Zitat von Alexandra Sterzik (GFAD) am 14. Februar 2024, 17:49 Uhr

Anders als bei Bankverbindungen in Vertragseinheiten erfüllen Bankverbindungen in Objekten bestimmte Funktionen.

Diese Konten sind mit verschiedenen Abteilungen verknüpft, die Kontobewegungen werden in der haussoft Anwendung erfasst, gebucht, abgeglichen und berechnet. Im Zahlungsverkehr werden Überweisungen und Lastschrifteinzüge erstellt, die dann in Form von SEPA Dateien online an die Kreditinstitute oder Onlinebanking übermittelt werden. Diese wiederum stellen elektronische Kontoumsätze zur Verfügung, die in haussoft importiert werden können.

Die „Bankkonten für Verwaltungsobjekte“ werden daher unter STRUKTURDATEN in einem gesonderten Katalog geführt.
Dort werden für jedes Girokonto Informationen gespeichert, die spezifisch für die Bankverbindung gelten, unabhängig davon, welche Aufgaben das Girokonto für ein bestimmtes Verwaltungsobjekt übernimmt.

Ein kleiner Tipp: wenn Sie die IBAN aus einer Datei oder Mail kopiert und also im Zwischenspeicher haben, gehen Sie mit Doppelklick in die erste Zelle.
Sobald das „DE“ vollständig blau unterlegt ist
können Sie mit strg+v oder rechter Maustaste die IBAN in einem Schritt über alle weiteren Felder einfügen.

Diese Informationen sind neben IBAN und BIC:

• Geldkonto
  Sachkonto, auf dem Kontobewegungen diese Girokontos gebucht werden. Es ist nicht notwendig, für jede Bankverbindung ein anderes Sachkonto zu wählen, da die Sachkonten ohnehin objektspezifisch existieren.
• Zahlungsverkehr
  Hier ist zu aktivieren, ob eine Bankverbindung in der haussoft Anwendung im Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen soll. In diesem Fall ist es zwingend notwendig ein Sachkonto für den Zahlungsverkehr zu definieren. Wir schlagen dafür das Sachkonto ‘279900 Zahlungsverkehr Verrechnungskonto‘ vor, es entspricht einem sogenannten Geldtransitkonto in der Finanzbuchhaltung.
• Übertragungsformat
  Theoretisch besteht noch die Möglichkeit, Überweisungsträger zu drucken. Praktisch ist aber der elektronische Zahlungsverkehr längst zum Standard geworden. Ob Sie den internetbasierten Kommunikationsstandard EBICS nutzen, klären Sie bitte mit Ihrem Bankinganbieter.
• Virtuelle Konten werden von einigen Banken als in der Regel kostenpflichtige Möglichkeit angeboten, die Zahlungseingänge mithilfe virtueller IBANs zu automatisieren. Wenn Sie die IBAN von Mietern oder Eigentümern in den jeweiligen Vertragseinheiten zuordnen, bietet die haussoft Anwendung eine ähnliche Automatisierung.
• Die Gültigkeit einer Bankverbindung entscheidet darüber, in welchem Zeitraum sie für die Funktionen zur Verfügung steht. Wird eine Bankverbindung in einem Haus ersetzt, sollte sie niemals gelöscht werden! Bitte beenden Sie die Gültigkeit der abgelaufenen Bankverbindung und erfassen Sie die neue zusätzlich mit einem Gültigkeitsbeginn. Sind solche Zeiträume nicht relevant für Sie, können Gültigkeiten in der Regel auch leer bleiben.
• Als Bemerkung können Sie frei jede individuelle Information erfassen, die Sie für die Verwendung einer Bankverbindung für nötig halten.
• Durch den Gesperrt-Vermerk wird eine Bankverbindung ebenfalls nicht mehr für Funktionen in der haussoft Anwendung genutzt.

Berücksichtigen Sie an dieser Stelle unbedingt, dass der Kontoinhaber einer Objektbankverbindung nicht zwingend in einer Funktion mit dem Objekt verknüpft sein muss, aber es muss trotzdem zwingend ein Kontoinhaber vorhanden sein.
Vergessen Sie daher niemals, „Weiter“ zu klicken und auch den zweiten Teil der Maske zu füllen:

Ob Sie eine neue Objektbankverbindung zunächst in diesem Katalog anlegen und nachträglich mit dem Objekt verknüpfen oder ob Sie mit dem Zufügen direkt im Objekt starten und von dort aus den Katalog füllen, unterscheidet sich nicht wesentlich.
Anders als bei Bankverbindungen, die in Vertragseinheiten verwendet werden, ist es auf Objektebene durchaus sinnvoll, direkt im Objekt mit der Erfassung zu starten:

Sie können entweder aus der Dropdownliste eine schon existierende „Bankverbindung für Verwaltungsobjekte“ wählen oder über den Editierbutton in die oben beschriebene Erfassungsmaske im Katalog für Objektbankverbindungen gelangen.
Nachdem die Bankverbindung als solche erfasst wurde, müssen in den weiteren Feldern dieser Maske die Eigenschaften beschrieben werden, die die Bankverbindung im jeweiligen Objekt hat, bzw. die Funktionen, die sie dort wahrnehmen soll:

• Als Abweichende Kontoinhaberbezeichnung für den Zahlungsverkehr können Sie eine von den eigentlichen Personenstammdaten abweichende Bezeichnung für den Kontoinhaber festlegen, so zum Beispiel die standardisierte Darstellung „Nachname, Vorname“ in „Vorname Nachname“ umwandeln, lange Namen kürzen, usw.
  Da dies der Name ist, den ein Zahlungsempfänger oder Lastschriftschuldner auf seinem Kontoauszug sehen wird, kann es gegebenenfalls sinnvoll sein, diese Möglichkeit zu nutzen.
• Verfügt ein Verwaltungsobjekt über mehrere Girokonten, so muss eines davon als Standard gekennzeichnet sein. Die erste erfasste Bankverbindung erhält diese Eigenschaft automatisch, möchten Sie davon abweichen, ist dies hier anzuhaken. Das Standardkonto wird automatisch für alle Funktionen voreingestellt.
• Die Bankverbindung, auf die Ihre Lastschrifteinzüge eingehen, ist als „Empfängerkonto für Lastschriften“ zu aktivieren. Dies kann nur gespeichert werden, wenn eine zugeordnete Person (Hauseigentümer oder Verwalter) über eine in der haussoft Anwendung erfasste Gläubiger-ID verfügt. Liegt Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch keine vor, entfernen Sie zunächst diesen Haken, Sie können dies auch später noch nachtragen.
• Nur mit dem Häkchen „Absenderkonto für Überweisungen“ können Sie im Rechnungseingangsbuch und im Zahlungsverkehr „Zahlungen“ erfassen und SEPA-Dateien für Überweisungen erstellen.
• Bei den nächsten beiden Punkten handelt es sich um Sonderfunktionen
  • Erhaltungsrücklagen – diese Konten werden in der WEG-Abrechnung für die Darstellung der Rücklagenentwicklung herangezogen
  • Mietsicherheiten – mit diesen Konten können im Rahmen des Zusatzmoduls „Kautionsabrechnung“ Zinsen und Inanspruchnahmen von Kautionen bearbeitet werden
• Für die Gültigkeit, Bemerkungen und den Gesperrt-Vermerk gelten dieselben Grundsätze wie oben beschrieben.

Sobald Sie eine bestehende Bankverbindung gewählt oder die Neuanlage fertiggestellt haben, wird der Kontoinhaber automatisch gefüllt.

Falls Sie bei der Neuanlage eines Objektes mit der Erfassung einer Bankverbindung begonnen haben, jedoch nicht alle Informationen eingeben können, die zum Speichern notwendig sind, so nutzen Sie bitte den Button unten rechts, um alle Felder zu leeren und mit der Erfassung zunächst ohne Bankverbindung fortfahren zu können. Banken können jederzeit nachträglich hinzugefügt werden.