (Stand 01.12.2020, gilt unverändert).
Gesperrt
Wird ein Konto gesperrt, so wird es in den Erfassungsmasken ausgeblendet. Es kann nicht mehr ohne weiteres bebucht werden.
Auf automatische Buchungen wirkt sich die Sperrung nicht aus, auch wenn Sie z.B. das Sollstellungskonto für manuelle Buchungen sperren, wird es bei Ausführen der Sollstellungsfunktion unverändert bebucht.
Hochgeladene Dateien: